Slik øker vi farten på digitaliseringen av papirarkiv

Nasjonalarkivet fikk i 2025 en varig bevilgning på 20 millioner kroner for å styrke digitaliseringsproduksjonen. Bevilgningen har gjort det mulig å etablere opptil 15 nye arbeidsplasser og innføre skiftordning, slik at vi utnytter skannerne og annet utstyr på Tynset enda bedre.

Digitalisering av papirarkiv skal blant annet styrke beredskapen, gi digital tilgang til kilder som brukes ofte og på den måten gjøre bruken av arkivmateriale enklere. Med økt innsats på Tynset kan vi digitalisere om lag 100-300 hyllemeter papirarkiv mer fra Nasjonalarkivets bestand per måned.

I 2025 utviklet vi en ny produksjonsløype for digitalisering av papirarkiv. Løypen er en gjennomgripende endring som organiserer arbeidet som en verdistrøm fra prioritering av materiale for digitalisering til publisering i Digitalarkivet. Arbeidet starter med tydeligere prioritering av hvilke kilder som skal digitaliseres, basert på nytteverdi. Deretter har vi standardisert og forbedret rutiner for klargjøring, skanning og kvalitetssikring. Til slutt har vi styrket prosessen for bevaring og publisering i Digitalarkivet. Samlet gir dette bedre oversikt over hele verdikjeden, tydeligere ansvar og bedre grunnlag for å planlegge ressursbruk og drift.

Den nye digitaliseringsløypen legger også til rette for tekstgjenkjenning (OCR), slik at mer materiale blir søkbart. Vi beriker samtidig arkivene med bedre metadata, slik at brukerne lettere kan finne fram til og forstå innholdet. Vi har kartlagt behovene og etablert et bedre grunnlag for styring av digitaliseringsprosessen. Produksjonen ble startet opp i liten skala for å teste arbeidsflyt, kvalitet og ressursbruk før vi øker den.

Testene viser at standardiserte formater gir høyere tempo, og at enkelte materialtyper gir bedre resultat i tekstgjenkjenning. Digitaliseringsløypen gjør oss i stand til å publisere flere typer skannet materiale fortere. Når denne måten å jobbe på er i drift, kan vi veilede andre arkivinstitusjoner som vil bruke Digitalarkivet til langtidsbevaring og visning av skannet materiale for å kunne ta ut tilsvarende gevinster. Norsk helsearkiv har kunnet gi nyttige erfaringer og viser verdien av å samordne arbeidsprosesser og kompetanse på tvers i virksomheten.

I 2026 avslutter vi testfasen, og digitaliseringsløypen går fra prosjektorganisering til varig drift. Samtidig tar vi med oss erfaringene med verdistrømsorganisering inn i annet arbeid, for å sikre bedre flyt, tydeligere ansvar og mer helhetlig styring.