Implementere funksjonalitet for arkivering av beslutningspunkter i Prosjektportalen

Formålet med prosjektet er å implementere muligheten for å arkivere all arkivverdig informasjon som oppstår i beslutningspunkter, i prosjekter som kjøres via Prosjektportalen. Arkivering skal foregå i beslutningspunktene og være en sømløs del av faseovergangen. Det har gjennom søknaden som ble innvilget i fjor blitt gjennomført en studie på hvordan dette kan gjøres. Det foreligger en test på konseptet (POC) implementert i Prosjektportalen. Søknaden i fjor ble sendt av Puzzlepart, nå del av Crayon Consulting. Positivt svar på søknaden vil ta dette videre til utvikling av en reell løsning for brukere av Prosjektportalen med krav om arkivering.

Om prosjektet

Prosjektene i kommunene følger prosjektveiviseren og gjennomføres ved bruk av Prosjektportalen. Den samlede informasjonen som er arkivverdig som følge av et gjennomført beslutningspunkt, ligger spredd i ulike deler av prosjektet, som statusrapporter, en flora av lister og dokumenter med mer. Dette skaper flere utfordringer: 1. Mangelfull arkivering: Enkeltpersoner må identifisere hvilken informasjon som er relevant å arkivere, noe som ofte fører til mangelfull arkivering. 2. Revisjonsproblemer: Ved revisjoner må vi ofte gå tilbake til prosjektene for å lete opp mer informasjon, som kan være tapt fordi det ikke finnes et øyeblikksbilde fra beslutningstidspunktet. 3. Tidskrevende prosesser: Å finne og sammenstille informasjon manuelt er tidkrevende og ineffektivt. Løsningen skal automatisk sammenstille informasjonen i en arkivverdig «pakke» og arkivere denne mot prosjektets journal i arkivet. Dette vil sikre at all relevant informasjon blir korrekt arkivert, tilgjengeliggjort for revisjoner, og redusere tiden brukt på manuelle prosesser. Vi ser for oss å utvikle i to trinn. Årsaken til to trinn er at brukere må innarbeide nye rutiner for arkivering i beslutningspunkter. Det vil si en «må venne» seg til å merke innhold på en slik måte at det er mulig for systemet å finne dette igjen. De primære gevinstene med produktet er: 1. 2.