Veileder om dokumentasjon av lovpålagte oppgaver som er løst på vegne av organet (arkivloven § 7)
Denne veilederen handler om hvilke regler offentlige organer skal følge når de avtaler at virksomheter som ikke er underlagt arkivloven utfører lovpålagte oppgaver på deres vegne. Den gir oversikt over hvem bestemmelsen i arkivloven § 7 gjelder for og hva den innebærer. I tillegg inneholder veilederen praktiske råd om planlegging, oppfølging og etterarbeid.
Målgruppe
Denne veilederen er for virksomheter som er underlagt arkivloven og som har avtalt at private aktører skal utføre lovpålagte oppgaver på deres vegne. I virksomhetene kan nøkkelpersoner være arkivansvarlig, innkjøpsansvarlig, enhetsledere, avdelingsledere samt kommunalsjefer.
Bakgrunn
Offentlige virksomheter har mange lovpålagte oppgaver, og i noen tilfeller avtaler virksomheten at private aktører skal utføre slike oppgaver på deres vegne. Et eksempel kan være barnevernstjenester.
Når en privat aktør utfører barnevernstjenester på vegne av det offentlige, vil dokumentasjonen av tjenesten ikke automatisk være en del av arkivet til den offentlige virksomheten.
I slike tilfeller skal arkivloven § 7 sikre at tilgang til og forvaltning av dokumentasjon om innbyggernes rettigheter og det offentliges plikter ikke avhenger av hvordan tjenestene er organisert. Det betyr at offentlige virksomheter har ansvar for å følge opp dokumentasjon knyttet til oppgaveløsningen, også når oppgaven utføres av andre.
Hjemmelsgrunnlag
Arkivloven § 7. Dokumentasjon av lovpålagde oppgåver som er løyste på vegner av organet
Eit organ som inngår avtale om at eit rettssubjekt som ikkje er omfatta av lova, skal løyse lovpålagde oppgåver på organet sine vegner, skal sørgje for at dei pliktene organet har etter lova, blir følgde opp i oppgåveløysinga.
Organet har plikt til å ta imot dokumentasjon som gjeld oppgåveløysinga, når rettssubjektet som har løyst oppgåvene, ikkje lenger treng eller har rettmessig krav til dokumentasjonen.
Departementet kan gi forskrift om unntak frå føresegner gitt i eller i medhald av lova for rettssubjekt som løyser oppgåver på vegner av eit organ.
Når gjelder § 7?
Arkivloven § 7 handler om å ivareta dokumentasjon som skapes i virksomheter som i utgangspunktet ikke er omfattet av arkivloven. Denne regelen gjelder hvis
- et organ underlagt arkivloven
- inngår avtale
- med et rettssubjekt som ikke er underlagt arkivloven,
- om å løse lovpålagte oppgaver på vegne av organet.
Det er organet underlagt arkivloven som har fått et ansvar etter arkivloven § 7. Dette ansvaret innebærer at dere må følge opp dokumentasjonen knyttet til oppgaveløsningen som den private aktøren utfører på deres vegne.
I tillegg skal dere sørge for at deres plikter etter arkivloven blir fulgt opp av den private aktøren når den løser oppgaver for dere. Den private aktøren er ikke underlagt arkivloven, med mindre den fatter enkeltvedtak eller utferdiger forskrift. Da gjelder arkivloven for dem i disse sakene. Det er den private aktøren selv som bør vurdere om den er underlagt arkivloven. Dere finner mer informasjon om dette i vår nyhetsartikkel: Nye rettssubjekt under arkivloven fra 2026.
Bestemmelsen gjelder for virksomheter som er omfattet av arkivloven. Dette er
- stat, fylkeskommune og kommune
- andre rettssubjekter i saker der de fatter enkeltvedtak eller utferdiger forskrift
- bevaringsinstitusjoner når de løser oppgaver i forbindelse med langtidsbevaring
- virksomheter som er underlagt arkivloven gjennom særlov
En forutsetning er at dere inngår en avtale med en privat aktør om å utføre en lovpålagt oppgave på deres vegne.
For eksisterende avtaler bør dere sørge for at plikter dere har etter arkivloven blir fulgt opp av den private aktøren. Dette kan dere eksempelvis løse ved å gå i dialog om eksisterende avtaler.
En annen forutsetning er at dere inngår en avtale om å løse en lovpålagt oppgave med en privat aktør som arkivloven ikke gjelder for.
Eksempler på slike private aktører kan være
- private selskaper (AS, ASA, ENK)
- private (tjeneste)leverandører
- ideelle organisasjoner og stiftelser
- internasjonale og utenlandske aktører
- interkommunale samarbeid som er egne rettssubjekt
Lovpålagt oppgaver er oppgaver som dere gjennom lov har en plikt til å sørge for. Nedenfor følger eksempler på hvorfor arkivloven § 7 gjelder for noen lovpålagte oppgaver som blir løst på deres vegne.
Barnevernstjenester
Barnevernstjenester er en lovpålagt oppgave for kommunen etter barnevernsloven. Oppgaven innebærer blant annet ansvar for å gi hjelp, omsorg og beskyttelse på grunn av barns omsorgssituasjon. Når kommunen har ansvar for å følge opp barn som mottar tiltak etter barnevernsloven, kan de inngå avtale med private aktører om at de skal utføre deler av oppfølgingen. Dette kan for eksempel være tilbud om opphold på institusjon, praktisk oppfølging av barnet, veiledning av foreldre eller rapportering om utviklingen i tiltaket. I slike tilfeller utfører den private aktøren lovpålagte oppgaver på vegne av kommunen.
Tjenester innen arbeidsinkludering (arbeidsmarkedstiltak)
NAV har en lovpålagt plikt etter nav-loven og arbeidsmarkedsloven til å tilby og organisere arbeidsmarkedstiltak. Gjennom avtale med NAV kan private aktører gjennomføre konkrete arbeidsmarkedstiltak som avklaring, arbeidsrettet rehabilitering og arbeidstrening. I disse tilfellene utfører private aktører lovpålagte oppgaver på vegne av NAV.
Sykehjemsdrift
Etter helse- og omsorgstjenesteloven har kommunene en lovpålagt plikt til å tilby plass på sykehjem. Kommunen kan enten tilby tjenesten selv eller inngå avtale med private aktører. Når private aktører leverer sykehjemstjenester etter avtale med kommunen, er dette altså en lovpålagt oppgave som er satt ut av kommunen.
Flere eksempler på oppgaver som er lovpålagte og ofte blir satt ut:
- krisesentertilbud
- fastlegeordning
- renovasjon
Det er dere som selv må vurdere om oppgaven dere setter ut er en lovpålagt oppgave dere har ansvar for.
Selv om den private aktøren, f.eks. en barnevernsinstitusjon, også leverer tjenester til andre enn dere, er dere bare ansvarlige for å følge opp arkivlovens krav knyttet til oppgavene som utføres på deres vegne.
Eksempler på når § 7 ikke gjelder
Regelen gjelder bare for oppgaver dere etter avtale har satt ut til en privat aktør. Regelen gjelder ikke når en privat aktør utfører en oppgave på eget initiativ. Selv om kommuner har en lovpålagt oppgave om å tilby plass på sykehjem, kan private aktører også tilby og drive sykehjem uten avtale med kommunen. I slike tilfeller vil ikke arkivloven § 7 gjelde fordi den private aktøren ikke tilbyr sykehjemsplass på vegne av kommunen.
Privatskoler er et annet eksempel på når § 7 ikke gjelder. Det er en lovpålagt oppgave for kommuner å tilby grunnskoleutdanning, men det finnes også privatskoler som gjør dette. Privatskolene har ikke fått satt ut oppgaven til seg, men kan utføre samme oppgave som kommunene.
Det samme gjelder private barnehager. Kommuner har en lovpålagt oppgave om å tilby barnehageplass. Som et supplement til kommunal barnehagedrift kan kommuner godkjenne og gi tilskudd til private barnehager. Den private barnehagen har ikke fått oppgaven satt ut til seg, men kan utføre samme oppgave som kommunene etter godkjenning.
Illustrasjonen viser hva arkivloven § 7 første ledd betyr. En virksomhet gir et oppdrag gjennom avtale (1) og oppdraget gjelder lovpålagte oppgaver (2). Den private aktøren er ikke omfattet av arkivloven fra før (3). Virksomheten skal sørge for at pliktene sine blir fulgt opp hos den private aktøren (4).
Hvilke plikter har dere?
Siden det er deres lovpålagte oppgaver som settes ut har dere ansvaret for at pliktene etter arkivloven blir fulgt opp i oppgaveløsningen. Derfor må dere sørge for at kravene i arkivloven følges når den private aktøren løser oppgaven på deres vegne.
Eksempler på slike plikter er:
- sikring av fysiske lagringsmedium for arkiv
- dokumentasjonsplan og internkontroll
- krav til informasjonssystem som inneholder dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv
- fastsetting av oppbevaringstid
- journalføring
- vurdere hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv
Dokumentasjon som dere selv ville ha forvaltet som arkiv, bør forvaltes på samme måte hvis dere setter ut lovpålagte oppgaver til andre. Dette vil ofte være dokumentasjon knyttet til rettigheter og plikter. Her er veilederen dere kan bruke for å vurdere hvilken dokumentasjons som skal forvaltes som arkiv:
Formålet med § 7 er altså å bidra til at dokumentasjon knyttet til innbyggernes rettigheter blir like godt ivaretatt uavhengig av hvem som utfører oppgaven. Dere kan sette bort utføringen av den lovpålagte oppgaven, men ikke ansvaret for å følge opp dokumentasjon knyttet til oppgaveløsningen.
Når den private aktøren ikke lenger trenger eller har rettmessig krav på dokumentasjonen, har dere plikt til å ta den imot.
Hva bør dere gjøre i praksis?
For å ivareta ansvaret og pliktene deres er det viktig med en god avtale og en plan for oppfølging av dem som utfører oppgaven på deres vegne. I deres egen virksomhet er samarbeid mellom de rette fagmiljøene viktig. Fagansvarlig for arkiv, ansvarlig for avtaler og innkjøp og aktuelle andre fagansvarlige bør samarbeide tidlig i prosessen før en avtale blir inngått.
Når dere gjennomfører en anskaffelse, er det konkurransegrunnlaget som setter rammene for innholdet i avtalen. Regelverket stiller ikke krav til innholdet i avtalen. Avtalen må likevel utformes at dokumentasjonen dere skal motta, er skapt og forvaltet slik at den oppfyller kravene i regelverket. Avtalen bør angi når eller i hvilke tilfeller dere skal ta imot dokumentasjonen fra oppgaveløsningen. I tillegg skal informasjon om slike avtaler være en del av dokumentasjonsplanen.
God oppfølging underveis er derfor viktig for å sikre at dokumentasjonen blir forvaltet i henhold til regelverket gjennom hele oppgaveløsningen. Oppfølgingen kan for eksempel være faglig samarbeid og veiledning, i tillegg til jevnlige gjennomganger av om pliktene blir fulgt.
Dere må sørge for at dokumentasjonen blir overført og tatt vare på i tråd med kravene i regelverket. Dere er ansvarlig for at dokumentasjon som skal tas vare på for ettertiden blir overført, avlevert eller deponert til en bevaringsinstitusjon.
Nedenfor har vi laget noen hjelpespørsmål som er koplet til eksemplene på plikter i arkivloven som er beskrevet ovenfor:
- Skaper den private aktøren arkiv på fysiske lagringsmedium?
- I så fall, hvordan blir arkivene oppbevart?
- Er de fysiske arkivene tilstrekkelig sikret?
- Hva slags tiltak skal iverksettes dersom de arkivene blir utsatt for skade?
- Hvem skal dekke kostnadene i et slikt tilfelle?
- Hvis dere selv skulle løst oppgaven, hvilken dokumentasjon knyttet til oppgaveløsningen ville dere forvaltet som arkiv?
- Hvem er ansvarlig for å dokumentere vurderingene av hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv?
- Hvordan skal dere sørge for at ev. ny dokumentasjon blir vurdert om skal forvaltes som arkiv?
- Hvordan skal dokumentasjonsplanen utarbeides?
- Hvordan har den private aktøren lagt opp internkontroll som ivaretar at dokumentasjonen knyttet til oppgaveløsningen blir forvaltet som arkiv?
- Hvordan skal avvik håndteres og dokumenteres?
- Hva slags oppfølging av den private aktøren er nødvendig og hensiktsmessig for å sørge for at regelverket overholdes?
- Hvilke rutiner og maler bør være på plass for å sikre gjenfinning og andre fremtidige behov?
- Hvilke informasjonssystem hos den private aktøren er det som forvalter dokumentasjon som arkiv?
- Hvilke krav må de aktuelle informasjonssystemene til den private aktøren oppfylle?
- Hva skal skje hvis den private aktøren tar i bruk et nytt informasjonssystem som skal forvalte dokumentasjon som arkiv?
- Hvordan skal informasjonssystemet settes opp slik at dere kun får overført dokumentasjon knyttet til oppgaveløsningen når den tid kommer?
- Hvis dere selv skulle løst oppgaven, hvilken dokumentasjon knyttet til oppgaveløsningen måtte dere tatt vare på for ettertiden?
- Hvor lenge skal dokumentasjon som ikke skal tas vare på for ettertiden oppbevares?
- Hvilke kriterier blir lagt til grunn når oppbevaringstiden fastsettes?
- Hvem er ansvarlig for å fastsette oppbevaringstid?
- Hvilke rutiner må den private aktøren ha for å kvalitetssikre av journalføringen?
- Hvilke metadata er nødvendige?
- Hvor publiseres offentlig journal?
Huskeliste
Når dere utarbeider konkurransegrunnlag og inngår avtale om at andre skal utføre lovpålagte oppgaver på deres vegne, bør dere
- sørge for at arkivansvarlig, innkjøps- og avtaleansvarlig og andre aktuelle fagansvarlige samarbeider tidlig i prosessen
- vurdere hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv
- stille krav til struktur, format og metadata
- stille krav som sikrer at dokumentasjonen kan tas vare på og brukes også senere
- avklare hvilke rutiner og maler som skal brukes for å sikre gjenfinning og andre framtidige behov
- beskrive hvordan dokumentasjonen skal overføres eller gjøres tilgjengelig for dere
- avklare hvilken dokumentasjon som skal tilbakeføres til dere
- avklare tidspunkt for overføring av dokumentasjonen
- avklare ansvar for konvertering, uttrekk og annen tilrettelegging ved overføring
- avklare hvordan eventuell taushetsbelagt informasjon skal håndteres
- avklare hva som skjer med dokumentasjonen ved en eventuell konkurs eller at den private aktørens virksomhet opphører
- inkludere oppgavene i virksomhetens dokumentasjonsplan
Underveis bør dere sørge for at
- dokumentasjonen som blir skapt forvaltes som arkiv
- dokumentasjonen er tilgjengelig
- dokumentasjon ikke går tapt
- kravene til dokumentasjon som er avtalt, blir fulgt opp underveis
I etterkant bør dere
- få tilgang til eller motta dokumentasjonen
- kontrollere at dokumentasjonen er komplett
- sikre at dokumentasjonen kan overføres uten tap av informasjon
- ta vare på dokumentasjonen og holde den atskilt fra deres eget arkiv