Journalføring

Virksomheter underlagt reglene om journalføring, har plikt til å føre fortløpende journal for sine saksdokumenter. Regler om journalføring følger av arkivforskriften og offentlighetsloven. 

Hva er journal og journalføring? 

En journal er en oversikt/register over dokumentasjon som virksomheten saksbehandler. Når et dokument blir journalført, blir det registrert i et informasjonssystem. 

Alle virksomhet underlagt arkivloven og/eller offentlighetsloven har journalføringsplikt og kan ha en eller flere journaler for registrering av sine saksdokumenter.  

Journalen er et viktig verktøy for virksomheten. Journalregistreringene gir oversikt over status på saksbehandlingen, og dokumenterer når og hvordan henvendelser er mottatt og fulgt opp. Korrekt og løpende journalføring sikrer kvaliteten til det som registreres, gjør det enklere å gjenfinne dokumenter, og er nødvendig for at dokumenter skal bli tilgjengelig på offentlig journal.   

Offentlige virksomheter skal dokumentere sine rutiner for journalføring og kvalitetssikring av registreringene, samt offentlighetsvurdering og skjerming. 

Offentlighet og innsyn

Journalføring legger til rette for åpen og gjennomsiktig saksbehandling i det offentlige. En oppdatert og tilgjengelig journal er en viktig forutsetning for innsynsretten, offentlig debatt og demokratiet. En offentlig versjon av journalen, også kalt postliste, skal derfor være tilgjengelig for publikum. 

Statlige virksomheter som fører elektronisk journal, skal som hovedregel publisere den på eInnsyn.no. Kommunale virksomheter velger selv hvordan de tilgjengeliggjør offentlig journal. Eksempler på løsninger kan være å publisere det på kommunens nettside eller eInnsyn. Virksomheter som ikke publiserer journalen på internett, skal likevel gjøre den tilgjengelig for publikum når de ber om det. 

Hva omfattes av journalføringsplikten? 

Arkivforskriften § 14 setter opp tre kriterier som må være oppfylt for at et dokument skal være journalføringspliktig:  

1. Dokumentet må være et saksdokument for virksomheten i henhold til offentlighetsloven § 4. 

2. Dokumentet må enten ha blitt sendt inn til eller ut fra virksomheten.  

3. Dokumentet må være gjenstand for saksbehandling, og senere brukes til å bekrefte forholdene det gjelder. 

Selv om et dokument ikke kommer inn til eller blir sendt ut fra virksomheten, kan det fortsatt være journalpliktig. Dette er tilfellet for de typene organinterne dokumenter som er listet opp i arkivforskriften § 14. Et organinternt dokument er et dokument som er utarbeidet for intern saksforberedelse, jf. offentlighetsloven § 14. Et journalpliktig organinternt dokument kan for eksempel inneholde virksomhetens endelige avgjørelse i en sak. 

Utover de journalpliktige organinterne dokumentene, er det opp til virksomheten selv å vurdere hvilke andre interne dokumenter som skal journalføres. 

Journalføring uavhengig av dokumentets format 

Det som før ble formidlet i et brev, kan i dag opptre som en e-post eller en SMS, en melding eller et bilde på sosiale medier, et dokument på SharePoint eller en registrering på en webportal eller i et fagsystem.  

Det kan oppstå spørsmål om, og i hvilken grad, slik kommunikasjon skal journalføres. Det er innholdet i kommunikasjonen som avgjør om det skal journalføres, og ikke formatet eller kanalen kommunikasjonen foregår i. 

Når skal journalføring skje? 

§ 14 første ledd i arkivforskriften gjør det tydelig at journalføring skal legge til rette for offentlig innsyn. I henhold til § 15 første ledd i arkivforskriften skal det løpende registreres metadata om journalføringspliktige saksdokument. 

For å sikre offentlig innsyn er fortløpende journalføring nødvendig. Journalføring som utsettes til etter saken er avsluttet, eller til saken er mindre aktuell, vil kunne føre til en tilsidesettelse av hensynene bak reglene om innsyn. Derfor skal virksomheter (underlagt reglene om journalføring) ha interne rutiner som sikrer kontinuerlig og fortløpende journalføring. Sivilombudet har ved en rekke anledninger understreket viktigheten av dette, se eksempelvis denne uttalelsen fra 2020. 

Hvilke opplysninger skal være med i journalen? 

Journalføring skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere hvert enkelt dokument. Ved registrering av et dokument i journalen skal følgende opplysninger være med i henhold til arkivforskriften § 15:  

• Identifikator som gir dokumentet et unikt kjennetegn som kan leses av mennesker 
• Informasjon om konteksten dokumentet blir brukt i, og hvilke andre dokument det hører sammen med  
• En tittel eller andre metadata som viser hva dokumentet gjelder 
• Navnet på avsenderen eller mottakeren av dokumentet 
• Datoen på dokumentet eller datoen som viser når dokumentet ble sendt eller mottatt 
• Tidspunktet for registreringen 

Virksomheter som kun er omfattet av offentlighetsloven 

Noen virksomheter skal journalføre etter Offentlighetsloven, selv om reglene i arkivloven ikke gjelder for dem. I henhold til Offentlighetsloven § 10 skal reglene om føring av journal i arkivloven med forskrifter følges, også av disse virksomhetene.  

Krav til system for elektronisk journal 

Journalføringsplikten gjelder uavhengig av hva slags type system dokumentet inngår i. Elektronisk journalføring kan skje i et sak-/arkivsystem, direkte i et fagsystem eller gjennom en integrasjon mot et sak-/arkivsystem. Det sentrale er at systemet det journalføres i oppfyller funksjonelle krav til informasjonssystem beskrevet i arkivforskriften § 5 andre ledd. Det innebærer blant annet at det skal være mulig å hente ut en journal hvor metadata som er registrert sammen med et saksdokument er synlig. 

Nasjonalarkivet lanserte en oppdatert utgave av Noark-standarden i 2025, Noark 5.6, som er valgfri å bruke. Om den benyttes vil de funksjonelle kravene i lovverket være oppfylt.