Mediekonvertering

Størrelsen på arkivet, etterspørsel etter materialet og hvor lett det er å finne frem varierer fra virksomhet til virksomhet. Det vil ofte være mulig å effektivisere betjeningen av arkivet ved å mediekonvertere alt, eller de mest etterspurte delene. Det setter saksbehandlerne i stand til å søke i dokumentasjonen selv, noe som betyr raskere tilgang og avlastning av arkivtjenesten.

Mange statlige virksomheter bruker allerede store ressurser på skanning, men dokumentasjonen kan ikke kan gjenbrukes fordi det mangler et godt system for lagring og tilgjengeliggjøring av materialet som arkivtjenesten skanner. Et målrettet mediekonverteringsprosjekt der dokumentene blir gjort digitalt tilgjengelige og søkbare vil derfor redusere unødvendig ressursbruk. 

Det er en viktig fellesmålsetning for forvaltningen at samhandling med innbyggere skal skje gjennom digitale løsninger. Det samme prinsippet gjelder for bruk og tilgjengeliggjøring av arkivmateriale. Mediekonverterte arkiver gjør det enklere å gi tilgang til dokumenter gjennom digitale selvbetjente løsninger.

Mange statlige virksomheter har arkivdata eller serier som egner seg for åpen publisering på egen nettside, i Digitalarkivet, på eInnsyn eller lignende. Det kan være arkiver som omhandler en historisk hendelse, eller data fra registre som andre kan ha nytte av.

Noen typer arkiver er etterspurt av andre offentlige virksomheter. Et eksempel på dette er folkeregisterkort fra Skatteetaten. Mediekonverterte arkiver kan deles mellom virksomheter på lukkede delingsplattformer og bidra til mer effektiv saksbehandling.

Lovverket stiller strenge krav til arkivlokaler for å sikre at bevaringsverdig materiale ikke går tapt. Kostnader knyttet til leie og drift av arkivlokaler kan reduseres ved å mediekonvertere materialet. Ved for eksempel ombygging eller flytting, bør virksomheten se på muligheten for å avvikle arkivlokaler.

Et uordnet papirarkiv er sårbart da man kan risikere at det over tid blir vanskelig å finne frem i, eller i verste fall at arkivet går tapt. Mediekonvertering bidrar til bedre sikring og rimeligere vedlikehold av materialet. Det er mindre ressurskrevende å mediekonvertere arkivene i forbindelse med ordning av arkivet, enn å gjøre det på et senere tidspunkt. 

Også i tilfeller hvor dokumentene skal bevares i originalformatet gir mediekonvertering gevinster. Den digitale versjonen fungerer både som sikkerhetskopi og bruksversjon, slik at det blir mindre slitasje på originaldokumentene.

Arkivverket inngår i dag helhetlige avleveringsavtaler med statlige virksomheter som setter av tid og ressurser til mediekonvertering.  Arkivverket prioriterer også mottak av arkivmateriale som av andre grunner må overføres i originalformatet når virksomheten mediekonverter deler av arkivet.