Avlevering av digitale arkiv
Denne veilederen er for statlige virksomheter som skal avlevere sine digitale arkiv til Nasjonalarkivet slik at dokumentasjonen som skal tas vare på for ettertiden blir langtidsbevart. Her får dere, som arkiveier, oversikt over hele prosessen; fra forberedelser før overføring, til arkivet er kontrollert og endelig godkjent for langtidsbevaring.
Før søknad om avlevering
Før arkiveier søker om å avlevere et arkiv, er det noen forutsetninger som må være på plass hos arkiveier.
Dokumentasjonsplan
Virksomheten skal ha en oppdatert dokumentasjonsplan. Planen skal blant annet vise hvilke systemer arkiveier har, og når arkivene fra disse systemene skal avleveres samt inneholde opplysninger om hvilken dokumentasjon som skal bevares for ettertiden.
Bevaringsplan
Dokumentasjon som avleveres til Nasjonalarkivet skal være bevaringsvurdert gjennom en bevaringsplan utarbeidet av arkiveier.
Søknad om overføring
Arkiveier må fylle ut skjema for arkivbeskrivelse før dere skal avlevere et digitalt arkiv. Dere søker ved å sende skjema for arkivbeskrivelse til Nasjonalarkivets postmottak med et kort følgebrev.
Avtale og rammer
Arkiveier og Nasjonalarkivet avtaler rammene for avleveringen. Vi blir enige om ansvar, omfang og løsninger.
Uttrekksmetode og filformater
Det er mange ulike måter å generere arkivuttrekk fra informasjonssystemer på. Arkiveier foreslår uttrekksformat, eller spør Nasjonalarkivet om egnet uttrekksformat. Uttrekk som gjøres fra informasjonssystem som et utformet i tråd med Noark 5 skal følge egne retningslinjer.
Det skal også avtales hvilke filformater arkivet skal overføres i.
Råderett og ansvar
Avtalen om avlevering regulerer blant annet ansvar og råderett over informasjonsinnholdet i arkivet.
Uttrekk og dokumentasjon
I denne fasen skal arkiveier planlegge, produsere og dokumentere arkivuttrekket.
Kassasjon
Dersom arkivet inneholder dokumentasjon som skal kasseres, må kassasjon gjennomføres før overføring.
Produksjon av uttrekk
Uttrekk produseres ved å eksportere data fra informasjonssystemet. Se veileder om hvordan uttrekk skal gjenspeile innholdet i informasjonssystemet:
Systemdokumentasjon
Nasjonalarkivet krever at mest mulig systemdokumentasjon medfølger sammen med arkivuttrekkene i arkivpakkene ved avlevering, da det er viktig for å forstå systemet og dokumentasjonen i ettertid.
Pakking og overføring av arkivpakker
Pakking i Arkade 5
Arkiveier lager en arkivpakke med arkivuttrekket og systemdokumentasjon lokalt hos seg ved å bruke programvaren Arkade 5.
Overføring
Overføring innebærer at arkivpakken lastes opp via Nasjonalarkivets løsninger.
Automatiske kontroller
Ved mottak gjøres først en rekke automatiske kontroller, slik som sjekksum og formatanalyse, som sikrer at arkivet er overført uten datatap og datavirus. Eventuelle feil avklares med arkiveier før arkivpakken går videre til manuell kontroll.
Kvittering og registrering
Når Nasjonalarkivet har mottatt arkivene, blir de registrert i systemene våre. En formell kvittering for mottatt arkivpakke sendes til arkiveier, og arkivet tildeles en ansvarlig tester hos Nasjonalarkivet.
Testing, avvikskontroll og godkjenning
Manuell kontroll
Nasjonalarkivet utfører en rekke tester og kontroller på arkivuttrekkene før de godkjennes.
Avvisning
Ved avvisningsbrev, må arkiveier som regel produsere et nytt og korrigert arkivuttrekk. Avvisningsbrevet vil informere om hvorfor arkivpakken må avvises og hva som må utbedres for at det skal kunne godkjennes.
Endelig godkjenning
Når et arkivuttrekk er godkjent, får arkiveieren et endelig godkjenningsbrev.
Innlemming
Når en arkivpakke er godkjent, blir det registrert som ferdig testet og langtidsbevares.
Saksbehandlingstid og kostnad
Nasjonalarkivet tester arkivuttrekkene i den rekkefølgen de kommer inn til oss, og i perioder kan det derfor ta litt tid fra overføring til godkjenning
Etter avlevering – bevaring
Langtidsbevaring
Når et arkivuttrekk er godkjent, blir det registrert som ferdig behandlet og langtidslagres gjennom Digitalarkivet. Digitalarkivet er en nasjonal fellesløsning for langtidsbevaring og tilgang til arkivdata, og fungerer som Nasjonalarkivets digitale sikringsmagasin.
Tilgjengeliggjøring og innsynsbehandling
Når Nasjonalarkivet overtar råderetten over arkivet, vil vi legge til rette for behandling av innsynskrav fra innbyggere, forskere, næringslivet og forvaltningen. Det er derfor viktig at arkivuttrekket er godt dokumentert ved avlevering.
Kontakt oss
Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål. Nasjonalarkivet kan veilede underveis i avleveringsprosessen og gi tilbakemeldinger på prøveuttrekk.