Skanning for kassasjon for kommunal sektor – pilotprosjekt

IKAVA vil i samarbeid med en eierkommune og systemutvikler, utvikle og gjennomføre et pilotprosjekt med digitalisering for kassasjon. Pilotprosjektet skal ta i bruk ny teknologi som bunkeskanning, ocr-lesing og kunstig intelligens for å teste om det er mulig å få til en kostnadseffektiv digitaliseringsprosess. Lave kostnader, helst på linje med kostnadene for klargjøring av arkiv for depot, er avgjørende for om digitalisering for kassasjon blir et reelt alternativ for kommunene og depotinstitusjoner for kommunal sektor.

Om prosjektet

Omtale: Grunnlaget for søknaden om utvikling av denne løsningen er IKAVAs erfaring med digitalisering av byggesaksarkiver som startet opp i mai 2017. Vi ønsker å bygge videre på vår kunnskap og erfaringer her for å utvikle effektiv digitalisering for kassasjon og samtidig forsøke å få til en god metodikk for å utprøve Arkivverkets nye regelverk som gjør det mulig å digitalisere papirarkiver for kassasjon. Slik IKAVA ser det, er kostnaden til digitalisering avgjørende for om Kommune-Norge vil kunne prioritere digitalisering for kassasjon. Utvikling av et kostnadseffektiv digitalisering med et prisnivå mest mulig på linje med kostnadene som det koster å ordne arkiver for bevaring i papirdepot, er avgjørende for om kommunen vil prioritere slik digitalisering. Vi har to fullt utrustede arbeidsstasjoner for digitalisering og en storformatskanner som vi vil benytte i prosjektet. Vi har erfaring med bruk av programvare for digitalisering, og også tett samarbeid med sluttbruker. Vi arbeider stadig for å bedre effektiviteten i digitaliseringsprosessene og har særlig hatt fokus på i hvilken grad tidkrevende indeksering fakstisk brukes av sluttbruker. Erfaringer og arbeidsmetoder fra digitalisering av byggesaksarkiver vil være til stor nytte i pilotprosjektet. Kan indeksering eller rutiner forenkles, for å kutte kostnader. 1.