Forprosjekt: Håndtering av kassasjonsfrister fra fagsystem til arkiv

Vi ønsker å se på samspillet mellom bevarings- og kassasjonsplan og data som produseres i fagsystemer før overføring til arkiv. Hvordan kan bevarings- og kassasjonsvedtak følge data fra produksjon til kassasjon eller arkivuttrekk? Forprosjektet skal munne ut i en kravspesifikasjon eller en beskrivelse av beste praksis for registrering og behandling av kassasjonsfrister.

Om prosjektet

Bevarings- og kassasjonsregelverk har ikke blitt fulgt opp på en god måte ved elektronisk arkivering i kommunal sektor. Mange arkivløsninger har til nå basert seg på kassasjon basert på arkivnøkkel. Samtidig har ikke arkivnøkkel og kassasjonsbestemmelser fulgt hverandre. Derfor kan ikke dette automatiseres og brukes på en god måte. Kassasjon fra elektroniske arkiver har dermed blitt basert på avgrensning ved at materiale utelates fra arkivering. Bevaring gjøres i beste fall med å automatisk overføre bestemte dokumenttyper til arkiv. Men, ofte skjer kassasjon på fagsystemnivå ved at data oppbevares i fagsystemet og slettes når fagsystemet avvikles, manuelt på enkeltsaker (kan gjelde enkeltdokumenter eller hele saken) eller ikke gjennomført bevisst i det hele tatt. Det har blitt mer vanlig å foreta en bevaringsvurdering knyttet til data i fagsystemet. Ved bevarings- og kassasjonsvurderinger fra fagsystemet har vi til nå bare sett vurderinger i forhold til at bestemte dokumenttyper eller prosessdokumentasjon skal bevares eller ikke. Aldri har vi sett en tidsbegrensning knyttet til dette. Vi ønsker å se på muligheten for å legge bevaringsvurderinger inkludert tidsbegrensninger inn i arbeidsflyten fra fagsystem, gjennom journalføring og arkivering til gjennomføring av kassasjon og uttrekk for bevaring. Overføringsverdi: Prosjektet kan ha innvirkning på hvordan bevaringsvurdering gjøres i fagsystem.