Veileder for risikovurdering og fysisk sikring av arkiver
Kravene til hvordan virksomheter skal sikre arkivene sine er endret. Denne veilederen hjelper dere med å gjøre en risikovurdering av den fysiske sikringen av arkivene.
Målgruppe
Denne veilederen er primært for offentlige virksomheter og andre virksomheter underlagt arkivloven som forvalter dokumentasjon som arkiv. Veilederen er i hovedsak ment for deg som jobber med dokumentasjonsforvaltning og arkiv. I tillegg kan veilederen være relevant i arbeidet med internkontrollen, samt byggdrift.
Kort fortalt
Hva er målet: Veilederen skal sette virksomheten i stand til å gjøre en risikovurdering av den fysiske sikringen av arkivene.
Hva må gjøres: Virksomheten må kartlegge risiko og sårbarheter i den fysiske sikringen av arkivene. Dere bør dokumentere vurderingene for bruk i internkontrollen.
Hvordan nå målet: Bruk hjelpespørsmålene i veilederen for å vurdere om den fysiske sikringen av arkivene alltid verner dem mot skade.
Hva slags arkiv: Arkiv som er lagret på fysisk lagringsmedium, eksempelvis servere, minnepenn, mikrofilm, analoge arkiv og andre fysiske lagringsmedium med digitale arkiv.
Hvorfor må dette gjøres: Arkivforskriften §§ 10 og 13.
Bakgrunn
Dagens arkivlov og arkivforskrift er i stor grad funksjonsbasert, noe som innebærer lavere detaljeringsgrad sammenliknet med tidligere regelverk. Det betyr at virksomheten selv nå har et større ansvar om å vurdere om lovkravene er oppfylt. Vurderingene kan gjøres på flere måter, eksempelvis ved risikoanalyser. Disse vurderingene må sees i sammenheng med kravet om å vurdere risiko for regelbrudd fortløpende og sette inn tiltak som reduserer risikoen.
Krav til den fysiske sikringen av arkivene
Vi har laget hjelpespørsmål som har til hensikt å hjelpe dere med å vurdere om arkivene er vernet mot vann og fukt, brann og skadelig varme, skadelig klima- og miljøpåvirkning, samt skadeverk, innbrudd og ikke-autorisert tilgang. Vi anbefaler at dere involverer relevant fagkompetanse i vurderingene.
Vi gjør oppmerksom på at listen med hjelpespørsmål ikke er uttømmende.
Vann og fukt
Vann og fukt kan føre til skade både på digitalt og analogt arkivmateriale. Det er viktig å forebygge slik at vann ikke trenger inn der arkivmateriale oppbevares. Dere må gjøre risikovurderinger for å sikre at arkivmaterialet er vernet mot vann og fukt. Dere bør vurdere:
- Er bygningsmassen sikret mot inntrengning av vann?
- Er det risiko for vanninntrenging fra tilstøtende rom?
- Finnes det vannrør, avløp eller kloakkrør som kan utgjøre en risiko for arkivmaterialet? Hvordan er de i så fall sikret?
- Finnes det varslingsteknologi som sikrer rask oppfølging ved vanninntrenging?
- Kan vinduer føre til vanninntrengning eller fuktskader?
- Er det fare for at flom kan få konsekvenser for lokaler som inneholder arkivmateriale som skal tas vare på for ettertiden?
- Finnes det forebyggende tiltaksplaner for mulige skader som er varslet, eksempelvis flom?
- Er skadebegrensende tiltak på plass?
- Hvis uhellet først er ute, hvor lang tid tar det før avbøtende tiltak kan settes i gang?
Brann, spredning av brann og skadelig varme
Brann og skadelig varme kan i verste fall føre til at viktig dokumentasjon blir skadet eller går tapt. Sikringen skal derfor være utformet slik at fysisk arkivmateriale alltid har vern mot brann og skadelig varme. Dere bør vurdere:
- Har bygningsdelene (vegger, gulv, tak, dør) tilstrekkelig brannmotstandsevne?
- Finnes det system for varsling ved brann, overoppheting og tekniske feil?
- Er det etablert rutiner for rask oppfølging dersom slike varsler utløses?
- Er elektrisk og teknisk utstyr i oppbevaringsmiljøet kartlagt og vurdert med hensyn til brannfare?
- Finnes det tilgjengelig håndslukkingsapparat eller annet utstyr for førsteinnsats ved brann?
- Finnes det brennbart materiale eller varmekilder i miljøet som kan øke brannrisikoen, eksempelvis kopimaskiner, elektrisk rullearkiv, e.l.?
- Har dere vinduer som utgjør en risiko for skadelig varme eller spredning av brann?
- Er det gjort tiltak for å hindre at brann sprer seg?
Skadelig klima- og miljøpåvirkning som mugg, skadedyr og lignende
Skadelig klima- og miljøpåvirkning som mugg, skadedyr o.l. kan skade arkivmaterialet.
Arkiver må oppbevares under forhold tilpasset det aktuelle materialet. Her kan det være ulike hensyn å ta basert på lagringsmediet. Eksempelvis vil servere og mikrofilm kreve ulikt vern mot klima- og miljøpåvirkning. Dere bør vurdere:
- Oppbevares arkivene under stabil temperatur?
- Har dere kontroll på den relative luftfuktigheten hvor arkivmaterialet blir oppbevart?
- Er det mulig å overvåke klimaforholdene der arkivmateriale blir oppbevart?
- Har arkivrommene ventilasjon for å unngå stillestående luft? Er ventiler eller filtre regelmessig vedlikeholdt?
- Er det vinduer som kan påvirke temperaturen eller kondensasjon utilsiktet?
- Har dere vurdert hvordan temperaturen og luftfuktigheten sammen påvirker arkivmaterialet?
- Har dere rutiner for fast tilsyn og renhold?
- Er det fare for at jordskred kan få konsekvenser for lokaler som inneholder arkivmateriale som skal tas vare på for ettertiden?
- Overvåkes forekomsten av skadedyr regelmessig gjennom faste rutiner, som for eksempel plassering og kontroll av feller?
- Har dere gjort nødvendige sikringstiltak dersom arkivmateriale som kan påvirke hverandre negativt oppbevares sammen?
- For digitale løsninger, har dere god nok kjøling av servere? Sikrer denne en stabil temperatur?
Skadeverk, innbrudd og ikke-autorisert tilgang
Arkivmaterialet skal ikke komme på avveie, skades, manipuleres eller komme i hendene på uvedkommende eller personer som ikke har tjenstlig behov for tilgang. De fleste arkiver inneholder taushetsbelagte opplysninger. Dere må derfor sørge for relevante sikringstiltak for å verne arkivene mot skadeverk, innbrudd og ikke-autorisert tilgang. Dere bør vurdere:
- Har dere oppdaterte regler og styringssystemer for hvem som har tilgang til lokalene?
- Har lokalet fast tilsyn?
- Er dører, låser og eventuelle vinduer vurdert med tanke på innbrudd eller innsyn?
- Gir bygningens innbruddsalarm eller andre tiltak vern mot innbrudd? For eksempel alarmer, sensorer eller andre systemer som oppdager uønskede hendelser.
- Har dere sikkerhetsgradert materiale? Da må dere vurdere sikringen av dette materialet i henhold til relevant regelverk.
- For digitale løsninger, er dere sikret stabil strømforsyning?
- Har dere reservestrøm som kobler seg på øyeblikkelig ved strømbrudd? Har dere tilgang til nødstrøm?
Forebygging og håndtering av skader
Det skal umiddelbart iverksettes tiltak dersom det er en risiko for at arkiv kan bli skadet. Det er derfor viktig at dere er godt forberedt på hva som skal gjøres dersom arkivmaterialet er i fare for å bli skadet eller gå tapt.
Gode forberedelser og planlegging vil bidra til at dere kan handle raskt og effektivt. Et viktig forebyggende tiltak kan være å gjøre grundige risikovurderinger og utarbeide en tilhørende beredskapsplan. Også i dette arbeidet anbefaler vi at dere involverer relevant fagkompetanse.
I tillegg kan det være nyttig å ha verdibergingsplaner med prioritering av fysisk arkivmateriale for å hjelpe brannvesenets innsats ved en eventuell evakuering. Slike planer kan sørge for at det mest verdifulle arkivmateriale blir berget.
Et konkret forebyggende tiltak kan være å avlevere eller overføre arkivene til et digitalt eller analogt depot. For digitalt arkivmateriale kan behovet for fysisk sikring erstattes med bruk av skytjenester. Analoge arkiver kan sikres tilsvarende ved mediekonverterting.
Skader på arkiv som allerede har skjedd skal utbedres så langt det er mulig.