Taushetsbelagte opplysninger

I offentleglova er det fastslått som en hovedregel at publikum har rett til å se arkivmateriale fra offentlig forvaltning. Derfor er det Nasjonalarkivets mål at avleverte arkiv i størst mulig grad skal være åpne for bruk for alle. Allikevel inneholder en del arkivsaker taushetsbelagte opplysninger som det ikke uten videre kan gis innsyn i.

Offentlige arkiver inneholder en mengde opplysninger om enkeltpersoner. Noen av disse opplysningene kan være informasjon de fleste av oss vil ønske å holde for oss selv, opplysninger som vi ikke ønsker at alle og enhver skal få rede på. Vi kaller dem sensitive personopplysninger. For eksempel kan dette være opplysninger om helse, straffbare forhold og adopsjon. Det vil nok være ulike oppfatninger av hva som er en sensitiv personopplysning. Lovverket setter noen rammer for hva som er en sensitiv personopplysning, men for en stor del er dette en vurdering som er basert på skjønn. Nasjonalarkivet må derfor i mange tilfeller gjøre en konkret vurdering.

Slike opplysninger kan finnes i arkivene fordi myndighetene har hatt behov for dem i en eller annen sammenheng. Ofte har vi selv gitt opplysningene til myndighetene, under forutsetning av at de bare brukes til det formålet de samles inn for. For eksempel kan vi være mer åpne og snakke friere i politiavhør hvis vi føler oss trygge på at det vi sier ikke kommer allmennheten for øre. Den myndigheten som samler inn slike opplysninger, har taushetsplikt, og denne taushetsplikten opprettholdes når arkivene avleveres til Nasjonalarkivet.

Utover opplysninger om personlige forhold, kan arkivene også inneholde opplysninger om forretningshemmeligheter og saker av betydning for rikets sikkerhet.

De generelle bestemmelsene om taushetsplikt finnes i offentleglova og forvaltningsloven, samt i forvaltningslovforskriften. Av offentleglova § 13 framgår det at man ikke kan få innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt. I tillegg er det i enkelte særlover gitt spesielle bestemmelser om taushetsplikt. Nasjonalarkivet oppbevarer også opplysninger som er gradert etter sikkerhetsloven.

Det er satt ulike sperrefrister for når taushetsplikten for en opplysning opphører og materialet fritt kan benyttes på våre lesesaler. Bestemmelsene om dette finnes dels i forvaltningsloven med forskrift, dels i særlovgivning.

Hovedregelen etter forvaltningslovens § 13c er at taushetsplikten bortfaller etter 60 år. Det vil si at arkivmateriale som er eldre enn 60 år gammelt, for en stor del fritt vil kunne brukes på våre lesesaler. Men det som noen ganger er et problem, er at eldre og yngre materiale ofte er samlet i én og samme eske eller mappe, og at det kan være svært vanskelig å skille de taushetsbelagte opplysningene fra det som er offentlig tilgjengelig. I den grad det er mulig, og ikke for arbeidskrevende, vil vi på forespørsel forsøke å legge til rette for at du får tilgang til opplysningene.

Ifølge forvaltningslovforskriften § 11 kan Nasjonalarkivet i det enkelte tilfellet bestemme at taushetsplikten for personlige opplysninger skal gjelde utover 60 år eller den fristen andre lover setter. Forskriften setter ingen grense for hvor lenge taushetsplikten kan forlenges, men i praksis har den ofte vært forlenget til enten 80 eller 100 år. 80 år er den vanligste grensen, og har normalt vært brukt i saker som inneholder opplysninger om for eksempel farskaps-/bidragssaker. Taushetsplikten er 100 år der hvor det finnes opplysninger om adopsjon og barnevernssaker. Forlengelse av taushetsplikten til 100 år kan også være aktuelt i saker hvor det finnes andre spesielt sensitive personopplysninger.

Også i spørsmålet om forlengelse av taushetsplikt er det betydelig rom for skjønnsmessige vurderinger. Vi legger her særlig vekt på opplysningens art, altså hvor sensitiv den må antas å være for den det gjelder, og vurderer dette opp mot offentlighetens interesse av å få kjennskap til disse opplysningene. Vi tar også hensyn til mulige skadefølger av å tilgjengeliggjøre dem, ved å vurdere om det er grunn til å tro at den som opplysningene gjelder, fortsatt er i live eller om eventuelle etterkommere vil føle seg krenket av at opplysningene blir offentlig kjent.

I tillegg til forvaltningsloven finnes det også en del andre særlover som regulerer taushetsplikt. For eksempel fastsetter statistikkloven § 8 taushetsplikt i 100 år for personopplysninger som er samlet inn med hjemmel i denne loven. Dette gjelder de statlige folketellingene, og gjør at vi ikke kan gi tilgang til dem eller publisere dem før de er 100 år gamle. I rettstellslovene (straffeprosessloven, politiregisterloven og politiregisterforskriften) og helsepersonelloven, som regulerer innsyn i henholdsvis straffesaker og pasientjournaler, er det ikke fastsatt noe tidspunkt for bortfall av taushetsplikten. I politiregisterloven § 24 nr. 3 og helsepersonelloven § 23 nr. 2 heter det allikevel at taushetsplikten ikke er til hinder for at opplysningene brukes «når ingen berettiget interesse tilsier hemmelighold». Nasjonalarkivet praktiserer en adgangsbegrensning på 100 år for straffesaker og 150 år på pasientjournaler, saker som er eldre kan bestilles til bruk på våre lesesaler. Hvis du ønsker innsyn i opplysninger som er yngre enn dette, må du sende oss en skriftlig henvendelse hvor du begrunner hvorfor du ønsker innsyn og hva opplysningene skal brukes til.

Se også: Sperret innhold i Digitalarkivet

Hvem som helst kan be om å få se materiale som er sperret fordi det kan inneholde taushetsbelagte opplysninger. Opplysningene i det aktuelle materialet vil da bli vurdert av arkivfaglig personale.

Hvis en konkret vurdering viser at materialet likevel ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger, erklæres det som fritt tilgjengelig. Materialet kan da gjennomgås på vanlig måte på lesesalen.

Hvis materialet inneholder taushetsbelagte opplysninger, betyr ikke det at all tilgang er utelukket. I hovedsak er det to unntak som gjelder: partsinnsyn og innsyn for forskningsformål.

Alle har i utgangspunktet rett til å få se opplysninger som gjelder en selv. Det finnes mange lovbestemmelser som ivaretar denne retten, bl.a. i forvaltningsloven.

Hovedregelen er at det bare er den som opplysningene gjelder som har rett til innsyn i opplysninger om seg selv. Andre personer, f.eks. barna til den opplysningene gjelder, har i utgangspunktet ikke en slik rett; heller ikke når parten selv er død. Hvis du ønsker at andre skal få tilgang til en sak der du selv er part, må du gi vedkommende fullmakt eller samtykke. Mer om det nedenfor.

I en del saker kan det finnes opplysninger om flere personer. Opplysninger om andre som du har fått fordi du selv er part i saken, kan bare brukes for å ivareta dine interesser, og du må bruke disse opplysningene med varsomhet. I noen tilfeller kan det være aktuelt å undertegne en taushetserklæring. Nasjonalarkivet vil gi nærmere informasjon om hvordan du skal forholde deg i innsynsbrevet.

Søknaden

Søker du om partsinnsyn, må du gjøre rede for din tilknytning til saken, hvorfor du ønsker innsyn, samt legitimere deg med elektronisk ID eller kopi av legitimasjon.

Partsinnsyn ved hjelp av advokat

Du kan be en advokat om å søke om innsyn for deg. En advokat behøver i utgangspunktet ikke å fremlegge dokumentasjon for sin rett til å representere deg.

Partsinnsyn ved samtykke eller ved hjelp av fullmektig

Andre enn advokater kan også søke om innsyn i opplysninger om deg – enten fordi du selv ønsker tilgang til opplysningene eller fordi du vil gi andre tillatelse/samtykke til at de kan få tilgang til opplysninger om deg.

Den som får en slik adgang til innsyn (fullmektigen), må kunne dokumentere at du samtykker i at Nasjonalarkivet kan gi vedkommende innsyn i opplysninger om deg. Fullmektigen må derfor sende Nasjonalarkivet en skriftlig og signert fullmakt eller samtykkeerklæring.

Fullmektigen må dessuten legge ved søknaden kopier av sin egen legitimasjon og av din legitimasjon.

Riksarkivaren fatter vedtak om forskerinnsyn etter en helhetsvurdering der blant annet følgende momenter inngår:

• Om det dreier seg om forskning i vanlig forstand av ordet
• Hvor sensitive de aktuelle opplysningene er 
• Om søkeren har faglig kompetanse til å fullføre et forskningsprosjekt. Minstekravet vil normalt være at du må inneha en vitenskapelig stilling innen et relevant fagfelt eller være viderekommende student under veiledning av person i vitenskapelig stilling. Dette betyr for eksempel at vanlig journalistisk virksomhet ikke gir grunnlag for forskerinnsyn
• Vil det kunne være en påkjenning for dem det gjelder, om de får kjennskap til at forskeren har fått se slike opplysninger om dem? 

Vilkår for forskerinnsyn
Det er gjerne knyttet visse vilkår til et vedtak om forskerinnsyn, for eksempel med hensyn til innsynets varighet, om det kan tas kopier, og hvordan opplysningene ellers skal håndteres. De taushetsbelagte opplysningene kan bare brukes i samsvar med disse vilkårene og slik det er nødvendig for forskningsarbeidet.

Taushetsplikt
Forskere som får innsyn i taushetsbelagt materiale, har taushetsplikt, jf. forvaltningsloven § 13e. Brudd på taushetsplikten er straffbart. For at det skal dokumenteres at du kjenner reglene om taushetsplikt og forplikter deg til å overholde dem, vil du måtte undertegne en taushetserklæring.

Rådet for taushetsplikt og forskning
Hvis Nasjonalarkivet er i tvil om hvorvidt en søknad om forskerinnsyn bør innvilges eller avslås, må søknaden forelegges for Rådet for taushetsplikt og forskning for uttalelse. Bare Kongen kan gjøre unntak fra taushetsplikten i strid med Rådets uttalelse. 

Huskeliste for forskere og viderekommende studenter som ønsker innsyn i taushetsbelagte opplysninger:

• Du må oppgi arkivreferanser til det aktuelle materialet, og angi hvor det oppbevares. Arkivreferansen finner du ved å søke i Arkivportalen eller ved å gå gjennom papirkataloger på våre lesesaler. Det gis ikke tilgang til andre deler av arkivene enn det som er nødvendig for forskningsarbeidet. Derfor gir vi normalt ikke innsyn i hele arkiver eller arkivserier. 
• Søknaden må inneholde en prosjektbeskrivelse som gjør rede for prosjektets innhold og mål, omfang og varighet, forskningsmetoder og kilder som er tenkt brukt i prosjektet, samt om resultatene skal publiseres, eventuelt i hvilken form. Her er det også viktig at du beskriver hvordan du har tenkt å bruke de taushetsbelagte opplysningene og forhindre at disse blir publisert.
• Forskere må oppgi vitenskapelig stilling, eventuelt på annen måte dokumentere sin forskningskompetanse
• Er du student må du legge ved en bekreftelse fra veilederen din på at vedkommende har det faglige ansvaret for arbeidet og innestår for bruken av de taushetsbelagte opplysningene
• Du som søker er selv ansvarlig for å overholde eventuell meldeplikt og andre forpliktelser etter personopplysningsloven eller annen lovgivning.
• Søknader om forskerinnsyn i helseopplysninger må forelegges den regionale komiteen for medisinsk og helsefaglig forskning (REK), og søknad må sendes dit først. (Velg «Om å søke REK» i menyen for å komme til søknaden). 

Når du blir innvilget innsyn i opplysninger underlagt taushetsplikt, kan det i vedtaket bli stilt som vilkår at du – før innsyn gis – må undertegne en taushetserklæring.

Ved å undertegne en taushetserklæring bekrefter du at du er kjent med at:

• Du blir pålagt taushetsplikt 
• Brudd på taushetsplikt kan straffes med bøter eller fengsel
• Du er kjent med eventuelle andre vilkår for innsynet

Eventuelle andre vilkår for innsynet kan gjelde hvem som skal ha ansvar for opplysningene, hvem som kan få adgang til dem, samt oppbevaring, tilbakelevering eller tilintetgjøring av eventuelle kopier. 

Brudd på taushetsplikt kan straffes med bøter eller inntil 1 års fengsel. Grovt brudd på taushetsplikt straffes med inntil 3 års fengsel. De nye reglene om straff for brudd på taushetsplikt finnes i straffeloven §§ 209-211.

Bestemmelser om taushetsplikt og taushetserklæringer finnes i forvaltningsloven § 13b, § 13d og  §13e og i forvaltningslovforskriften.

Aktuelle bestemmelser vil bli fremgå på erklæringsskjemaet. 

Innsynsbegjæringer fra pressen i saksmapper og dommer i straffesaker vil bli avgjort etter forvaltningsloven, men i vurderingen ser vi også på bestemmelsene i politiregisterforskriften § 27-2 tredje ledd og straffeprosessloven § 28 tredje ledd. Bestemmelsen i politiregisterforskriften lyder: «Begjæring fra andre om utlån eller gjennomsyn av dokumentene i en avsluttet straffesak kan bare etterkommes dersom vedkommende har saklig grunn for lån eller gjennomsyn av dokumentene […]». Grunnvilkåret er saklig grunn. Hvorvidt innsyn kan gis etter denne bestemmelsen, vil bero på et helhetlig skjønn. Bestemmelsen i politiregisterforskriften gir med andre ord ingen ubetinget rett til dokumentinnsyn. Straffeprosessloven § 28 tredje ledd sier at «Enhver kan kreve utskrift av en dom i en bestemt straffesak så langt som det ikke gjelder forbud mot offentlig gjengivelse av dommen, eller, dersom det gjelder slikt forbud eller utskrift nektes etter fjerde ledd, innsyn i domslutningen. […] Kravet kan alltid avslås hvis avgjørelsen er eldre enn fem år eller den som krever utskrift bare identifiserer avgjørelsen ved siktedes navn.»

Ved vurderingene tar vi også utgangspunkt i Riksadvokatens veileder om Innsyn i straffesaksdokumenter for andre enn sakens parter (Riksadvokatens skriftserie 3/2017), pkt 5. Innsyn for journalister er særskilt omtalt på side 11: 

«Pressen har en særlig viktig oppgave i å informere om saker av allmenn interesse, og har derfor et saklig og beskyttelsesverdig behov for å få opplysning om slike saker. Hvorvidt informasjonen skal gis i form av dokumentinnsyn beror på en helhetsvurdering, hvor det bl.a. legges vekt på hvor stor allmenn interesse saken har. De fleste straffesaker har en viss allmenn interesse, særlig når det er tale om en verserende eller nylig avgjort straffesak, slik at dette alene ikke vil være tilstrekkelig til å gjøre unntak fra lovens hovedregel om taushetsplikt. Men jo større allmenn interesse saken har, desto sterkere vekt får dette momentet i helhetsvurderingen. Hvor stor allmenn interesse saken skal anses for å ha beror bl.a. på sakens karakter og alvor, kriminalitetsform, sakens prinsipielle karakter og de yrkes-/persongrupper som er mistenkt.»

Som det fremgår på side 15 i Riksadvokatens veilederen vil vi vurdere og veie styrken i sakens allmenne interesse og kontrollhensynet, opp mot sensitivitetsgraden og skadepotensialet for opplysningene i dokumentene det søkes innsyn i.

Vi ber om at skjemaet under benyttes for å søke om innsyn:

Journalisten som søker innsyn må være tilknyttet et redaktørstyrt media som følger pressens etiske regler og Vær Varsom-plakaten. Dette må også komme fram av mediet. Som dokumentasjon må det legges ved kopi av pressekort, eller eventuelt en skriftlig bekreftelse fra redaktøren på journalistens tilhørighet. Frilansjournalister må ha kontrakt med et redaktørstyrt medium, og fremlegge skriftlig dokumentasjon på en slik avtale. Innsynskravet må være saklig og begrunnet, og inneholde en redegjørelse for hva dokumentasjonen skal brukes til. Som utgangspunkt krever vi at straffesaken eller dommen er identifisert. Hvis henvendelsen gjelder utskrift av dom i straffesak må vi ha opplysninger om når dommen er avsagt, hvor saken skal ha vært behandlet og navn på den siktede. Gjelder henvendelsen innsyn i etterforskningsmateriale må vi ha opplyst navn på den mistenkte eller siktede, eventuelt også navn på anmelder, samt hvor og når saken ble etterforsket.

Det er to typer innsynssøknader til oss:

• Innsyn i Nasjonalarkivets egen elektroniske postjournal (eInnsyn)
• Innsyn i arkivmateriale avlevert til Nasjonalarkivet

Det følger av offentleglova § 29 første ledd at innsynskrav skal avgjøres uten ugrunnet opphold. Av punkt 9.3 i Rettleiar til offentleglova at “kva som kan reknast som grunna opphald må vurderast konkret ut frå om innsynskravet reiser vanskelege spørsmål, kva omfang kravet har og kva for arbeidsmengde organet har elles.” Noen svarfrist på 1-3 virkedager framkommer ikke, verken her eller i offentleglova.

Nasjonalarkivet svarer normalt på innsynskrav i egne journalsaker (eInnsyn) innen tre virkedager. I offentleglova § 32 annet ledd slås det fast at innsynskrav som ikke er besvart innen fem virkedager kan anses som avslag. 

Innsyn i avlevert arkivmateriale: Med de store mengdene arkivmateriale vi har fått avlevert fra ulike statlige organer, lar det seg dessverre ikke gjøre å svare på innsynskrav i arkiv som har blitt avlevert til oss innenfor så kort tid. Med arkivmateriale som er avlevert til oss mener vi arkiv Nasjonalarkivet har overtatt råderetten over, og som er oppbevart i våre depot.  

Nasjonalarkivets mål er å svare på brukerhenvendelser i avlevert arkivmateriale så fort som mulig og uten unødvendig opphold. For avlevert arkivmateriale har vi i henhold til vår serviceerklæring en målsetting om å besvare henvendelser senest innen 30 virkedager. Brukere som ikke har fått svar på sine henvendelser om avlevert arkivmateriale i våre arkivdepot i løpet av fem virkedager kan ikke regne dette som et avslag på innsyn (jf offl. § 32 annet ledd). 

Vi ønsker å minne om at Nasjonalarkivet får om lag 20 000 henvendelser hvert år. Kun 3-4 % av våre arkiver er digitalt tilgjengelig, slik at saksbehandlingen hovedsakelig skjer ved manuell leting og søk i papirarkiver. En del innsynssaker er tidkrevende da arkivmaterialet først må identifiseres og gjenfinnes. Dokumentene må deretter vurderes med tanke på hjemmel for innsyn (fritt tilgjengelig, partsinnsyn, forskerinnsyn mv) og eventuelt skannes, slik at saksbehandlingstiden ofte vil overstige fem virkedager. Vi er lei for at vi dessverre ikke klarer å imøtekomme alle brukere så raskt som våre brukere ønsker eller forventer, men vi jobber hardt for å oppfylle de frister lovverk og serviceerklæring fastsetter.

Les mer om våre behandlingsfrister ved spørsmål om avlevert arkivmateriale våre behandlingsfrister ved spørsmål om avlevert arkivmateriale:

Opplysninger som må beskyttes av sikkerhetsmessige årsaker, er unntatt offentlighet etter sikkerhetsloven.

Den myndighet som utsteder et slikt dokument, gir beskjed om at dette skal unntas fra offentlighet ved å påføre dokumentet en graderingsbetegnelse før det avleveres til Nasjonalarkivet.

Betegnelsene varierer fra Begrenset til Strengt hemmelig. Det er bare det organet som har gradert dokumentet, det vil si påført en slik betegnelse, som kan oppheve graderinger eller sette graderingen på et lavere nivå. Riksarkivaren kan altså ikke gjøre dette, men må sende det videre til graderende myndighet. Dette gjelder selv om det er åpenbart at det ikke lenger er grunnlag for å opprettholde graderingen. Dermed blir avgradering av sikkerhetsgraderte dokumenter en omfattende prosess, som erfaringsmessig tar lang tid.

Ifølge sikkerhetsloven opphører slik gradering automatisk etter 30 år dersom det ikke er uttrykkelig bestemt at det er nødvendig med gradering for lengre tid. Selv om et dokuments gradering etter sikkerhetsloven opphører, kan det inneholde opplysninger som er taushetsbelagte etter de vanlige bestemmelsene i forvaltningsloven.

Når de aktuelle dokumentene ikke kan avgraderes, kan innsyn i sikkerhetsgraderte dokumenter bare gis til den som på forhånd er sikkerhetsklarert og autorisert av vedkommende myndighet, og som samtidig har et tjenstlig behov for å gjøre seg kjent med informasjonen.

Tilgang til dokumenter gradert etter beskyttelsesinstruksen kan gis til den som har et tjenstlig behov eller, på visse vilkår, til parter. Graderende myndighet kan ellers gi innsyn til den som har et særlig behov for det.

Søknader om innsyn i gradert materiale kan sendes til Nasjonalarkivet via skjema for faglig innsyn (krever innlogging med elektronisk ID). Du må oppgi arkivreferansen til det aktuelle materialet og angi hvor det oppbevares. Vi vil forelegge søknaden din for rette myndighet og be om at graderingsnivået vurderes.

Ifølge arkivlova kan den som avleverer arkiv til Nasjonalarkivet (arkivskaper/arkiveier), sette egne vilkår for tilgang til Nasjonalarkivet. Dermed kan en del privatarkiver ha strengere tilgangsbestemmelser enn de offentlige arkivene. Vilkårene for innsyn i de enkelte privatarkivene skal normalt finnes på Arkivportalen. Det er viktig å studere vilkårene før du sender en innsynssøknad, slik at du i søknaden kan vise at du oppfyller kravene for å få innsyn. I noen tilfeller kreves det at den som vil ha tilgang til et privatarkiv, må ha tillatelse fra tidligere arkiveier eller dennes familie, men i de fleste tilfellene er det Nasjonalarkivet som gir innsyn. Mange privatarkiver har ingen særlige adgangsbestemmelser.

Vær oppmerksom på at selv om den som gir fra seg arkivene ikke har satt noen spesielle betingelser for tilgangen til arkivene, gjelder fortsatt det offentlige regelverket for tilgang til sensitive personopplysninger og gradert materiale som er beskrevet ovenfor.