Arkivpliktig informasjon i felles saksbehandlingssystem
Når offentlige virksomheter samarbeider om saksbehandlingen i et felles system, utfordrer det noen deler av arkivregelverket. Det er flere ting som er ekstra viktige å tenke på ved bruk og utvikling av slike systemer.
Det blir mer og mer vanlig at offentlige virksomheter bruker felles saksbehandlingssystemer. Arkivverket har sett behovet for å utforme veiledere på temaet for å bidra til at arkivhensyn blir ivaretatt. Her gir vi generell informasjon som virksomheter som bruker felles saksbehandlingssystemer kan ha nytte av.
Felles saksbehandlingssystemer kan forenkle og effektivisere prosesser, og samhandling på tvers av virksomheter. I et felles saksbehandlingssystem kan ulike virksomheter registrere, oppdatere, dele opplysninger eller saksbehandle den samme saken. Det kan for eksempel være på tvers av statlige, fylkeskommunale eller kommunale virksomheter. Ansvars- og oppgavefeltene kan være ulike for de forskjellige virksomhetene. Spekteret av felles saksbehandlingssystemer er stort, og svært mange av disse systemene inneholder arkivdokumentasjon.
Det tidligste eksempelet på felles saksbehandlingssystem som også har arkivfunksjon er utlendingsdatabasen DUF, som brukes av flere virksomheter innen utlendingsforvaltningen. Riksarkivaren godkjente i 2006 at organene som brukte systemet ble definert som en “særskilt gruppe av organer”, som kunne danne felles arkiv. Funksjonen utlendingsforvaltningen ble da den ytre rammen for arkivet. Arkivverket forutsatte at den organisatoriske konteksten ble dokumentert i løsningen, slik at saksbehandling er mulig å spore både under drift og etter avlevering til depot. Dette la til rette for felles avlevering, hvor ett organ fikk ansvaret på vegne av alle.
Landbruksdirektoratets ØKS, Husbankens søknadsordninger og Anleggsregisteret for søknader om spillemidler er andre eksempler på felles saksbehandlingssystemer. Dette er eksempler på systemer hvor saker behandles, og hvor kommuner, fylkeskommuner eller statlige virksomheter bidrar med informasjon. Disse systemene har per i dag ikke lagt til rette for felles arkivering, men sørger for distribuert arkivering hos de ulike virksomhetene som benytter seg av systemet.
Systemer som i hovedsak brukes til oppslag, som Folkeregisteret, Matrikkelen eller Felles Datakatalog, regnes ikke som felles saksbehandlingssystemer.
Er det fortsatt uklart hva som er et felles saksbehandlingssystem? Her er noen spørsmål som kan være til hjelp.
- Samarbeider dere om oppgaveløsning i et felles saksbehandlingssystem med andre virksomheter?
- Legger dere inn data i et saksbehandlingssystem som eies av et annet organ?
- Legger andre organ inn data i et saksbehandlingssystem som eies av dere?
- Er det brukere av systemet på tvers av forvaltningsnivåene?
- Er dere pålagt av overordnet organ å benytte et saksbehandlingssystem for en konkret oppgaveløsing?
Arkivregelverket legger opp til at hver enkelt virksomhet har sitt eget arkiv, som ikke skal blandes med andre arkiver. Hensikten er at det ikke skal være tvil om hvor et dokument oppstår og i hvilken sammenheng det hører til. Med andre ord må arkivets opphavssituasjon og proveniens være kjent.
Tidligere har det vært vanlig å knytte dokumentasjonens opphav til de virksomhetene som skapte den, da arkivene ble skapt på papir og opphavet var den fysiske plasseringen av arkivet. Felles saksbehandlingssystemer utfordrer den vanlige forståelsen av hvordan papirarkivers proveniens skal knyttes til organisatorisk opphav. Hvis opphav i stedet knyttes til systemer, kan saksbehandlingen som foregår på tvers av virksomheter dokumenteres og bevares samlet. På denne måten beholdes konteksten dokumentasjonen er skapt i. Det er ofte bedre enn om arkivet blir splittet opp og bevart fragmentert hos hver enkelt virksomhet.
Bestemmelsene i arkivloven med forskrifter gjelder uavhengig av om offentlige virksomheter saksbehandler i egne systemer eller benytter felles saksbehandlingssystemer. Hver enkelt virksomhet har plikt til å sørge for at de dokumentene som opprettes, mottas eller benyttes i saksbehandlingen eller som har verdi som dokumentasjon skal sikres som informasjonskilde for samtid og ettertid.
I de enkelte veilederne vil vi se nærmere på følgende områder i arkivregelverket:
- ansvaret for dokumentasjon
- journalføring og offentlighet
- beskrivelser og rutiner
Veiledere for bruk av felles saksbehandlingssystemer
Felles saksbehandlingssystemer brukes ulikt av forskjellige virksomheter. Behovet for veiledning vil derfor også variere. Her finner dere veiledere rettet mot forskjellige målgrupper: kommuner, statlige brukere og eier-organer.