Hvordan søker jeg etter arkiv?
Lurer du på om vi har et spesifikt arkiv eller leter du etter bestemte opplysninger? Da bør du vite at arkivsøk er omvendt av søk på nettet. Du må først finne opplysninger om hvilke virksomheter som behandlet saker med den informasjonen du er ute etter.
Arkivportalen
Vi vet ikke nøyaktig hvilke opplysninger vi har om enkeltpersoner og enkeltsaker. Opplysninger er spredt ut over arkivene til offentlige og private virksomheter. For å finne en bestemt opplysning, må vi først finne ut hvor opplysningene er laget og behandlet.
Husk at arkiv ikke kan sees på som et oppslagsverk. Det er ingen garanti for at du finner det du er på jakt etter, og det kan være tidkrevende å lete.
På Arkivportalen.no kan du søke etter hvilke arkiver vi har. Arkivsøk på papir eller skannet papir skiller seg fra søkene man gjør i en søkemotor:
På Arkivportalen.no kan du se hvilke institusjoner som har avlevert sine arkiver, og du får informasjon om hvor disse arkivene er oppbevart. Vi og en rekke andre arkiver og museer bruker Arkivportalen til å publisere informasjon om sine arkiver.
På Arkivportalen.no kan du søke og bla i digitale arkivkataloger. En arkivkatalog er en systematisk fortegnelse over et arkiv, der hvert enkelt arkivstykke – arkivboks, protokoll, digital enhet eller liknende – er listet opp. Innholdet i enheten er mer eller mindre detaljert beskrevet.
På Arkivportalen.no kan du forberede deg og bestille arkivmateriale til gjennomsyn på våre lesesaler.
Du finner du en beskrivelse på hvordan du bestiller arkiv til lesesalen via Arkivportalen lenger ned.
Slik søker du i Arkivportalen
I søkeboksen på Arkivportalens forside skriver du inn det du ønsker å søke etter. Navnet på arkivskaperen er et godt utgangspunkt. Arkivportalen vil søke etter alle ordene du skriver inn i søkefeltet så det kan være at du vil få mange treff som virker lite relevante. Klikk på et av søkeforslagene eller bruk hermetegn for å søke på nøyaktige fraser. En detaljert beskrivelse av søkefunksjonene finner du på Arkivportalens egne hjelpesider.
Slik undersøker du arkivkatalogen
Du kan ved fritekstsøk få treff på ulike nivå, både i selve arkivet, serier eller arkivstykker (protokoller eller bokser) i et arkiv. Arkivsaker organiseres etter et hierarki. Der en bok vil ha titler, kapitler og innhold, vil et arkiv ha navn på arkivet, serier og arkivstykker.
Tegningene nedenfor viser om du har fått treff på et arkiv eller en eske. Arkiv er markert med en tegning av et gråfarget arkivskap, serier markeres med tegning av brune esker og arkivstykker markeres med en brun eske.
Fra trefflisten klikker du deg inn på det arkivet du vil se nærmere på. Du kan holde pekeren over arkivnavnet og få opp et PDF-symbol. Trykker du på dette kan du laste ned hele katalogen.
Du kan også klikke deg videre inn i innholdet i arkivene ved å trykke på «Hierarki». Du vil da få listet opp alle seriene som er registrert i det aktuelle arkivet. Du kan klikke deg videre inn i ulike serier og arkivstykkene der. I mange tilfeller kan du klikke deg videre inn på mappenivå i de ulike arkivstykkene.
Her kan du lese mer om hvordan arkiver er bygd opp og hva de kan brukes til
Slik kan du få tilgang til arkivene
Når du har funnet arkivet du er ute etter i Arkivportalen, kan du bestille eskene du ønsker via nettsiden. Du må da lage egen bruker og logge deg inn, du finner instrukser på arkivportalen.
Du kan også møte opp på våre lesesaler for veiledning og bestille arkivmateriale ved oppmøte.
Gjennom vår veiledningstjeneste på telefon kan du få råd og hjelp med overordnede spørsmål knyttet til arkivene.
Du må være innlogget med egen bruker for å kunne bestille. Dersom du ikke har opprettet en bruker må du gjøre det. Klikk her for å opprette bruker: Opprett konto på Arkivportalen
Søk og finn arkivmaterialet du ønsker å se på lesesal.
Du kan bestille stykker, mapper og foto, men ikke hele serier.
- Søk på det du ønsker å bestille.
- Når du har funnet det du ønsker å bestille holder du musepekeren over stykket/mappen/foto. Klikk på handlevognikonet («Legg i min tralle») som dukker opp til høyre.
- Når du har lagt alt du ønsker å bestille i trallen/handlevognen klikker du på handlevognikonet øverst til høyre for å gå videre med bestillingen:
- Her finner du en oversikt over det du har lagt til handlevognen, og kan bruke søppelkasseikonet til å fjerne stykker/mapper/foto du ikke ønsker å ha med i bestillingen. For å fullføre bestillingen må du legge inn ønsket dato. Husk å sjekke den aktuelle lesesalens åpningstid.
- Klikk «Gå videre til bestilling». Materialet blir da bestilt, og du vil se kvittering på skjermen. Du vil også motta en kvittering på epost. Du kan se dine bestillinger på Arkivportalen ved å klikke på navnet ditt og gå til «Mine bestillinger».
Forskjellen mellom Arkivportalen og Digitalarkivet
Arkivportalen inneholder oversikt over alle arkiver, men kun en liten del er digitalisert og finnes på Digitalarkivet. Bruk Arkivportalen til å søke det du ikke finner på Digitalarkivet.
Arkivet etter en virksomhet kan være «flere arkiver» på Arkivportalen. Endringer i virksomhetens navn og oppgaver som flyttes mellom ulike virksomheter kan skape utfordringer. Det samme gjelder kommunesammenslåinger og nye fylkesnavn. Oppslag i håndbøkene for brukere av statsarkivene og Riksarkivet vil være til hjelp.