Gevinster av helhetlig arkivforvaltning

Arkivinstitusjoner har arealkrevende og ressursintensive oppgaver, og det er en økende forventning fra eiere og brukere om å levere flere og bedre tjenester for relativt sett mindre ressurser. Dette tilsier at arkivinstitusjoner må utnytte eksisterende ressurser bedre med tanke på bedre tjenester og mer effektiv forvaltning. Dette prosjektet tar sikte på å kartlegge felles prosesser i to arkivinstitusjoner for å identifisere forbedringsmuligheter som kan bidra til å nå dette målet.

Om prosjektet

Omtale: Bergen byarkiv og stiftelsen ArkiVest oppretter et prosjekt for kartlegge muligheter for forbedring og gevinster ved mer helhetlig arkivforvaltning. Bergen byarkiv og Arkivest er samlokalisert, med felles lokaler, løsninger og kompetanse. Begge virksomhetene har sikring, bevaring og tilgjengeliggjøring av arkiv som primæroppgaver (ArkiVest mht. private virksomheter, Bergen byarkiv mht. offentlige og private virksomheter). Prosjektet skal kartlegge hvordan økt digitalisering/automatisering i hoved- og delprosesser kan danne grunnlag for bedre tjenester, og mer effektiv og sikrere bestandsforvaltning. Prosjektets formål er institusjonsutvikling med økt samordning av offentlig og privat arkivarbeid og -drift. Resultater fra prosjektet skal deles og kunne gjenbrukes i alle tilsvarende arkivinstitusjoner. Mottak, forvaltning/sikring og tilgjengeliggjøring av arkiver danner hovedprosesser for de fleste arkivinstitusjoner. Disse kan brytes ned i svært mange delprosesser (se vedlagt skisse). Prosessene har lange tradisjoner og er etablert med ulike forutsetninger f.eks basert ulike arkivmedier, systemstøtte, kompetansebehov etc,. I Bergen byarkiv/Arkivest ser vi at dette ofte er parallelle prosesser i ulike deler av organisasjonen som håndteres ulikt og som har både utfordringer og gode løsninger uten samordning/deling. På denne måten framstår virksomheten lite effektiv og med begrenset delingskultur. Mars 2019 – juni 2019: Identifisere og formulere målbilde. Oktober 2019: Ferdigstille rapport(er).

Rapporter