Avlevering av graderte arkiv

Dokumentasjon med gradering etter sikkerhetsloven eller beskyttelsesinstruksen skal som hovedregel avgraderes før det sendes til oss. Nasjonalarkivet har løsninger for trygg bevaring av gradert materiale. Men avlevering av gradert materiale godtas kun ved særtilfeller og må avtales særskilt på forhånd.

Prosessen for avlevering varierer utifra mengde og hvilken gradering og hjemmel dokumentasjon har. Dette avklares i dialog mellom arkiveier og Nasjonalarkivet.

Det er viktig at det opplyses om gradert materiale i søknad om avlevering, dersom hele eller deler av dokumentasjonen er gradert FORTROLIG, STRENGT FORTROLIG, BEGRENSET, KONFIDENSIELT, HEMMELIG, eller STRENGT HEMMELIG.

Før arkivpakker skal avleveres til Nasjonalarkivet bør det gjennomføres en avgraderingsvurdering av arkivmateriale.

Avgradering eller nedgradering har betydning for vår betjening av brukerhenvendelser og innsynssøknader når Nasjonalarkivet tar over råderett over arkivpakken.

For beskyttelsesgradene FORTROLIG og STRENGT FORTROLIG trenger Nasjonalarkivet i tillegg til selve avgraderingsvurderingen en bekreftelse fra arkiveier at det avleverte arkivmateriale som ikke er avgradert, kan avgraderes av Nasjonalarkivet etter 30 år, jf. beskyttelsesinstruksen §5-4 (f).