10 tips til god dokumentasjonsforvaltning

Tips 1

Bestem og dokumenter hvem som gjør hva, og hvem som har ansvaret

Få med alle deler av arkivarbeidet i hele organisasjonen. Pass på at alle kjenner sin rolle, oppgaver og ansvar. Husk arkiv-perspektivet ved endringer i for eksempel organisasjonsstruktur eller datasystemer.  Les mer i veileder for dokumentasjon av arkivansvar. 

Tips 2

Vit hva dere lager, hvilke regler som gjelder og hvordan dere redder det til slutt

Dette er en vesentlig del av arkivplanen. Den skal beskrive hvordan arkivarbeidet er organisert, hvilke rutiner som gjelder, hva arkivet består av og hvordan det skal tas vare på. Les mer i veileder for hvordan etablere internkontroll for arkiv. 

Tips 3

Vit hvor den elektroniske dokumentasjonen er

Ha oversikt over alle elektroniske systemer som danner og inneholder arkiv – det er ikke bare sakarkivet og det er ofte flere enn man tror. Kartlegg hva som skal tas vare på, og hvor lenge. Les mer i veileder for dokumentasjonskrav for fullelektroniske systemer 

Tips 4

Lag gode rutiner for alt av elektronisk arkiv

Gode rutiner reduserer risiko og hever kvaliteten på arkivet. De skal beskrive ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systemteknisk informasjon for alle fullelektroniske systemer som styrer arkivering eller tilgang til arkivdokumenter. Les mer i veileder for systemoversikt med beskrivelser.  

Tips 5

Bestem hvordan dere skal kvalitetssikre dokumentasjonen

God kvalitetssikring er avgjørende for tilliten til dokumentasjonen som finnes i arkivet, og for at journalen skal fungere som et verktøy både internt, for innbyggerne og pressen. Les mer i veileder for kvalitetssikring av elektronisk journal.  

Tips 6

Ha en plan for «den elektroniske evigheten»

Å bevare elektronisk arkivmateriale trygt og tilgjengelig over lang tid krever kunnskap og langsiktig planlegging. Les mer i veileder for hvordan planlegge langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale. 

Tips 7

Rydd kjeller og loft

Eldre og avsluttet papirarkiv skal ordnes, pakkes og merkes. Det kan være tidkrevende arbeid, så ha en plan for når og hvordan det skal skje. Les mer i veileder for hvordan planlegge ordning og listeføring av papirarkiv.  

Tips 8

Oppbevar gamle papirarkiver riktig

Arkivene skal være sikret mot vann, brann, skadedyr og andre fysiske farer. Materialet skal være tilgjengelig for dem som skal bruke det, og ikke for andre. Les mer i veilederen for krav til arkivlokaler. 

Tips 9

Samarbeid med andre

Sørg for faglig påfyll og deling av kompetanse. Det finnes mange som jobber med de samme problemstillingene.  

Tips 10

Hjelpen finnes – bruk den!

Utnytt kompetansen dere har tilgang på hos IKA eller fylkesarkiv. Bruk Arkivverkets veiledninger og webinarer, eller be om konkret hjelp.  

For en grundigere kartlegging av styrker og svakheter ved arkivholdet i egen virksomhet, bruk vårt verktøy for egenvurdering av arkivkvalitet.