Send inn rapport
Prosjekter som har mottatt støtte har krav om å sende inn underveisrapport og sluttrapport til Nasjonalarkivet.
Det er viktig at tilskuddsmottaker følger opp de ulike kravene gitt i tilskuddsbrev. Merk at krav og føringer kan være forskjellig fra år til år, les derfor tilskuddsbrevet nøye.
Et sentralt krav er at alle prosjekter plikter å sende inn underveisrapport og sluttrapport.
Underveisrapport skal sendes inn senest 1.juli hvert år. Underveisrapport skal også sendes inn ved behov, eks. ved større forsinkelser eller endringer i prosjektgjennomføring.
Sluttrapport skal sendes inn senest 3 måneder etter at prosjekt er avsluttet.
Nasjonalarkivet vurderer oppfyllelse av krav om innrapportering ved en evt. ny søknad om arkivutviklingsmidler.
Underveisrapport brukes til å rapportere om fremdrift og resultater i prosjekter som fortsatt pågår, samt til å sende inn forespørsler om endringer i prosjektet.
Sluttrapport brukes når prosjektet er avsluttet, og skal dokumentere gjennomføring, oppnådde resultater og bruken av tildelte midler.
Skjemaet tilpasser automatisk spørsmålene etter hvilken rapporttype du velger.
Hvordan fører vi frivillig innsats i regnskapet?
Frivillig innsats skal som hovedregel ikke skal føres som en del av prosjektregnskapet, siden regnskapet skal vise faktiske, bokførte kostnader og utgifter.
Samtidig er vi klar over at frivillig innsats ofte er en viktig del av gjennomføringen av prosjekter på arkivfeltet – særlig innen privatarkiv, hvor mye arbeid nettopp skjer med begrensede ressurser og innsats fra frivillige. Derfor anbefaler vi følgende:
- Ikke før frivillig innsats som kostnad i regnskapet
- Beskriv den heller som en tilleggsopplysning i sluttrapporten, gjerne:
- omfang (timer / estimat)
- hva slags arbeid som er gjort
- hvilken betydning det har hatt for prosjektet
Dette gir oss et bedre bilde av den reelle ressursbruken og verdien av prosjektet, uten at det skaper uklarheter i regnskapet.
Har du spørsmål ta kontakt på e-post: utviklingsmidler@nasjonalarkivet no.