Kassasjon av enkeltopplysninger for privatpersoner
Offentlige virksomheter behandler store mengder personopplysninger som skal bevares som en del av samfunnets dokumentasjon. I noen særlige tilfeller kan enkeltpersoner likevel be om at bestemte opplysninger om dem kasseres. Veilederen forklarer hvilke regler som gjelder for kassasjon av enkeltopplysninger, og hvordan privatpersoner skal gå frem.
Formål med veilederen
Veilederen gir en oversikt over:
- Dine rettigheter: privatpersoners rett til å be om kassasjon av enkeltopplysninger
- Nasjonalarkivets rolle: Hvordan Nasjonalarkivet behandler søknader om kassasjon av enkeltopplysninger
- Vurderingskriterier: Hvilke kriterier som legges til grunn for å vurdere om opplysninger kan kasseres eller ikke
Veiledningen gjelder både for søknader rettet til statlige og kommunale virksomheter og for private aktører som er underlagt arkivloven fordi de utøver offentlig myndighet, for eksempel ved å fatte vedtak eller utfører oppgaver på vegne av det offentlige.
For opplysninger om hvilke retningslinjer som gjelder for offentlige virksomheter, så vil vi vise til veileder som gjelder for disse.
Hjemmelsgrunnlag
Kassasjon av enkeltopplysninger reguleres av:
Arkivloven og arkivforskriften
Bestemmelsen om at Nasjonalarkivet kan gjøre vedtak om kassasjon av enkeltopplysninger i særlige tilfeller finnes i arkivloven § 13 tredje ledd. Nærmere bestemmelser om krav til søknaden, hvilke kriterier søknaden skal vurderes etter og saksgangen ved krav om kassasjon av enkeltopplysninger finnes i arkivforskriften §§ 43 og 44.
Faguttrykk som du bør vite mer om
Med «enkeltopplysning» menes en konkret opplysning om en person. Dette kan være:
- personidentifiserende informasjon (navn, fødselsnummer osv.)
- beskrivelser eller vurderinger av en person
- opplysninger som kommer frem i en setning, et avsnitt eller et begrenset tekststykke.
Det er den virksomheten hvor opplysningene finnes, som skal motta og vurdere krav om kassasjon.
- I statlig sektor kan behandlingsansvaret overføres til Nasjonalarkivet når materiale er avlevert.
- I kommunal sektor ligger behandlingsansvaret hos kommunen, også når materialet oppbevares i et kommunalt arkiv eller et interkommunalt arkiv.
I arkivlovens sammenheng er det et viktig skille mellom sletting og kassasjon:
- Søknader om sletting vil innebære en fjerning av opplysninger i et system, men da som følge av plikter i annet regelverk, for eksempel personvernlovgivning (GDPR) og offentlighetsloven.
- Kassasjon betyr å destruere eller fjerne dokumenter/opplysninger fra et arkiv.
I denne sammenheng brukes begrepet om kassasjon av enkeltopplysninger.
Søknader om kassasjon av enkeltopplysninger har grunnlag i arkivlovens § 13.
Regelverkene har ulike formål og anvendelsesområder.
Nasjonalarkivet behandler ikke søknader om sletting.
En opplysning som etter en objektiv vurdering anses som belastende for «folk flest», og som i noen tilfeller kan kasseres dersom øvrige hensyn ikke taler mot det.
Privatpersoner om kassasjon av enkeltopplysninger i arkivene
Hva kan du be om å få kassert?
Du kan be om kassasjon av enkeltopplysninger som er registrert om deg i offentlige virksomheters arkiver. Dette kan for eksempel være én bestemt formulering, et avsnitt, et notat eller en konkret opplysning i en sak.
Du kan ikke søke om å få kassert:
- hele saksmapper eller hele dokumenter
- opplysninger om andre personer
- opplysninger om avdøde personer
- opplysninger der kassasjon vil ødelegge helheten i arkivmaterialet eller gjøre det ubrukelig
Du kan søke på vegne av egne barn under 18 år eller personer du er verge for.
Hvor skal jeg sende søknaden?
Du skal alltid henvende deg til virksomheten som har skapt opplysningene. Dette kan være:
- statlige virksomhet
- kommuner og fylkeskommuner
Hvis materialet er avlevert til Nasjonalarkivet, må du søke direkte dit. I disse tilfellene skal du benytte søknadsskjema som ligger på denne siden.
Er arkivet overført til et interkommunalt arkiv (IKA/KAI)?
Hvis arkivet er overført til et interkommunalt arkiv, må du likevel sende søknaden til kommunen eller fylkeskommunen som er behandlingsansvarlig. Depotet (IKA/KAI) kan ikke behandle søknader om kassasjon.
Før du søker må du undersøke hvor arkivet oppbevares
Dette gjør du enklest ved å søke etter arkivet på Arkivportalen. Dersom du finner arkivet der, vil du se hvor det er oppbevart, og dermed hvor søknaden skal sendes.
Hvis du ikke finner arkivet på Arkivportalen, oppbevares det som regel fortsatt hos den virksomheten som behandlet saken. Da må du ta direkte kontakt med de der du tror opplysningene finnes.
Hva må søknaden inneholde?
For at virksomheten skal kunne behandle din forespørsel, må du oppgi følgende opplysninger:
- Identifikasjon: Du må kunne identifisere deg digitalt via MinID/Altinn. Søknad skal ikke sendes på e-post.
- Opplysninger om virksomhet og arkiv:
- Du må vite hvilken virksomhet som oppbevarer opplysningen.
- Du må kunne gi tilstrekkelig informasjon til virksomheten slik at det er mulig å finne opplysningen. Dette kan eks. være hvilken tjeneste eller etat det gjelder, omtrent år eller periode, konkret sak eller hendelse. Virksomheten selv vil bidra til fremfinning på bakgrunn av de opplysningene du gir.
- Dersom du kjenner arkivreferanse eller saksnummer, bør du oppgi dette. Hvis ikke, må du beskrive så nøyaktig som mulig. Du kan også selv søke etter arkivet på Arkivportalen. Dersom du finner arkivet her, vil du også se hvor det er oppbevart, og dermed hvor søknaden skal sendes. Hvis du ikke finner arkivet her, oppbevares det sannsynligvis fortsatt hos den virksomheten som behandlet saken. I så fall må du sjekke virksomhetens nettsider for å finne ut hvordan du skal søke om kassasjon av enkeltopplysninger hos dem.
- Beskrivelse av opplysningen: Hvilke opplysninger ønsker du å få kassert? Skriv konkret hvilke opplysninger det gjelder – eks et sitat, en formulering eller konkret opplysning.
- Begrunnelse: Hvorfor du ønsker opplysningen kassert. Dette er et sentralt moment i vurderingen, og det er derfor viktig at begrunnelsen er så tydelig og konkret som mulig.
Hvordan vurderes din søknad?
Kassasjon av enkeltopplysninger kan bare innvilges i særlige tilfeller. Den virksomheten der opplysningene finnes vil gjøre en helthetlig vurdering, på grunnlag av disse kriteriene:
- Særlig belastende: Opplysningene må være særlig belastende. Vurderingen av opplysningene skal bygge på en allmenn forståelse av hva som anses som særlig belastende. Den registrertes egen opplevelse inngår i vurderingen, men er ikke alene avgjørende.
- Virksomheten kan ikke kassere opplysninger som kan være viktige for:
- deg selv i fremtiden (f. eks pensjon, trygd, erstatning, skolegang, ol.)
- offentlige virksomheters dokumentasjonsplikt
- tilsynsmyndigheter (Statsforvalteren, Helsetilsyn m.fl.)
- andres rettighetssikkerhet
- Ressursbruk: Kassasjonen må ikke være urimelig arbeidskrevende. For eksempel kan det være krevende å:
- finne og fjerne enkeltopplysninger i store digitale datasett
- gjennomgå mange hundre sider i en fysisk mappe
- rydde opp i kompliserte datastrukturer
Helhetlig avveiing: Alle hensyn veies opp mot hverandre. Jo mer belastende opplysningene er, desto vekt legges dette kriteriet opp mot andre hensyn. Vurderingene skal gjøres uavhengig av hvor arkivet er oppbevart.
Slik søker du hos Nasjonalarkivet
- oppgi arkivreferanse eller beskrive hvilken virksomhet som opprinnelig registrerte opplysningen
- beskrive hvilke konkrete enkeltopplysninger du ønsker kassert
- forklare hvorfor opplysningene er belastende for deg
Hva skjer etter at du har sendt søknaden?
Den behandlingsansvarlige virksomhet, eller Nasjonalarkivet hvis materialet er avlevert dit, vil behandle søknaden og fatte vedtak. Du får skriftlig tilbakemelding når vedtak er truffet. Vedtaket kan påklages.
Klageadgang
Både den privatpersonen som ønsker å få kassert opplysninger om seg selv og den virksomhet som oppbevarer opplysningen kan klage på Nasjonalarkivets vedtak. Klagen må sendes senest tre uker etter at du mottok vårt vedtak. I klagen bør du ta utgangspunkt i den begrunnelsen Nasjonalarkivet oppgir for vedtaket og beskrive hvorfor du er uenig i det.
Klagen sendes direkte til Nasjonalarkivet, også dersom opplysningen oppbevares et annet sted enn hos oss. Klagen sendes inn ved:
- å bruke skjemaet “oppfølging av tidligere sak” på Nasjonalarkivets nettsider eller per brev.
- å vise til vårt saksnummer i klagen, slik at vi vet hvilket vedtak du klager på
- dersom klagen gjelder opplysninger som ikke oppbevares i Nasjonalarkivet, varsler vi den andre parten om at det har kommet inn klage
- den andre parten må i utgangspunktet ikke uttale seg, men skal allikevel være orientert om at vedtaket er påklaget og dermed ikke endelig
- dersom den andre parten ønsker å uttale seg, må det skje innen tre uker etter at den ble varslet
- når fristen for å uttale seg har løpt ut, tar Nasjonalarkivet saken opp til ny vurdering. I noen tilfeller kan det ha kommet fram opplysninger i klagen som gjør at vi omgjør vårt vedtak. I så fall blir dette et nytt vedtak som begge parter kan klage på
Dersom Nasjonalarkivet ikke tar klagen til følge sendes saken over til Kultur- og likestillingsdepartementet for endelig avgjørelse. Kultur- og likestillingsdepartementet sender sitt vedtak direkte til klager, med kopi til den andre parten. Departementets avgjørelse kan ikke påklages.
Annet relevant regelverk
Arkivloven og arkivforskriften gir det rettslige grunnlaget for kassasjon av enkeltopplysninger. Annet regelverk omtales her for å klargjøre rammene for saksbehandlingen og forholdet til bevaringsplikten, ikke som selvstendige grunnlag for kassasjon.
Personvernregelverket gir den enkelte rettigheter knyttet til behandling av personopplysninger, blant annet retten til sletting («retten til å bli glemt»).
For opplysninger i offentlige arkiver gjelder likevel begrensninger når behandlingen er nødvendig av hensyn til samfunnets dokumentasjon og bevaringsplikt.
Forvaltningsloven regulerer saksbehandlingen ved enkeltvedtak, inkludert krav til utredning, begrunnelse og klagebehandling. Vedtak om sletting av enkeltopplysninger er enkeltvedtak med klagerett.