Vanlige misforståelser om SIARD-filer
SIARD er et viktig format for bevaring av relasjonsdatabaser. Det gjør det mulig å ta vare på data fra gamle systemer på en standardisert og systemuavhengig måte. Samtidig er det viktig å være tydelig på hva en SIARD-fil faktisk er, og hva den ikke er.
Her er noen vanlige misforståelser.
Misforståelse 1: SIARD definerer kvaliteten på dataene
En SIARD-fil sier i seg selv ikke at dataene har høy kvalitet. SIARD-filen er først og fremst en kopi av den opprinnelige databasen, pakket i et standardisert format.
Det betyr at kvaliteten på den opprinnelige databasen også gjenspeiles i SIARD-filen. Dersom databasen hadde mangler, feil, ufullstendige registreringer eller uklar struktur, vil disse svakhetene som regel følge med over i SIARD-filen.
SIARD forbedrer altså ikke innholdet. Formatet bidrar til å bevare databasen slik den var.
Misforståelse 2: SIARD-filer inneholder alltid nok informasjon til å bli forstått
En SIARD-fil kan inneholde mye nyttig teknisk informasjon om databasen, for eksempel tabeller, kolonner, datatyper, nøkler og relasjoner. Men det betyr ikke nødvendigvis at innholdet er lett å forstå for en bruker i ettertid.
Hvor forståelig en SIARD-fil er, avhenger blant annet av hvordan den opprinnelige databasen var designet. Noen databaser inneholder gode beskrivelser, datakataloger eller dataordbøker. Andre gjør ikke det.
I noen tilfeller kan SIARD-filer komme uten gode beskrivelser av hva dataene betyr, hvordan de ble brukt, eller hvilken forretningsprosess de inngikk i. Da kan det være krevende å tolke innholdet, selv om selve dataene er bevart.
Misforståelse 3: Alle SIARD-filer inneholder digitale dokumenter
Ikke alle SIARD-filer inneholder dokumenter som PDF-er, Word-filer eller bilder. Noen SIARD-filer inneholder slike dokumenter som binære objekter i databasen, mens andre bare inneholder strukturerte data i tabeller.
I mange fagsystemer blir dokumenter eller visninger skapt av programvaren når brukeren gjør et søk, åpner en sak eller genererer en rapport. Det brukeren oppfatter som et dokument, kan i praksis være resultatet av en spørring mot databasen.
Slike spørringer, visninger eller rapportdefinisjoner er ikke alltid lagret i databasen på en måte som følger med i SIARD-filen. Det betyr at dataene kan være bevart, men at den opprinnelige måten å presentere dem på ikke nødvendigvis er bevart.
Hvorfor er dette viktig?
Når vi jobber med digital bevaring, er det viktig å skille mellom å bevare data og å bevare forståelse.
SIARD er et godt format for å bevare relasjonsdatabaser uavhengig av det opprinnelige systemet. Men formatet løser ikke alle utfordringer alene. For at materialet skal kunne brukes i framtiden, trenger vi også kontekst, dokumentasjon og kunnskap om hvordan databasen ble brukt.
Det betyr at arbeidet med uttrekk, mottak og bevaring ikke bare handler om teknisk konvertering. Det handler også om å sikre at dataene kan forstås og tolkes riktig over tid.
Kort oppsummert
En SIARD-fil er en standardisert kopi av en database. Den kan bevare struktur og innhold, men den garanterer ikke datakvalitet, full forståelighet eller at digitale dokumenter og rapportvisninger er bevart slik brukeren opprinnelig opplevde dem.
Derfor må SIARD-filer alltid vurderes sammen med dokumentasjonen, konteksten og kunnskapen om systemet de kommer fra.