Eventus

I forbindelse med kommunereformen har 6 fellesråd og 2 fellesnemnder gått sammen om å heve kompetansen på arkiv, samt ordne opp i kirkenes gamle arkiver. I tillegg til dette ønsker fellesrådene å ta i bruk nye digitale systemer og sikre gode felles rutiner. Prosjektet handler om å få arkivet til å bli et levende verktøy i vår arbeidshverdag. Det er et stort behov for å fornye både kunnskap, datasystemer og rutiner i hele området.

Om prosjektet

Omtale: Heim kirkelige fellesnemnd er initiativtaker. Alle fellesråd og fellesnemnder har vedtatt å finansiere en ansatt i 80 % stilling som er kontaktperson og skal organisere prosjektet, sørge for kursing, god kommunikasjon og strukturere samarbeidet. Personen skal også bistå fellesrådene i arbeidet med systematisering og avlevering og samordning av gamle arkiv. Vedtaket gjelder i første omgang for perioden 1. september til 31. desember, og saken skal til behandling i alle råd for finansiering for 2019 i løpet av høsten 2018. Oppstart: 1. september – 31. oktober 2018 – Avdekke fellesrådenes behov og prioriteringer – Innhente informasjon om hva som kreves for organisering og avlevering av arkiv. – Arkivplan/bevarings- og kassasjonsplan – Rutiner og arbeidsmetoder – Få klarert hvilket materiell som er godkjent (mapper, kasser, penner mv.) – Generelt arkivkurs for fellesrådene (med noen fra Kirkerådet/KA) Arbeidsperiode 1: 1. november 2018 – 31. desember 2018 – Innføre elektronisk arkiv og saksbehandlingssystem – Arrangere kurs i sak-/arkivsystem felles for alle i samarbeid med Kirkepartner. – Kartlegge papirarkiv i fellesrådene og beregne tidsbruk og lage arbeidsplaner. Avslutningsperiode: 1. november 2019 – 15. desember 2019 – Avslutte og evaluere prosjektet. Planlegge arkivavslutningen for de fellesråd som opphører. – Lage strategi for å ivareta arkiv