Arkivering av prosjekters beslutningspunkter

Formålet med prosjektet er å avklare informasjonspakken som er naturlig å arkivere når et prosjekt gjennomgår et beslutningspunkt. Med dette prosjektet ønsker vi å kartlegge den samlede pakken med informasjon og hvordan denne kan arkiveres på en god måte. Vi ønsker å se på hvordan teknologi kan benyttes for å sette sammen denne pakken.

Om prosjektet

Prosjektene i kommunene følger prosjektveiviseren og gjennomføres ved bruk av Prosjektportalen. Den samlede informasjonen som er arkivverdig som følge av et gjennomført beslutningspunkt opplever vi at ligger spredd i ulike deler av prosjektet. I alt fra statusrapporter, usikkerhetslister, dokumenter med mere. Dette er i seg selv et problem da enkeltpersoner er nødt til å identifisere hvilken informasjon som vil kunne være relevant å arkivere. Som en konsekvens av dette ser vi at det ofte blir gjort en mangelfull arkivering, noe som videre gir oss utfordringer i etterkant ved eksempelvis revisjoner. Ofte må vi gå tilbake til prosjektene for å lete opp mer informasjon, og denne kan også da være tapt som en følge av at det ikke finnes et øyeblikksbilde tilgjengelig fra det tidspunkt beslutningspunktet fant sted. Her ser vi for oss at det burde være mulig å standardisere informasjonsinnsamlingen og sammenstille denne i en arkivverdig «pakke». Videre at arkiveringen kan gjøres automatisk mot prosjektets journal i arkivet. Med en sammenstilling av informasjon fra prosjektet på beslutningstidspunktet vil vi sikre at all relevant informasjon samles inn på riktige tidspunktet. Nytteverdien vil kunne ses på gjennom spart tid (anslagsvis fra 1 dagsverk til 1 time, pr.