Digitalisering av rettighetsdokumentasjon iht GDPR

Etter gjennomføring av DPIA på vår arbeidsplass, samt kjennskap til det kommunale arkivfeltet ser vi at et foregår en massiv lagring av personopplysninger i excel lister som ikke tilfredsstiller dagens krav til lovlighet. Vi ønsker å bidra til økt fokus på dette feltet med å utarbeide en plan og kostnadsanalyse med fokus på risikovurderinger og internkontroll for å få all behandling av rettighetsdokumentasjon lovlig og hensiktsmessig.

Om prosjektet

Omtale: IKA Hordaland har stort fokus på personvern, og har nedsatt en prosjektgruppe ledet av rådgiver som til daglig jobber innen rettighetsdokumentasjon. Hun har syv års erfaring fra arkivarbeid og tok våren 2018 studiet «Personvern og GDPR» ved BI. Hun er også registrert Personvernombud for IKA Hordaland. Mye av jobben består nå av risikovurderinger på alle plan der vi behandler personopplysninger. Medio januar må vi velge en gjennomsnittlig kommune å jobbe med for å få konkrete tall på tidsbruk, materiell osv i konklusjonen vår. Deretter regner jeg ca fjorten dager på planlegging og risikoanalyse av prosjektet. Selve arbeidet vil danne tallgrunnlaget for denne type oppgaver, men på grunn av disse arkivenes størrelse og tilstand er det raskere å behandle en hyllemeter med personregistre enn for eksempel administrative arkiv. Underveis må tidsbruk noteres og analyseres sammen med risikoer og gevinster. Vi håper å sitte igjen med en plan som kan være grunnlag for en bransjenorm i hvordan man implementerer GDPR i rettighetsdokumentasjonen som allerede er bortsatt, og de listene fra fagsystem vi ofte til nå ikke får uttrekk av.

Rapporter