Ressurser for pågående prosjekter

Har dere fått tildelt arkivutviklingsmidler fra Nasjonalarkivet? På denne siden finner dere informasjon om hvilke vilkår som gjelder for tilskuddet, krav til rapportering og regnskap, og hvordan dere skal gå frem dersom det oppstår endringer underveis i prosjektet.

Vilkår for tilskuddet

Alle som mottar arkivutviklingsmidler, er ansvarlige for at midlene brukes i samsvar med formålet og vilkårene i tilskuddsbrevet.

Det innebærer blant annet at:

• Midlene skal brukes til aktivitetene og formålet som er beskrevet i søknaden og tilskuddsbrevet.
• Prosjektet skal gjennomføres i tråd med godkjent prosjektplan og budsjett.
• Tilskuddsmottaker skal ha tilfredsstillende økonomistyring og kunne dokumentere hvordan midlene er brukt.
• Vesentlige endringer i prosjektets innhold, fremdrift eller budsjett skal avklares med Nasjonalarkivet.
• Prosjektet skal følge relevant lovverk, herunder regler om personvern, opphavsrett og andre bestemmelser som gjelder for prosjektets aktiviteter.

Vilkårene i det enkelte tilskuddsbrevet er bindende og gjelder foran generell informasjon på denne siden.

Rapportering og regnskap

Alle prosjekter som mottar arkivutviklingsmidler, skal rapportere om fremdrift, resultater og bruk av midlene.

Årlig statusrapport: Prosjekter som pågår, skal levere statusrapport innen 1. juli hvert år. Dette gjelder også flerårige prosjekter. Rapporten skal beskrive fremdrift, gjennomførte aktiviteter, eventuelle avvik og økonomisk status.

Sluttrapport: Når prosjektet er avsluttet, skal det leveres sluttrapport og prosjektregnskap senest tre måneder etter avslutning. Rapporten skal dokumentere hvilke resultater som er oppnådd, hvordan midlene er brukt, og hvilken nytte prosjektet har hatt.

Revisjon: For tilskudd på 500 000 kroner eller mer gjelder krav om revidert regnskap. For flerårige prosjekter skal revisjonsberetning som hovedregel leveres ved prosjektets avslutning. Nasjonalarkivet kan kreve revisjon tidligere dersom det er behov for ytterligere kontroll.

Rapportering – utviklingsmidler – Nasjonalarkivet

Endringer, forsinkelser og rapportering

All rapportering og kommunikasjon om endringer i prosjektet skal skje gjennom rapporteringsskjemaet. Skjemaet brukes til å sende inn årlige statusrapporter, sluttrapporter og melde fra om endringer eller forsinkelser.

Vi har forståelse for at det kan oppstå behov for justeringer underveis. Dersom prosjektet blir forsinket, endrer innhold eller ikke kan gjennomføres som planlagt, må dere melde fra så tidlig som mulig gjennom rapporteringsskjemaet.

Nasjonalarkivet vil ta kontakt etter at meldingen er mottatt. Endringer som påvirker prosjektets mål, økonomi eller gjennomføring, samt søknader om utsatt rapporteringsfrist, må godkjennes av Nasjonalarkivet før de kan iverksettes.

Endringer eller forsinkelser i prosjektet

Vi har forståelse for at det kan oppstå behov for justeringer underveis. Dersom prosjektet blir forsinket, endrer innhold eller ikke kan gjennomføres som planlagt, må dere kontakte Nasjonalarkivet så tidlig som mulig.

Endringer som påvirker prosjektets mål, økonomi eller gjennomføring, må godkjennes av Nasjonalarkivet. Dette gjelder også søknader om utsatt rapporteringsfrist.

Flerårige prosjekter

For flerårige prosjekter fattes det vedtak om tilskudd for ett år av gangen. Eventuell videre finansiering er avhengig av tilgjengelige midler, tilfredsstillende fremdrift og oppfyllelse av vilkårene for tidligere tildelinger.

Tilskudd for ett år innebærer derfor ikke en bindende forpliktelse om finansiering i senere år.

Kontroll og tilbakebetaling

Nasjonalarkivet kan kontrollere at tilskuddet er brukt i samsvar med vilkårene. Dersom midlene ikke brukes som forutsatt, prosjektet ikke gjennomføres eller rapporteringskravene ikke oppfylles, kan tilskuddet helt eller delvis kreves tilbakebetalt.

Ubrukte midler ved prosjektets avslutning skal avklares med Nasjonalarkivet.

Deling av resultater og erfaringer

Vi ønsker at utviklingsmidlene skal skape verdi utover det enkelte prosjektet. Vi oppfordrer derfor tilskuddsmottakere til å dele erfaringer, metoder og resultater som andre i arkivsektoren kan ha nytte av.

Nasjonalarkivet arbeider med å gjøre informasjon om prosjekter og resultater lettere tilgjengelig gjennom en felles prosjektbank.

Spørsmål?

Har dere spørsmål om rapportering, prosjektendringer eller vilkårene for tilskuddet, kan dere kontakte oss på [email protected].

Oppgi gjerne prosjektets navn og saksnummer når dere tar kontakt.