Etter kong Haralds bortgang oppstår det spontane minnesteder ved rådhus, kirker, kongelige monumenter og andre samlingssteder over hele landet. Nasjonalarkivet anbefaler at bevaringstitusjoner tidlig tar kontakt med kommunen og andre ansvarlige lokalt for å avklare hvordan slike minnesteder skal dokumenteres og håndteres. Nasjonalarkivet anbefaler å bevare et representativt og sammenhengende kildemateriale som dokumenterer lokale markeringer. 

Blomstene og hilsenene først og fremst er lagt ned til minne om kong Harald og som del av den enkeltes sorg og avskjed. Dokumentasjon og innsamling må derfor skje varsomt, uten å forstyrre de sørgende, og på et tidspunkt og på en måte som vurderes som egnet.  

Det vil i all hovedsak være skriftlige og visuelle sorguttrykk som er aktuelt for innsamlingen. Gjenstander som flagg, bamser, stearinlys etc vil normalt være tilstrekkelig å bevare i utvalg eller gjennom fotodokumentasjon på stedet. 

Regn og fuktskader på minnemateriale er ressurskrevende å håndtere. Fotografering av slikt materiale kan være tilstrekkelig som dokumentasjon.  

Nedenfor følger Nasjonalarkivets anbefalinger for hvordan bevaringsinstitusjoner kan dokumentere og samle inn materialet: 

1. Avklar ansvar

Bevaringsinstitusjoner bør opprette kontakt med ledelsen i kommunen, eiendoms- eller driftsansvarlige på de aktuelle stedene og eventuelt kirkelig fellesråd, politi eller andre som forvalter stedet. 

Aktuelle problemstillinger: 

• hvem som har ansvar for minnestedet 
• hvem som kan beslutte når materiale skal fjernes 
• hvem som skal dokumentere og eventuelt samle inn materialet 
• hvor materialet skal oppbevares 

Materiale bør ikke fjernes av bevaringsinstitusjonen uten avtale med den som har ansvar for stedet.

2. Dokumenter minnestedet før noe flyttes

Foto- og filmdokumentasjon bør vise både minnestedet som helhet og utvalgte detaljer. Dokumenter gjerne utviklingen over flere dager. 

Vis varsomhet ved fotografering av sørgende og vurder nøye innholdet i nærbilder av lesbare hilsener. Bilder med identifiserbare personer eller personlige opplysninger bør ikke publiseres uten en særskilt vurdering. 

3. Prioriter materiale med dokumentasjonsverdi

For blomster, lys eller annet organisk materiale kan det være tilstrekkelig å dokumentere et utvalg gjennom fotografier.  

Aktuelt materiale for innsamling kan være: 

• skriftlige hilsener 
• tegninger 
• fotografier 
• gjenstander med påskrift eller en tydelig tilknytning til markeringen 
• et begrenset og representativt utvalg andre gjenstander 

Forsøk å bevare sammenhengen mellom en hilsen og en tilhørende gjenstand.

4. Materialet bør bevares lokalt

Materialet bør i utgangspunktet oppbevares ved ansvarlig kommunal eller interkommunal bevaringsinstitusjon.