Veiledning for ordning og avlevering av fotografier

Fotomateriale i arkiv skal avleveres sammen med resten av arkivet fra samme periode.

Fotomateriale kan deles inn i:

1. Analoge foto 
2. Digitaliserte foto
3. Digitale foto

Bunnmaterialet har betydning for hvordan materialet skal pakkes og ordnes, og det får også konsekvenser for hvordan materialet registreres. Eksempler på bunnmaterialet er positiver, negativ film, glassnegativer og dias.

Ikke bland sammen arkiv etter ulike organ og behold den indre ordningen i arkivet mest mulig. Se utfyllende informasjon «Hvordan forberede overføring av papirarkiv – sortering»

I de tilfellene det eksisterer egne fotoserier, skal de registreres som en spesialserie under bokstaven U i allment arkivskjema. Ofte finnes det også fotografier innimellom annet arkivmateriale, for eksempel i saksarkiv. Hvis det er tilfellet, må dette merkes særskilt i avleveringslisten. Det bør gå fram av avleveringslisten hvorvidt det fotografiske materialet er positiver, negativ film, glassnegativer, dias (eller digitalt skapte foto).

Dersom fotomaterialet er av et visst omfang, vil det være hensiktsmessig å sortere ut fotografiene fra det øvrige arkivmaterialet. Dersom dette gjøres, må man passe på at den opprinnelige sammenhengen mellom fotografiet og det øvrige arkivmaterialet ikke går tapt. Vi anbefaler også å sortere fotografiene etter ulike typer bunnmateriale. Eksempler på dette, er at glassnegativer pakkes for seg i en egen serie, mens negativ film pakkes i en annen serie. 

NB! Fotografier skal pakkes i spesialemballasje – se mer informasjon i åpne/lukkeboksen merket «Pakking

Skadet fotografisk materiale

I fasen med grovordning og registrering er det viktig å identifisere skadet materiale. Spesielt viktig er det å identifisere tegn til fuktighet og mugg. Man bør også ha særlig fokus på negativ film (særlig nitrat og acetat), og tegn til nedbrytning av denne. Acetatfilm kan lukte sterkt av eddik. Nitratfilm kan få kraftig sølvspeil. I veiledningen «Skadet fotografisk materiale» utgitt av Kulturrådet i 2014, kan man lese mer om identifisering av skadet fotografisk materiale:

Ta kontakt med Arkivverket vedrørende skadet fotomateriale som skal søkes avlevert.

Rensing

Materiell som er skadelig for fotomaterialet, skal renses ut (lenke til rensing på papirarkiv).

Du skal fjerne

• binders
• gule lapper (ta en kopi av lappen dersom innholdet er vesentlig!)
• plastlommer, plaststrips, spiralinnbinding, skilleark, gummistrikk
• stifter

Dette for å unngå skader på arkivmaterialet over tid.

Arkivbegrensning, bevaring og kassasjon

Om arkivbegrensning og kassasjon ikke har vært gjort tidligere må det gjøres før avlevering. (se Bevaring og kassasjon)

Lagringsformat og eventuelle skader på originalmateriale vil avgjøre hvordan materialet skal pakkes og ordnes.

I mange tilfeller vil det være behov for å pakke om fotografiene i syrefrie, ubuffrede konvolutter og i spesialesker.

Hvis materiale må emballeres på nytt, husk å overføre informasjonen til ny emballasje.

Følg lenken for mer informasjon vedrørende blant annet emballering og langtidslagring.

Arkivverket bidrar med veiledning i hvordan materialet bør pakkes og ordnes. Spørsmål rettes til [email protected]

Analogt fotomateriale skal føres inn i en avleveringsliste. Listen skal sendes til Arkivverket før avlevering, etter at det er foretatt bevaringsvurdering. Arkivverket har utarbeidet en avleveringsliste som du skal bruke. Listen lastes ned her og lagres på ditt eget område. Mal til avleveringslisten følger Norsk allment arkivskjema.

Er det egne serier med analoge fotografier registreres de i spesialserie U (se eksempel på utfylt avleveringsliste i serie U). Husk å registrere lagringsformatet.

Finnes informasjon av motivet blir verdien av fotografiene større. 

Er det mange fotografier i arkivet, vil det være en fordel å lage underserier. Disse kan for eksempel gis betegnelser som portretter, grupper, arbeidsliv, fritid, gjenstander, bygninger, utstillinger, jubileer osv. En annen mulig inndeling er underserier ut ifra type fotografisk materiale: negativer, positiver, lysbilder.

Er fotografiene derimot innimellom annet arkivmateriale er det viktig å registrere hvilke arkivstykker og mapper fotografiene tilhører samt i hvilket lagringsformat de er (papirpositiv, negativ film, glassnegativ, dias, digitalt skapt).

Dersom fotomaterialet skal være unntatt offentlighet (klausuleres), er det viktig at du gjør en anmerkning om det i avleveringslisten.

Avleveringslisten skal godkjennes av Arkivverket før du kan sende inn materialet. 

Arkiver skal ikke sendes inn uten at avtale er gjort på forhånd.  

Standard for digitalisering av fotomateriale 
Nasjonalbiblioteket har utarbeidet en veiledende standard for skanning/digital sikkerhetskopiering av fotografisk materiale. Standarden kan fungere som en veiledende standard for digitalisering av fotografisk materiale i Arkivverket. Se under: 

16
I praksis har opptaksutstyret innvirkning på valg av standard. For fargedias og svart/hvitt film som avfotograferes i Riksarkivet med Phase One camera, er det naturlig å bruke kameraoppløsning, dvs. 10 328 bildepunkt x 7760 bildepunkt brutto. Dette er maksimalt av hva dette kamera kan greie.

I de tilfellene det er naturlig å bruke skanner (bokskanner) for avfotografering, anbefaler vi å avfotografere i 600 dpi hvis fotoene har A5 format eller er mindre enn A5. Dette gir mulighet til å forstørre opp til A4-format. For formater fra større enn A5 anbefales det å skanne med en oppløsning på 400 dpi. Dersom hoveddelen av bildene er i A5-størrelse eller mindre, anbefales det å skanne alt i 600 dpi, for en mest mulig effektiv arbeidsflyt.

Lagringsformat er ukomprimert tiff.

En del virksomheter ønsker å digitalisere sine foto i forbindelse med en avlevering og/eller ved fare for forringelse av fotomaterialet. Arkivverket kan bidra med veiledning i denne prosessen. Send oss en forespørsel på e-postadressen [email protected].

Krav til bildekvalitet ved skanning blir behandlet i Riksarkivarens forskrift § 5-15. Merk at oppløsning på 300 dpi (100%, RGB, 24 bit dybde, lavest mulig kompresjon) er minimumskravet. Filformatet TIFF er anbefalt lagringsformat for digitale sikringskopier av foto. Ulike materialtyper og formater vil stille ulike krav til digitalisering uten informasjonstap. Se veiledende standard for skanning/digital sikkerhetskopiering av fotografisk materiale, se egen åpne/lukkeboks (vedtatt av Arkivverket i 2013). Rutiner for digitalisering og kontroll av utstyr er beskrevet i «Digitalisering av fotosamlinger».

Metadata til digitale foto

For å sikre gjenfinning og framtidig bruk av fotografiene, skal metadata følge digitaliserte og digitalt skapte foto.

Informasjon på baksiden av fotografiet, på konvolutten og på emballasjen, bør overføres i den grad det lar seg gjøre, alternativt kan man digitalisere både forside og bakside av fotografiene.

Beskrivelse av motiv, navn på avbildede personer, stedsangivelse og navn på fotograf er vesentlig informasjon som legger til rette for gjenfinning og senere bruk fotografiene.

Opplysningene til fotografiene kan registreres i excel-skjema etter malen som dere kan laste ned i «Last ned» boksen nederst i veiledningen. Her finner dere også 2 eksempler på utfylte avleveringslister.  

Lag en henvisning mellom den digitale fila og det originale analoge fotografiet.

Digitale foto arkiveres på ulike måter. De kan være en del av arkivsystem som håndterer ulike typer saker og dokumenter, eller virksomhetene kan ha egne fagsystem som håndterer foto. I mange tilfeller vil det være slik at virksomhetene kun har foto lagret som filer i en mappestruktur.

Metadataene i systemene vil kunne eksporteres på ulike måter. Ved avlevering lagres metadata og filer i en struktur som avleverer og Arkivverket blir enig om.

Dersom foto kun er bevart som filer i en mappestruktur, må man tilføre metadata som legger til rette for gjenfinning og senere bruk av fotografiene. Man kan ta utgangspunkt i samme excel-skjema som for digitaliserte fotografier.

Kontroll med temperatur og relativ luftfuktighet er viktig i forbindelse med oppbevaring av fotografier. Et godt ventilert og stabilt lagringsmiljø med lav temperatur og lav luftfuktighet kan redusere forringelsen sterkt og øke levetiden til fotografiene.

Fotografier er uensartede. De finnes på papir, film, glass og metallplater. Det er umulig å tilpasse klimaet i et fotomagasin slik at det er optimalt for alle materialtyper. Hva som er det mest optimale klimaet, vil variere ut fra typologi, tilstand og bruk.

Enkelte bærere, som nitrat- og acetatfilmer og tidlig fargeprosesser, er særlig utsatte for rask nedbrytning og ødeleggelse ved lagring i romtemperatur.

Spesifikke retningslinjer for langtidslagring av de ulike fotografiske prosessene gis i følgende ISO standarder:

• ISO 11799 (Gir generelle spesifikasjoner for langtidslagring av alle typer arkivmateriale)
• ISO 18902 (Gir spesifikasjoner for langtidslagring av foto på papir)
• ISO 18911 (Gir spesifikasjoner for langtidslagring av acetatfilm)
• ISO 10356 (Gir spesifikasjoner for langtidslagring av nitratfilm) 
• ISO 18918 (Gir spesifikasjoner for langtidslagring av glass- og metallplater)

Med unntak av for plater, blir det ikke oppgitt noen minimumstemperatur. For andre bærere er det en fordel om temperaturen holdes så lav som mulig, med forbehold om at den relative luftfuktigheten holdes innenfor et akseptabelt nivå. 

Dersom man skal forsøke å gi noen generelle retningslinjer om temperatur og luftfuktighet for en blandet bestand, så vil det være følgende:

• Fotografier skal oppbevares kjølig. Temperaturen bør ikke gå over 18 ºC (5-18 ºC),
• Temperatursvingningene i løpet av et døgn skal ikke utgjøre mer enn +/-2 ºC
• Optimalt relativ luftfuktighet er på 30-40 %
• Luftfuktigheten skal ikke svinge mer +/-5% i løpet av et døgn

Det er viktig å merke seg at kald og kjølig oppbevaring krever at fotografiene akklimatiseres dersom de skal tas ut i romtemperatur. Ved brå endring i temperatur og luftfuktighet, vil det oppstå fuktighet i form av dugg. Dette skader fotografiene. Dersom fotografiene er ofte i bruk, kan det derfor være hensiktsmessig med en middeltemperatur i innenfor spekteret på 13-18 ºC.

Ta gjerne kontakt med Arkivverket for veiledning

Emballasje

For langtidsbevaring av foto, bør fotografiene pakkes i spesialemballasje. Det finnes en rekke ulike materialer og formater på markedet. Ideelt sett skal fotografier oppbevares i individuelle konvolutter eller omslag tilpasset størrelsen på fotografiene. Emballasjen skal forhindre fysisk skade på fotografiene. Forskjellige passende emballasjealternativer kan vurderes, avhengig av typen fotografisk materiale, tilstand, lagringsklima og bruk.

Emballasje i direkte kontakt med fotografiske materialer skal være laget av papir eller plast som er kjemisk inert og oppfyller spesifikasjonene i henhold til ISO 18902.  I tillegg bør emballasjen ha bestått Photographic Activity Test (PAT), i henhold til ISO 18916. Arkivbokser og mapper skal oppfylle ISO 9706, ISO 16245 og PAT-testen 

Ta gjerne kontakt med Arkivverket for videre veiledning.