Veileder for uttrekk og bevaring av digitalt skapt arkivmateriale fra bedrifter

Digitalt skapte bedriftsarkiver skiller seg fra både organisasjons- og offentlige arkiver. Uttrekks- og bevaringsarbeidet krever derfor en annen og ofte mer pragmatisk tilnærming. Prosjektets mål er å utarbeide en veileder for hele prosessen med uttrekk og bevaring, fra første kontakt med bedriften til arkivet er bevart og tilgjengeliggjort. Dette vil kunne lette arbeidet med bevaring av digitalt skapt arkivmateriale fra bedrifter og øke bevaringsgraden av bedriftsarkiver. Målgruppen for veilederen er bevaringsinstitusjoner som arbeider med bevaring av bedriftsarkiver.

Om prosjektet

Det er pr. i dag bevart relativt få digitale bedriftsarkiver. Hovedvekten er på offentlige arkiver. På privatarkivfeltet utgjør organisasjonsarkiver den største andelen. Digitalt skapt arkivmateriale fra bedrifter skiller seg fra både organisasjonsarkiver og offentlige arkiver på flere måter: Saksbehandlingssystemer som preger offentlige arkiv finnes i liten grad. Korrespondanse finnes hovedsakelig i epostmappene, dvs. sentralt postmottak og den enkelte ansatte sin personlige epost-konto. Interne notater, rapporter o.l. er ofte samlet i en skybasert mappestruktur, gjerne i form av en sharepoint-løsning, One-drive eller lignende. Store bedrifter har gjerne investert i såkalte ERP-systemer (virksomhetsstyringssystemer) som er omfattende program for styring av bedriftens transaksjoner: produksjon, innkjøp, FoU, kunder, salg osv. Mindre bedrifter har gjerne enkeltsystemer for hver av disse funksjonene. Bedrifter har ingen plikter i forhold til arkivloven. Deres hovedfokus er, naturlig nok, den daglige produksjon av varer og tjenester som sikrer et overskudd for videre drift. Det betyr at vi må manøvrere på en annen måte når vi tar kontakt med bedrifter enn med offentlige virksomheter. Vi må være pragmatiske og løsningsorienterte. I prosjektet ønsker vi å ta tak i disse utfordringene og utarbeide en veileder for bevaringsinstitusjoner som jobber med bevaring av bedriftsarkiver. 7.

Rapporter