ISO-standarder for arkivdanning
Internasjonale arkivstandarder legger grunnlaget for hvordan moderne arkivdanning skal foregå, og er viktig informasjon for alle som arbeider med moderne arkiver – også i Norge.
Dette er en overordnet standard for arkivdanning, og bør leses først.
I denne standarden defineres arkivdanning (Records Management) og arkiver (Records) med utgangspunkt i:
- hvilke krav som må settes til IT-systemer som håndterer arkiver
- hvordan en skal planlegge arkivdanningen
- hvordan en identifiserer hva som skal arkiveres (dvs. hva som er arkivverdig)
- hvor lenge forskjellig arkivmateriale skal bevares
- hva metadata er, og hvilken funksjon de representerer i arkivdanningen
- hvordan og hvorfor arkivmateriale skal klassifiseres
- forhold rundt sikkerhet og tilgangsstyring.
Records Management omfatter hele arkivets levetid – dvs. fra arkivmateriale skapes til det kasseres eller avleveres til langtidsbevaring. De viktigste trinnene i prosessen er:
- skape
- fange
- klassifisere
- tilgangsstyre
- lagre
- bruke og gjenbruke
- migrere
- konvertere
- avhende – dvs. enten kassere eller avlevere til depot
Definisjoner i ISO 15489
ISO 15489 Information and documentation – Records management er en internasjonal standard for arkivdanning.
Standarden definerer Records Management som:
«The field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including the processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records».
Standarden definerer videre Records som
«Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business».
Denne generelle standarden for arkivering definerer det konseptuelle rammeverket for et digitalt arkiv. OAIS-standarden er rammen for arkivpakkestrukturen i DIAS. Den ligger til grunn for organiseringen av Arkivverkets digitale depot og danner basis for avleveringsformatet i Noark-5.
OAIS er en modell for å innlemme, administrere og bruke bevart arkivmateriale i et arkivdepot. Standarden beskriver funksjoner, prosesser og informasjonsflyt i et digitalt depot med fokus på autentisitetssikring, og angir prosedyrer for vedlikehold innenfor rammen av et kontrollert miljø.
OAIS-modellen konsentrerer seg om overordnede kategorier, som omfatter både konseptuelle og tekniske aspekter av de digitale bevaringsobjektene. Hvert bevaringsobjekt skal i henhold til OAIS lagres som en autonom og selvdokumenterende arkivpakke, permanent forbundet med alle tilhørende logiske og tekniske metadata. Slik skal informasjonen fortsatt kunne fremstilles som arkivmateriale, og fortsatt være forståelig og autentisk som arkivmateriale.
Bevaringsobjektet i en OAIS-arkivpakke kan være et enkelt dokument eller et samlet datauttrekk fra en database.
OAIS skiller mellom tre typer av arkivpakker:
- SIP (Submission Information Package) er versjonen av bevaringsobjektet som mottas i arkivdepotet som aksesjon.
- AIP (Archival Information Package) er versjonen av bevaringsobjektet som er tilrettelagt for langtidsbevaring i arkivdepotet.
- DIP (Dissemination Information Package) for versjonen av materialet (en eller flere AIP) som gjøres tilgjengelig i en bruksversjon.
Når en ny AIP genereres av et arkivdepot, krever OAIS at den mottatte SIP-versjonen innlemmes i tillegg. For å gjøre det mulig å spore depotets operasjoner skal en opprinnelig SIP bevares uendret og integritetssikret – for alltid. Dette gjelder uavhengig av om en opprinnelig SIP fortsatt er tolkbar.
Et bevaringsobjekt i en OAIS-arkivpakke har to grunnelementer:
- Bevaringsmetadata (Preservation Description Information)
- Informasjonsinnhold (Content Information)
Informasjonsinnholdet har igjen to hovedelementer:
- Innholdsdata (filer) (Data Object)
- Tekniske metadata (Representation Information)
OAIS-pakkemodellen består altså tre deler: bevaringsobjektets innholdsdata, tekniske metadata for å fremstille dem og logiske (konseptuelle) metadata for å forstå dem.
Det er viktig å understreke at OAIS ikke er en implementeringsmodell. Det er en referanse- og begrepsmodell med metadata-kategorier uten konkrete forslag til metadata.
Metadata og annen tilleggsfunksjonalitet foreslås i en rekke oppfølgingsstandarder til OAIS.
OAIS-standarden danner rammen for arkivpakkestrukturen i DIAS. Den ligger til grunn for organiseringen av Arkivverkets digitale depot og danner basis for avleveringsformatet i Noark-5. Se beskrivelser under Andre standarder (DIAS).
OAIS-modellen har mangler, spesielt når det gjelder å håndtere arkivinformasjon fra Records Management-systemer.
Om OAIS
Open Archival Information System (OAIS) ble publisert i 2002. Den er utviklet av The Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS), et internasjonalt forum av romfartsorganisasjoner.
OAIS beskriver de funksjoner og avhengigheter et arkiv har, uavhengig av type materiale – enten det handler om månesteiner eller xml-uttrekk.
Standarden lanserte en ny terminologi og har raskt fått aksept over hele verden.
Dette er en detaljert spesifikasjon av hvilke metadata som skal eller kan inngå i dokumentasjonen.
Det er viktig å være klar over at all dokumentasjon (Records) består av to hoveddeler: innhold og metadata.
Innholdet er det som skal tas vare på, altså dokumentasjon av en aktivitet eller transaksjon, mens metadata er tilleggsinformasjon som beskriver dokumentasjonens kontekst (f.eks. hvilken arbeidsprosess som har skapt dokumentasjonen).
Alt arkivmateriale, både papirbasert og elektronisk, må tolkes i en kontekst.
Metadata inneholder dessuten informasjon om hvordan dokumentasjonen skal håndteres og vedlikeholdes (f.eks. tilgang, kassasjon).
Dette er foreløpig den eneste arkivstandarden som er oversatt til norsk. Den er en overordnet standard for arkivansvar og arkivstyring. I tillegg defineres og beskrives en del sentrale begreper og sammenhenger mellom disse.
Standard Norge har bestemt at Records Management skal oversettes med Dokumentasjonsforvaltning, og Records med Dokumentasjon.
Archive (arkiv) er definert som Permanent Records, altså dokumentasjon som skal tas vare på og vedlikeholdes over tid.
I henhold til dette bør begrepene Arkivdanning og (arkiv)Dokumenter erstattes av Dokumentasjonsforvaltning og Dokumentasjon i vår fagterminologi.
Det finnes også en oppfølgende standard ISO 30301 Management systems for records – Requirements som inneholder mer konkrete krav til arkivstyring.
Dette er en kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystemer, og den kan derfor i noen grad sammenlignes med den norske Noark-standarden.
Standarden ble opprinnelig utarbeidet av den internasjonale arkivorganisasjonen ICA (International Council on Archives), og består av tre deler:
- en prinsipiell del
- en del for rene arkivsystemer (Records Management Systems)
- en del for saksbehandlings- og fagsystemer (Business Systems).
Digital dokumentasjon som skal bevares over et lengre tidsrom, må vedlikeholdes.
Med jevne mellomrom må materialet konverteres til nye formater, og dataene må migreres til nye IT-system.
For å sikre at dokumentasjon ikke går tapt i slike konverteringer/migreringer, må det stilles strenge krav til prosessene.
Helt sentralt i moderne dokumentasjonsforvaltning står sammenhengen mellom arbeidsprosesser og dokumentasjon.
For å beskrive arbeidsprosessene er det nødvendig å analysere arkivskapers funksjoner og aktiviteter.
Dette vil så være utgangspunktet for klassifikasjonssystemer, og ofte også for styring av bevaring/kassasjon og tilgang.
Bak krav til dokumentasjon bør det ligge en risikoanalyse, herunder en analyse av hvilken dokumentasjon som skal fanges og bevares etter at arbeidsprosessene er utført.