Mottak av pasientjournaler fra virksomheter ved overdragelse, nedleggelse eller tap av autorisasjon

Skjemaet brukes for både elektroniske og fysiske journaler. Dersom du har begge deler, må det sendes inn to ganger.

Les før du fyller ut

Elektroniske pasientjournaler må avleveres i PDF-format.

Før du sender inn søknad for avlevering av elektroniske journaler, må journalene være konvertert til PDF. Vær oppmerksom på at hvor enkelt dette er, varierer fra journalsystem til journalsystem. Det er viktig at journalene faktisk eksisterer i det formatet som skal avleveres på.

EPJ-leverandøren din kan ofte bistå med konvertering til PDF. Hvis dette ikke er mulig, finnes det eksterne tjenesteleverandører. Arko (arko.no) har bred erfaring med konvertering av ulike journalsystemer til PDF.

1. Nedleggelse eller overdragelse av virksomhet
Dersom en virksomhet legges ned eller overdras, og pasientjournalene ikke overføres til annet bestemt helsepersonell eller virksomhet, er du fra 1. oktober 2021 pålagt å avlevere journalene til Helsedirektoratet, jf. forskrift om pasientjournal § 17.

Kun journaler som skal oppbevares videre etter pasientjournalloven § 25 skal avleveres ved nedleggelse. Journaler som ikke omfattes av oppbevaringsplikten, skal ikke avleveres.

2. Tap av autorisasjon, lisens eller spesialgodkjenning
Ved tap av autorisasjon, lisens eller spesialgodkjenning kan Statens helsetilsyn pålegge innlevering av journalmateriale, jf. helsepersonelloven § 62a.

I begge tilfeller skal journalmaterialet avleveres til Norsk helsearkiv (NHA), som er depot for ordningen.

Opptrer på vegne av

Deg selv
En virksomhet eller bedrift

Virksomhetens navn (hentet fra Enhetsregisteret og begrenset til 60 tegn)

Organisasjonsnummer

Kontaktperson

Første

Siste

Opplysninger om deg

Navn

Første

Siste

Fødselsdato

Telefon

E-post

Adresse

Kommune

Postnummer

Målform

Bokmål
Nynorsk

Grunn til avlevering

?

Avlevering til Norsk helsearkiv etter § 17 i pasientjournalforskriften:

Nedlagt/avsluttet virksomhet
Pålagt innlevering jf. hpl § 62 a (pålagt av Helsetilsynet, i tillegg til tapt autorisasjon)

Opphørt virksomhet
Pålagt innlevering

Avlevering til Norsk helsearkiv etter § 17 i pasientjournalforskriften: Pålagt innlevering jf. hpl § 62 a (pålagt av Helsetilsynet, i tillegg til tapt autorisasjon)

Bekrefte pålagt innlevering

Jeg bekrefter at Statens helsetilsynet har eksplisitt pålagt meg å avlevere journalene

Ikke alle som taper autorisasjon er pålagt innlevering av Statens helsetilsyn

Bekrefte at det fortsatt kan være behov for journalene

Jeg bekrefter at det fortsatt kan være behov for journalene

Pasientjournaler skal bare avleveres til Norsk helsearkiv dersom det fortsatt kan være behov for opplysningene. Det kan for eksempel være behov for journalene ved videre behandling, rettighetssaker eller saker som gjelder etterlatte etter pasientens død. Dersom det ikke lenger kan antas å være behov for journalopplysningene, skal journalene ikke avleveres til Norsk helsearkiv. Virksomheten må da vurdere journalene etter reglene om bevaring og sletting i pasientjournalloven. Se pasientjournalloven § 25 om bevaring og sletting av helseopplysninger.

Er det aktuelt å overføre journalene til ny behandler eller virksomhet?

Ja
Nei

Hvis pasientene har fått en ny behandler skal journalen overføres til den nye behandleren, men ikke avleveres inn i ordningen.

Hvorfor er det ikke aktuelt å overføre journalene til ny behandler eller virksomhet?

Forklar hvorfor det ikke er aktuelt å flytte journalene til en annen behandler. I de tilfellene en annen behandler overtar pasientene bør journalene ikke inn i denne ordningen.

Har du allerede vært i kontakt med en saksbehandler hos Norsk helsearkiv?

Ja
Nei

Informasjon om behandleren

Navn/firmanavn

Fødselsdato behandler

HPR-nr behandler (valgfri)

?

Finn behandlernummer i Helsepersonellregisteret.

databasedump Bekrefte (fraår-tilår)

Oppgi alle behandlere

Oppgi fullt navn på de behandlerne pasienter sannsynligvis vil søke etter – særlig når de husker behandleren, men ikke virksomhetsnavnet.

Oppgi hvilket tidsrom materialet dekker (fraår-tilår)

Informasjon om materialet som avleveres

Hvis du skal avlevere journaler fra EPJ-system, må de først konverteres til PDF før du søker om avlevering av elektroniske pasientjournaler.

Er journalene som avleveres fysiske eller elektroniske?

Fysiske pasientjournaler
Elektroniske pasientjournaler

Bekrefte at journaler allerede er konvertert til PDF-format

Jeg bekrefter at leverandøren allerede har konvertert pasientjournalene fra databaseformat til PDF-format i tråd med Nasjonalarkivets krav.

Dersom leverandøren ikke allerede har utført denne oppgaven for deg, må dette gjøres før du sender inn søknad om avlevering av pasientjournalene..

Materialets tilstand

God
Dårlig

Beskriv nærmere

Er det gjennomført test av mugg/støv?

Ja
Nei
Ikke nødvendig

Hvor mange hyllemeter skal avleveres?

Hyllemeter er lengde på hele arkivet i meter hvis alle journalene tenkes satt opp som bøker i en bokhylle.

Hvilken størrelse er det på arkiveskene? (valgfri)

Oppgi høyde, bredde og dybde i centimeter.

Når vil du avlevere?

Vennligst foreslå en dato du ønsker å satse på for avlevering.

Den datoen vil bli brukt som utgangspunkt i en avtale om avlevering. Husk at det kan være en tidkrevende prosess å avlevere, se krav for avlevering av fysiske pasientjournaler.

Avleveringsdatoen kan også påvirkes av lagerkapasitet innen NHA.

Dato

Har journalene hele fødselsnumre (11-sifre)?

Ja, alle
Noen har fullt fødselsnummer
Nei

Hvilket EPJ-system er brukt?

Hvilket firma har levert EPJ-systemet?

Antall innsynsforespørsler i materialet siste året

Antall pasientjournaler som skal avleveres

Elektroniske pasientjournaler skal avleveres som .pdf filer – én fil pr pasient

Skal databasedump deponeres?

Ja
Nei

En databasedump er en samlet sikkerhetskopi, som muliggjør en rask gjenoppretting i det opprinnelige pasientjournalsystemet. Denne kan ikke åpnes hos Norsk helsearkiv og oppbevares i inntil to år. Dette gjelder kun når det avleveres journaler fra behandlere med tapt autorisasjon og pålagt innlevering fra Helsetilsynet.

Når vil du avlevere?

Vennligst foreslå en dato du ønsker å satse på for avlevering. Den datoen vil bli brukt som utgangspunkt i en avtale om avlevering. Husk at det kan være en tidkrevende prosess å avlevere, se krav for avlevering av elektroniske pasientjournaler.

Andre opplysninger

Har du flere opplysninger til oss kan du bruke fritekstfeltet ovenfor (valgfri)