Etablering av rutine for uttrekk av digitalt skapt arkiv i Østfold

Østfold interkommunale arkivselskap IKS (IKA Østfold) ønsker å utvikle en rutine/arbeidsprosess for å gjøre uttrekk, kvalitetssikre, langtidsdeponere og tilgjengeliggjøre materiale fra digitalt skapte arkiver. Hverken vi eller eierkommunene våre noen løsning for dette pr i dag og behovet for kompetanseheving er stort. Den forestående kommunereformen gjør at det haster med en løsning. Vi vil samarbeide med en av våre eiere om utviklingen av rutinen, og deretter bruke en mindre kommune som pilot.

Om prosjektet

Omtale: IKA Østfold eies av 18 kommuner og fylkeskommunen og er den sentrale arkivfaglige institusjonen i Østfold, men vi mangler rutine for sikring av digitalt skapte arkiver. Målet for prosjektet vi søker støtte til er å utarbeide en arbeidsprosess for gjennomføring av uttrekk, kvalitetssikring og overføring til depotkjerne med innsynsløsning. En slik rutine skal senere kunne benyttes på tvers av kommunene/fylkeskommunen. Åtte kommuner i Østfold er i en sammenslåingsprosess, og den forestående regionreformen kommer til å påvirke fylkeskommunen. Kommunene bruker i dag en rekke ulike fagsystemer og enkelte av disse systemene er på vei ut av bruk. Felles for dem er manglende etablerte rutiner for uttrekk og langtidsdeponering av arkivverdig data. Det haster med å få på plass rutine for dette for alle kommunene i regionen, men for sammenslåingskommunene er dette prekært. Vi ønsker derfor både å få kartlagt behovene ute i kommunene, bygge opp og styrke arkivselskapets og kommunenes egen kompetanse på ordning og sikring av digitalt skapt arkiv, samt få på plass en infrastruktur til å motta, oppbevare og betjene innsyn i slikt materiale. Dette vil også kunne bidra til å bedre arkivdanningen i fagsystemer i kommunene. IKA Østfold har både små og store eierkommuner.

Rapporter