Informasjonssystemer: nytt regelverk gir nye muligheter

Forstå hva et informasjonssystem er
Begrepet ‘informasjonssystem’ er nytt i arkivlovsammenheng, og det er definert som «et system for å organisere og håndtere informasjon». Lovens definisjon skiller ikke mellom digitale og analoge systemer, men her går vi igjennom krav og muligheter som ligger i de digitale løsningene, slik de er beskrevet i den nye arkivforskriften. Nasjonalarkivet vil komme med en utfyllende veileder etter hvert. 

Hvorfor: For å opprettholde informasjonens pålitelighet og tilsiktede formål over tid, må informasjonssystemet sørge for at den er komplett og uendret. Man må kunne stole på at informasjonen er riktig og at ingen utilsiktede eller uautoriserte endringer har skjedd.

Hvordan: Informasjonssystemet må sørge for at dokumentasjonen produserer data som dokumenterer integritetssikring, dvs. som viser at informasjon og metadata har ivaretatt integritet siden den ble opprettet. Organet må ha retningslinjer og prosedyrer som dokumenterer hvilke tilføyelser og endringer på informasjonen som er tillatt, under hvilke forutsetninger det er tillatt, og hvem som er autorisert til å utføre endringene. I et informasjonssystem handler dette om autorisasjon av brukere og tildeling av roller og rettigheter til å utføre handlinger i systemet.

Hvorfor: Informasjonssystemet skal sørge for at det skapes sporingsinformasjon om hvilke endringer som blir gjort på informasjonen og metadata, slik at det er mulig å kontrollere og etterprøve de endringene som er gjort. Dette gjør det mulig å kontrollere behandlingen av informasjonen, og eventuelt kunne rekonstruere tidligere tilstander av den.

Hvordan: Sporingsinformasjonen bør inneholde navn på den som utfører handlingen, et tidsstempel som viser når det skjedde og detaljer om endringene som er gjort. Sporingsinformasjonen må være direkte koblet til informasjonen så lenge den blir bevart. Dersom dokumentasjonen eksporteres eller migreres til et etterkommersystem eller til et arkivdepot, skal sporingsinformasjonen følge med.

Hvorfor: Dokumentasjonen må kunne forvaltes uavhengig av systemet den er skapt i. Teknologi oppdateres hyppig, mens dokumentasjonen ofte har lenger levetid enn det enkelte system. Hvis et organ tar vare på dokumentasjon i for eksempel 75 år, kan den ha blitt overført til nye informasjonssystem opptil 10 til 15 ganger i løpet av levetiden. Slike overføringer, eller teknologiskifter, utgjør en særlig risiko for dokumentasjonens autentisitet, integritet og anvendbarhet.

Hvordan: Allerede i kravspesifiseringsfasen ved anskaffelse av nye systemer må organet kartlegge hva slags dokumentasjon løsningen skal forvalte, og hvilke formål og brukergrupper informasjonen (dokumentasjonen) skal ha. I anskaffelsen må det stilles konkrete funksjonelle krav til fremtidig eksport av metadata og informasjon, som er i tråd med egne behov og arkivforskriften. Det anbefales at det lages et testuttrekk så tidlig som mulig i dokumentasjonens livsløp, for å sikre at formålet med uttrekket. Dersom organet avdekker at et informasjonssystem som forvalter arkiv mangler tilstrekkelige eksportfunksjoner, må det gjøres en risikovurdering av systemet og bruksmåte, og eventuelt settes inn avbøtende tiltak.

Hvorfor: Gjennomføring av kassasjon er viktig for å støtte effektiv drift, etterlevelse av lovpålagte krav, og for håndtering av risiko knyttet til informasjonssikkerhet og personvern. Organet bør ikke ta vare på og forvalte dokumentasjon som ikke lenger har verdi for det selv eller andre. For organet er dette viktig for å kunne redusere kostnader knyttet til forvaltningen av materialet, enten det er lagringsplass, arbeidsinnsats eller fortsatt støtte for eldre infrastruktur. Dette legger bedre til rette for forvaltning av organets data, informasjon, dokumentasjon og kunnskap. Kassasjon reduserer også risiko for at sensitiv eller konfidensiell informasjon som ikke lenger har bevaringsverdi eller behandlingsgrunnlag, havner på avveie eller ikke håndteres i samsvar med krav.

Hvordan: Informasjonssystemet må ha funksjoner som gjør det mulig å identifisere (merke) dokumentasjon som ikke skal tas var på for ettertiden, ved å tildele den en oppbevaringstid (dato eller tidsspenn for gjennomføring av kassasjon). Gjennomføring av kassasjon skal sikre at risiko knyttet til for tidlig kassasjon eller for lang bevaring av dokumentasjon blir håndtert.

Når man spesifiserer denne typen funksjonalitet ved anskaffelser eller endring av system, må man være oppmerksom på at det kan foreligge mange ulike krav og behov for kassasjon og annen slettingsfunksjonalitet. Kassasjonen skal være etterprøvbar, noe som betyr at gjennomføringen må dokumenteres, og at dokumentasjon på gjennomføring bevares.

Hvorfor: Informasjonen må kunne tilgjengeliggjøres for dem som trenger den, når de trenger den, og på en slik måte at de kan ivareta sine rettmessige bruksformål med den. Arkivene skal både sikre ivaretakelse av de interne formålene, og publikums og andre brukeres interesser.

Hvordan: Informasjonssystemet må ha funksjoner som gjør dokumentasjonen tilgjengelig for søk, slik at den kan hentes frem, brukes og deles for ulike formål. Publikum kan ha rett til tilgang til både enkeltopplysninger, journalopplysninger eller andre data fra systemene. Som en regel bør alle systemer som forvalter dokumentasjon kunne fremskaffe relevant informasjon til ulike brukergrupper. Dersom systemet inneholder informasjon som er unntatt fra innsynsrett, må det være funksjoner på plass som sikrer at denne ikke gis til uvedkommende. Systemet må ha funksjoner for skjerming av opplysninger og begrensning av innsyn, slik at informasjon som er unntatt allment innsyn ikke gis til uvedkommende. Dersom det er flere arkivskapere som benytter løsningen, må alle kunne hente ut den informasjonen de trenger for sin egen oppgaveløsning, på en slik måte at berettigede bruksformål ivaretas.

Hvorfor: For å legge til rette for offentlig innsyn, må systemet ha mulighet til å hente ut en oversikt som identifiserer saksdokumenter.

Hvordan: Det må være mulig å identifisere journalregistreringer, slik at søke- og eksportfunksjoner kan hente ut metadata om dokumentene i en journalrapport eller annen løsning for tilgjengeliggjøring av journaldata. I prinsippet kan ethvert system som registrerer nødvendige metadata om et dokument være et journalsystem, så lenge det er i stand til å overføre disse metadataene til en postjournal, rapport eller annen løsning som legger til rette for at man kan gjøre seg kjent med organets saksdokumenter.