Kartlegging av nåværende arbeidsmetoder og fagsystem (sikring og videreføring av data/informasjon etter sammenslåing)

Sammenligne nåværende arbeidsmetoder i de 6 kommunene for å kartlegge styrker og svakheter samt kartlegge fagsystem i alle kommunene og arbeide aktivt for sikring og videreføring av data/informasjon etter sammenslåing.

Om prosjektet

Omtale: Prosjektet krever ansettelse i en prosjektstilling. Stillingen vil ha base i en av kommunene men være en ressurs for alle 6 kommunene på likt nivå. Prosjektarbeideren vil være ute hos de forskjellige kommunene for å kartlegge, og arkivleder eller annen ansatt i kommunen bistår med informasjon, samarbeid og tid. Andre ansatte i kommunen (saksbehandlere/virksomhetsledere) vil delta i kartleggingsmøter ved behov. Prosjektarbeider skal kartlegge arbeidsmetodene (interne rutiner, bruk av arkivsystem, sakstruktur, integreringer o.l.) i alle 6 kommunene og finne svakheter og styrker for å se på hvilke endringer vi bør innføre og hvilke arbeidsmetoder vi bør videreføre etter en sammenslåing. Dette arbeidet bør ende i en rapport. Prosjektmedarbeider skal også kartlegge fagsystemene i alle 6 kommunene. I dette arbeidet inngår bl.a. vurdering av arkivverdighet med tanke på innhold, bevaring/overføring av innhold/dokumentasjon på en trygg måte i samarbeid med driftsenhet og ikt-personale i kommunen. Dette arbeidet bør ende i en rapport. De 6 kommunene består av Hobøl, Spydeberg, Askim, Trøgstad, Marker og Eidsberg. Det forhandles nå om disse skal slås sammen og endelig vedtak i saken kommer 22. juni 2016 for samtlige kommuner. Prosjektstillingen ønskes over 3 år.