Styringsverktøy for informasjonsforvaltning

Trondheim kommune utvikler et styringsverktøy for informasjonsforvaltning som går utover en tradisjonell arkivplan. Prosjektet muliggjør AI og automatisering ved å klassifisere informasjon basert på juridiske egenskaper, noe som legger grunnlaget for regelstyrt dokumentbehandling. Dette vil redusere ressursbehov og menneskelige feilkilder, og bidra til økt datakvalitet. Løsningen, som bygger på erfaringer fra nasjonale arbeidsgrupper, har stor overføringsverdi og kan nyttiggjøres av hele arkivsektoren for å oppnå en mer profesjonell og effektiv informasjonsforvaltning.

Om prosjektet

Prosjektet søker å løse utfordringen med ineffektiv og inkonsekvent informasjonsforvaltning i Trondheim kommune, der komplekse vurderinger ofte overlates til personlig skjønn. Dette fører til dårlig datakvalitet, fragmentert dokumentbehandling og redusert effektivitet. Ideen er å utvikle et styringsverktøy basert på funksjonsbasert klassifisering og logiske regelsett, som skal muliggjøre presis, regelstyrt og automatisert behandling av informasjon, og dermed sikre bedre arkiver og datakvalitet. Prosjektet har nytteverdi ved å profesjonalisere informasjonsforvaltningen gjennom regelstyring og automatisering, noe som reduserer feilkilder og ressursbruk. Ønsket resultat er forbedret datakvalitet, økt etterlevelse av forskriftskrav, samt muliggjøring av KI-støttet læring og beslutningsstøtte. Dette vil også bidra til kompetanseheving og tydeliggjøring av ansvarsfordeling på tvers av fagmiljøer i kommunen. Innovasjon: Det innovative ligger i prosjektets tilnærming til funksjonsbasert klassifisering, som skiller seg fra eksisterende metoder som k-kodene. Ved å bygge en taksonomi basert på juridiske, proveniensbærende attributter, blir klassene entydig identifiserbare og gjensidig utelukkende. Dette muliggjør maskinlesbar logikk for regelstyrt informasjonsforvaltning, inkludert automatisert klassifisering, distribuering, registrering, dataanalyse og beslutningsstøtte ved hjelp av KI-teknologi. Prosjektet flytter logikk fra arkiv til klasse, noe som åpner for fangst av enkeltstående records basert på internasjonale standarder. Overføringsverdi: Ja, prosjektet har stor overføringsverdi til arkivfeltet. Fra styringdokument: 1.