Avlevering ved nedleggelse eller pålagt innlevering av pasientjournaler
Dersom en virksomhet overdras eller legges ned, og det ikke er aktuelt å overføre pasientjournalene til annet bestemt helsepersonell eller annen bestemt virksomhet, er virksomheten fra 1. oktober 2021 pålagt å avlevere journalene til Helsedirektoratet, jf forskrift om pasientjournal § 17.
Ved overdragelse vil det likevel i de fleste tilfeller være naturlig at behandleren som overtar pasientene også overtar pasientjournalene.
Ofte stilte spørsmål
Pasientjournalforskriften § 17 sier til om du er avleveringspliktig til ordningen.
Hvis det ikke er aktuelt å overføre journalene til ny behandler skal journalene avleveres til Helsedirektoratet (ved Norsk helsearkiv) ved opphør av virksomhet.
I tilfelle pålagt innlevering fra Statens helsetilsyn skal journalene også avleveres.
Hvis du har tapt autorisasjon og Helsetilsynet har i tillegg «pålagt innlevering» av pasientjournaler, så skal du avlevere. Hvis du kun har tapt autorisasjon, men har ikke blitt pålagt å innlevere, så skal du ikke nødvendigvis avlevere til ordningen.
Hvis du legger ned virksomheten som følge av tapt autorisasjon, så skal du allikevel avlevere etter pasientjournalforskriften § 17 (men ikke etter helsepersonelloven § 62a).
Pasientjournaler skal avleveres. Administrative opplysninger er til vanlig ikke inkludert, men behandleren må avgjøre om hva som er en del av journalen og nødvendig for helsehjelp.
Pasientjournalloven § 25 sier til om hva som skal oppbevares, og hvor lenge.
Det som skal oppbevares etter pasientjournalloven § 25 er aktuelt for avlevering. Er det noe som ikke skal oppbevares, men slettes, så skal det heller ikke avleveres til ordningen.
Det er behandlerens ansvar å kun avlevere det som videre skal oppbevares.
Journaler skal avleveres til Helsedirektoratet v/Norsk helsearkiv hvis alle de følgende punktene stemmer:
- Hele virksomheten legges ned
- Det antas å være bruk for journalene etter pasientjournalloven § 25
- Det er ikke aktuelt å overføre journalene til en annen behandler
Angående kommunale helsetjenester:
I utgangspunktet skal den kommunale helsetjenesten sørge for at pasientjournaler flyttes til ny lege.
Dersom pasienter kun flytter til en annen kommune, så skal journaler ikke avleveres til ordningen, ettersom virksomheten ikke legges ned.
Elektroniske pasientjournaler
Avlevering forutsetter overføring av pasientjournaler i PDF-format. Konvertering til PDF kan variere mellom journalsystemer, og journalene må foreligge i PDF før det kan avtales avlevering. Vi forutsetter derfor at konvertering til PDF er gjennomført før søknad sendes.
Dersom EPJ-leverandøren ikke kan bistå, kan også eksterne leverandører benyttes. ARKO AS (arko.no) har erfaring med konvertering av ulike journalsystemer til PDF.
Fremgangsmåte ved avlevering av journaler i PDF-format
- Ved avleveringsplikt kontakter du EPJ-leverandøren og ber om konvertering av de elektroniske pasientjournalene til PDF. Bruk gjerne lenken nedenfor for å åpne en e-postmal du kan videresende til leverandøren.
- Få bekreftelse fra leverandøren på at konverteringen er gjennomført, og at journalene oppfyller Nasjonalarkivets krav.
- Send inn søknad om avlevering av pasientjournaler i PDF-format til Norsk helsearkiv (se lenke under).
- Motta brev om signering av avtale, og signer elektronisk via Postens e-signeringsløsning.
- Motta et INC-nummer og formidle dette til leverandøren.
- Leverandøren overfører journalene.
- Journalene arkiveres hos Norsk helsearkiv.
- Kvittering for overføring av dataansvar sendes til deg. Ved dette er journalansvaret overført, og videre innsyn i eller overføring av journalene må søkes om via norskhelsearkiv.no.
Når du kontakter din leverandør, kan du sende en forespørsel, med nødvendig informasjon, ved å bruke lenken nedenfor.
Behandlere, som fra Statens helsetilsyn (i tillegg til tap av autorisajon) er pålagt innlevering av pasientjournaler, kan i tillegg deponere en database for midlertidig lagring. Databasen kan da i leveres tilbake til behandleren, slik at journalene kan fullstendig gjenopprettes i behandlerens EPJ system.
Ved deponering av database er journalene utilgjengelige og kan i tillegg ikke sorteres ut for videresending til andre behandlere. En databasedump er derfor ikke en avlevering og ivaretar ikke helsehjelpen på samme måte og avlevering av journaler på PDF format.
Fysiske pasientjournaler
Journalene kan først sendes når avtale er signert. Informasjon om mottaksadresse og -dato fremkommer i avtalen.
- Journalene skal være fri for mugg
- Eskene må merkes med behandlers navn og tall, f.eks. Kari Normann 1/3, 2/3, 3/3
- Pasientjournalene legges inn i et omslag per pasient
- Pasientens navn og fødselsnummer skal påføres utenpå omslaget
- Omslagene skal pakkes i esker, f.eks. Pappis fra IKEA eller lignende (25x34x26). Av hensyn til både HMS og optimalisering av vårt robotiserte lager, er det ikke ønskelig med store, tunge flytteesker
- Eskene må ikke overfylles
- Det skal være enkelt å trekke ut en journal fra esken
Mindre sendinger kan fraktes av selve behandleren, eller sendes som bedriftspakke helt til døren. Journaler sendt til postkontoret blir ikke hentet.