Veileder for å vurdere hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv
Offentlige virksomheter har plikt til å forvalte dokumentasjon som blir til i virksomheten som arkiv. Denne veilederen skal hjelpe dere med å vurdere hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv.
Målgruppe
Veilederen er primært for offentlige virksomheter og andre virksomheter underlagt arkivloven. Den er i hovedsak ment for deg som jobber med dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Veilederen vil også være relevant for systemansvarlige, informasjonsarkitekter, løsningsarkitekter, personvernombud, prosjektledere og fagansvarlige.
Kort fortalt
Hva er målet: Veilederen skal sette virksomheten i stand til selv å vurdere hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv.
Hva må gjøres: Dere må vurdere dokumentasjonen dere skaper opp mot kriteriene i arkivforskriften § 1.
Hvordan nå målet: Bruk veilederen til å kartlegge systemene og analysere funksjonene og prosessene, slik at det resulterer i en oversikt over hvilken dokumentasjon som skapes og hva som skal forvaltes som arkiv.
Når bør det gjøres: Et naturlig tidspunkt å gjennomføre dette er i forbindelse med revisjon av dokumentasjonsplanen. Dere bør også gjøre det når dere endrer arbeidsprosesser, anskaffer informasjonssystemer, får nye oppgaver eller ved omorganiseringer.
Hvorfor må dette gjøres: Dette må gjøres for at virksomheten skal kunne overholde plikten til å forvalte dokumentasjon som blir til i virksomheten som arkiv. Det er også nødvendig for å oppfylle kravene til innholdet i dokumentasjonsplanen.
Dette får dere ut av arbeidet
I tillegg til å oppfylle arkivplikten og kravene til dokumentasjonsplan, vil kartleggingen gi dere en viktig oversikt over hva slags dokumentasjon dere skaper og forvalter i virksomheten og i hvilke systemer dokumentasjonen befinner seg. Dette vil bidra til orden i eget hus, mer fornuftig ressursbruk og god informasjonssikkerhet. Oversikten dere får når dere gjør kartleggingen er dessuten viktig for virksomhetens styring, drift og utvikling i det daglige. Kartleggingen vil også sette dere i bedre stand til å gjennomføre internkontroll.
Resultatet av kartleggingen vil dessuten bli utgangspunktet for å avgjøre hvilken dokumentasjon dere skal bevare for ettertiden i henhold til bevaringsforskriften. For statlige virksomheter vil resultatet være utgangspunktet for vurderingen av hvilken dokumentasjon dere skal lage framlegg om å bevare etter bevaringsforskriften § 18. Kartleggingen vil også gi grunnlag for å fastsette bevaringstid for arkiv som ikke skal bevares for ettertida.
Bakgrunn
Arkivregelverket er funksjonsbasert. Det vil si at regelverket beskriver hva dere skal oppnå, istedenfor hvordan det skal gjøres. Det gir dere som virksomhet et handlingsrom til å velge den mest hensiktsmessige fremgangsmåten for å oppfylle kravene. Fremgangsmåten vil variere fra virksomhet til virksomhet, og vil avhenge av blant annet fagfeltet og oppgaveløsningen en virksomhet har ansvar for.
Arkivplikten følger av arkivloven § 5 første ledd. Den betyr at dokumentasjon som blir til som en del av virksomheten skal forvaltes som arkiv. Hva dette innebærer i praksis, må vurderes ut fra hvilken dokumentasjon virksomheten har og behovet for å dokumentere virksomhetens aktiviteter, samt egne og andres rettigheter og plikter.
Når dere vurderer hvilken dokumentasjon dere trenger, er formålet med arkivloven et viktig utgangspunkt. Det står i arkivloven § 1 at loven skal bidra til en forsvarlig og etterrettelig offentlig forvaltning ved at dokumentasjonen i offentlige organ blir forvaltet som arkiv, samt ved at dokumentasjonen er tilgjengelig og legger til rette for kontroll og rettssikkerhet. Når dere fastsetter at dokumentasjon skal forvaltes som arkiv, utløser det en rekke krav til hvordan denne dokumentasjonen skal behandles.
Når dere avgjør hva slags dokumentasjon dere skal forvalte som arkiv, er det noen kriterier dere særlig skal ta hensyn til. Disse står listet opp i arkivforskriften § 1. Det kan tenkes at det også vil være andre hensyn som er relevante. Dere må dokumentere vurderingene av hva som skal forvaltes som arkiv i dokumentasjonsplanen.
Relevante paragrafer i lov og forskrift
Arkivloven § 1 – Formålet med lova
Arkivloven § 8 – Dokumentasjonsplan og internkontroll
Arkivforskriften § 5 – Krav til informasjonssystem
Arkivforskriften § 12 – Kva dokumentasjonsplanen skal innehalde
Arkivforskriften § 13 – Internkontroll med dokumentasjonsforvaltninga
Dokumentasjon: Dokument som nevnt i offentlighetsloven § 4 første ledd og annen informasjon som virksomheten selv har lagret i informasjonssystemene sine, og som gjelder saksbehandlingen, oppgaveløsningen eller andre vesentlige forhold ved virksomheten.
Forvalte som arkiv: Å forvalte som arkiv betyr at dokumentasjon skal tas hånd om og behandles som arkiv i samsvar med arkivregelverket, altså registreres, sikres, ordnes, bevares og gjøres tilgjengelig i den perioden den skal oppbevares.
Arkiv: Dokumentasjon som skal tas vare på i et avgrenset tidsrom eller for ettertiden.
Informasjonssystem: Et system for å organisere og håndtere informasjon.
Oppsummering av stegene i kartleggingen
Dere skal vurdere hvilken dokumentasjon dere skal forvalte som arkiv. Vår anbefaling er at dere gjennomfører en systemkartlegging for å få oversikt over hvilken dokumentasjon dere har lagret i informasjonssystemene deres. I tillegg anbefaler vi at dere gjør en funksjons- og prosessanalyse, slik at dere kan knytte dokumentasjonen til saksbehandling og annen oppgaveløsning dere har ansvar for. Disse kan gjennomføres uavhengig av hverandre, noe som betyr at det er valgfritt hvilken kartlegging dere starter med. Ta gjerne utgangspunkt i eksisterende kartlegginger eller analyser som finnes i virksomheten, og bruk disse når dere starter på oppgaven.
Når dere har fullført både systemkartleggingen og funksjons- og prosessanalysen, har dere fått oversikt over all dokumentasjon som virksomheten skaper og hvilke oppgaver dere har. Basert på en slik oversikt skal dere vurdere hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv ut fra kriteriene i arkivforskriften § 1. I tillegg må dere vurdere om det er andre hensyn enn disse kriteriene som kan gjøre at dokumentasjonen skal forvaltes som arkiv.
Det siste steget er å vurdere hvor dokumentasjonen skal forvaltes som arkiv i de tilfellene der den samme dokumentasjonen er lagret i mer enn ett informasjonssystem.
Resultatet er at dere får en oversikt over hva slags dokumentasjon virksomheten deres forvalter som arkiv og i hvilket informasjonssystem den blir lagret.
Systemkartlegging
Dere bør kartlegge og beskrive alle informasjonssystemene i virksomheten.
Formålet er å få oversikt hvilke systemer som brukes til å løse virksomhetens oppgaver og hvilken dokumentasjon som lagres i dem. Dette er en forutsetning for at dere skal kunne vurdere hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv i systemene. En slik oversikt vil i tillegg kunne bidra til at dere kan planlegge og legge til rette for systemvedlikehold på kort og lang sikt.
Dere vil få en fullstendig oversikt over alle systemer som viser hva slags dokumentasjon dere skaper i hvilket system.
1. Få oversikt over samtlige informasjonssystemer
Dere bør først få oversikt over informasjonssystemene dere benytter i den eller de prosessene dere vil se på. Det er viktig at dere inkluderer alle systemer som benyttes for å behandle informasjon, og ikke begrenser dere til systemene dere betrakter som arkivsystemer. Systemoversikten skal inkludere blant annet:
- saksbehandlingssystemer
- spesialiserte fagsystemer
- registersystemer
- administrative systemer (HR, økonomi, innkjøp)
- fildelings- og samhandlingsverktøy
- systemer for kommunikasjon (e-post, chat og meldingssystemer)
- eventuelle analoge informasjonssystemer
Ta utgangspunkt i systemoversikter dere har fra før. Protokoller over behandlingsaktiviteter kan også være til hjelp.
2. Kartlegg og dokumenter hva systemene brukes til og hva de inneholder
Kartleggingen gir dere en oversikt over:
- systemenes navn
- hvilke funksjoner og prosesser som dokumenteres i systemene
- hvilken type dokumentasjon som behandles i systemene
- systemenes overordnede datastruktur
- hvilket format dataene er i
Dokumenter resultatene fra kartleggingen.
Eksempelet på skjema er ingen fasit. Oversikten kan struktureres på andre måter og det kan være annen informasjon som er relevant å ta med.
Dere bør legge fram systemoversikten for ansatte som arbeider med eller har ansvar for de aktuelle prosessene for å kvalitetssikre informasjonen.
3. Se systemoversikten i sammenheng med funksjons- og prosessanalysen
Sammenstill oversikten over informasjonssystemer med funksjons- og prosessanalysen. Da får dere en totaloversikt over hvilken dokumentasjon som blir til i virksomheten.
Funksjons- og prosessanalyse
Dere bør gjennomføre en funksjons- og prosessanalyse. Det innebærer å identifisere og strukturere funksjoner, prosesser og aktiviteter med utgangspunkt i virksomhetens mandat og formål.
En funksjons- og prosessanalyse brukes til å identifisere funksjoner og prosesser som skaper dokumentasjon, uavhengig av hvordan virksomheten er organisert. Dette vil gi dere en fullstendig oversikt over sakstyper og andre oppgaver, slik at aktiviteter og prosesser kan knyttes til virksomhetens mål og mandat. Dette gir dere et grunnlag å vurdere hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv og hvorfor.
Resultatet av en funksjons- og prosessanalyse er at dere får en oversikt over hva virksomheten gjør og hvordan det utføres. Dere deler arbeidet inn i funksjoner og eventuelle underfunksjoner basert på formål og ansvar.
En funksjon består av én eller flere prosesser, og hver prosess består av flere aktiviteter.
- Funksjon (øverste nivå): hva virksomheten gjør (hovedoppgaver og ansvar).
- Prosess (mellomnivå): hvordan en funksjon utføres gjennom sammenhengende arbeidsløp. Tilsvarer ofte sak eller annen oppgavetype.
- Aktivitet (nederste nivå): konkrete handlinger eller trinn i en prosess.
For eksempel er personalforvaltning en funksjon, hvor ansettelse og permisjoner er ulike prosesser. En ansettelsesprosess har flere ulike aktiviteter, som utlysning, mottak av søknader og innstilling. En permisjonssak består som regel av en søknad og et vedtak. Dette er ment som en illustrasjon for å vise at begge prosesser inneholder flere aktiviteter.
Det finnes ulike metoder og verktøy tilgjengelig som kan brukes når dere gjennomfører en funksjons- og prosessanalyse, men de fleste inneholder varianter av stegene beskrevet ovenfor.
1. Avklar rammer og formål
Avklar hvorfor dere gjennomfører analysen. Det kan for eksempel være at dere skal kartlegge virksomheten for å få en komplett oversikt over dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv, dere skal endre en eller flere funksjoner eller prosesser, eller dere skal anskaffe eller videreutvikle et system som støtter en funksjon eller en prosess.
2. Gjennomfør funksjonsanalyse (hva og hvorfor)
Slik kan dere gjennomføre en funksjons- og prosessanalyse:
- Ta utgangspunkt i virksomhetens mandat, ansvar og formål.
- Identifiser hovedfunksjoner og del dem ved behov opp i underfunksjoner.
- Grupper arbeidet etter formål, ikke etter virksomhetsenheter.
- Beskriv hva hver funksjon går ut på, og hvorfor de finnes.
- Vurder hvilke funksjoner som skaper dokumentasjon, og hva som dokumenteres.
Resultatet skal være en oversikt over hva dere gjør og hvorfor.
3. Velg ut prosesser for nærmere analyse
Velg hvilke prosesser dere skal se nærmere på. Prioriter det som er viktigst for dere først. Dette kan være prosesser der det er høy risiko for at manglende dokumentasjon fører til svekkede muligheter for etterprøvbarhet eller til økonomiske tap. Det kan også være prosesser som har stort volum.
4. Gjennomfør prosessanalyse (hvordan)
Når dere skal analysere prosesser, er det viktig å involvere ansatte som arbeider med og har inngående kjennskap til den aktuelle prosessen. Slik kan dere gjennomføre en prosessanalyse:
- Kartlegg arbeidsflyten steg for steg.
- Identifiser aktiviteter, beslutningspunkter, roller og systemer.
- Identifiser hvor og når dokumentasjon skapes og brukes.
- Avdekk risiko, variasjoner, avhengigheter og grensesnitt mot andre prosesser.
Resultatet skal gi dere en oversikt over hvordan arbeidet faktisk utføres.
5. Valider og dokumenter
- Gå gjennom analysen med dem som utfører arbeidet
- Juster ved behov og dokumenter resultatene
- Bruk analysen som grunnlag for videre arbeid med å vurdere hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv.
Her er noen eksempler på standarder og metoder som kan brukes i en funksjons- og prosessanalyse:
- DFØ (Direktoratet for økonomistyring) sin Veiledning – prosesskartlegging beskriver en praktisk metode for prosesskartlegging som verktøy for internkontroll og risikostyring. Den mangler en eksplisitt kobling til dokumentasjonsforvaltning og arkiv, men kan brukes for å identifisere hvor i en prosess dokumentasjon oppstår.
- ISO 21946 Information and documentation — Appraisal for managing records viser hvordan en funksjons- og prosessanalyse gir en konseptuell forståelse av virksomheten, og gjør det mulig å implementere konkrete dokumentasjonskrav i praksis.
- ISO/TR 26122 Information and documentation — Work process analysis for records viser hvordan funksjonsanalyse gir den overordnede strukturen i virksomheten, mens prosessanalyse gir detaljert innsikt i arbeidsflyt og transaksjoner, slik at dokumentasjon kan identifiseres og integreres direkte i arbeidsprosessene.
- ISO 10244:2010 Document management – Business process baselining and analysis gir en operativ metode for prosess- og funksjonsanalyse som er relevant for arkiv og dokumentasjonsforvaltning. Metoden beskriver hvordan man kan identifisere dokumentasjonsbehov, koble dokumentasjonen til virksomhetens funksjoner, og slik legge grunnlaget for informasjonssystemer som skal forvalte dokumentasjon som arkiv. Standarden fungerer best som et praktisk analyseverktøy, og som et supplement til ISO 26122.
Hvilken dokumentasjon skal forvaltes som arkiv?
Når dere har gjennomført en systemkartlegging og funksjons- og prosessanalyse, skal dere ta stilling til hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv. Denne vurderingen skal dere gjøre med utgangspunkt vurderingskriteriene dere finner i arkivforskriften § 1.
Forskriften sier altså ikke eksplisitt hva som skal forvaltes som arkiv. Det betyr at dere må vurdere helheten og formålet med dokumentasjonen i lys av disse vurderingskriteriene. I tillegg må dere avklare om det er andre hensyn som gjør at dokumentasjonen skal forvaltes som arkiv.
Nedenfor gjennomgår vi vurderingskriteriene i bokstav a og b, samt eventuelle andre hensyn. Vurderinger knyttet til bokstav c behandles i neste steg.
Vurderingen dere gjør av om dokumentasjonen skal forvaltes som arkiv skal være skriftlig og være en del av i dokumentasjonsplanen.
Vurderingskriterier
Bokstav a
Har dokumentasjonen relevans for å si noe om hvordan virksomheten har behandlet saker, løst oppgavene eller håndtert andre vesentlige forhold?
Det er en lav terskel for at slik dokumentasjon skal forvaltes som arkiv. Dokumentasjonen behøver kun å være relevant.
Denne type dokumentasjon vil som regel være knyttet til samfunnsoppdraget deres, men kan også være relatert til egenforvaltningen. Saksbehandling kan være en form for oppgaveløsning og innebærer typisk å vurdere informasjon knyttet til en problemstilling og å utarbeide grunnlaget for en avgjørelse eller et vedtak. Begrepet oppgaveløsning skal forstås bredt og kan inkludere alle deler av virksomheten. Undervisning, forskning og helsehjelp er eksempler på oppgaver som ikke er saksbehandling, men som likevel skaper viktig dokumentasjon.
Bokstav b
Kan dokumentasjonen tjene som bevis på rettigheter og plikter?
Også dette kriteriet betyr at det er lav terskel for å avgjøre at dokumentasjonen skal forvaltes som arkiv. Det er fordi det er nok at dokumentasjonen kan tjene som bevis på rettigheter og plikter til privatpersoner eller andre private rettssubjekter.
Andre hensyn
Forskriften sier at virksomheten «særlig» skal vektlegge kriteriene i § 1. Det betyr at vurderingen ikke utelukkende må knyttes til disse kriteriene. Andre hensyn kan være relevante for at dere vurderer at dokumentasjonene skal forvaltes som arkiv, eksempelvis hensyn som er knyttet til arkivlovens formålsparagraf. Det kan være
- risiko for tap av viktig samfunnsdokumentasjon
- krav fra sektorlovgivning
- virksomhetskritiske behov for sporbarhet og intern hukommelse
- demokratiske og etiske hensyn
Hjelpespørsmål for å gjøre vurderinger
Hvis dere kan svare ja på ett av de følgende spørsmålene, vil det tale for at dokumentasjonen skal forvaltes som arkiv.
- Har dokumentasjonen verdi som informasjonsressurs, slik at den kan brukes aktivt til bestemte formål?
- Trenger vi dokumentasjonen som grunnlag for styring og kontroll med virksomheten?
- Trenger vi dokumentasjonen som underlag for egen oppgaveløsning?
- Blir vi forpliktet av dokumentasjonen, eller blir andre forpliktet overfor oss?
- Trenger vi dokumentasjonen for å sikre våre forvaltningsmessige, juridiske eller økonomiske interesser?
- Trenger vi dokumentasjonen for å vise at vi har løst oppgavene våre i tråd med lovgivning og andre føringer?
- Stiller generell lovgivning direkte eller indirekte krav om at dokumentasjonen må forvaltes som arkiv?
- Stiller relevant særlovgivning direkte eller indirekte krav om at dokumentasjonen må forvaltes som arkiv?
- Utgjør dokumentasjonen (deler av) grunnlaget for en beslutning?
- Trenger vi dokumentasjonen for å imøtekomme krav i egne rutiner og prosedyrer for saksbehandling eller oppgaveløsning?
- Trenger vi dokumentasjonen for å imøtekomme ulovfestede normer på fagområdet?
- Trenger vi dokumentasjonen for å imøtekomme publikum og andre myndigheters forventninger til transparens?
- Trenger vi dokumentasjonen med tanke på å granskinger, tilsyn eller revisjoner?
- Trenger vi dokumentasjonen for å vise hvordan vi har håndtert vesentlige situasjoner og hendelser som ikke er direkte knyttet til vårt saksområde?
- Har dokumentasjonen verdi for andre deler av offentlig sektor, som gjør at vi bør legge til rette for datadeling ut fra prinsippet om «kun én gang»?
- Kan dokumentasjonen bekrefte rettighetene og pliktene til privatpersoner eller andre rettssubjekter?
- Må vi sikre dokumentasjonen for å kunne gi publikum innsyn etter offentlighetsloven?
- Må vi sikre dokumentasjonen for å ivareta enkeltpersoners rett til informasjon om og innsyn i egne personopplysninger?
Hvor skal dokumentasjonen forvaltes som arkiv?
Hva skal dere gjøre?
En systemkartlegging vil avdekke at dere i mange tilfeller lagrer den samme dokumentasjonen i mer enn ett informasjonssystem. Dette kan være aktuelt hvis dere bruker spesialiserte fagsystemer eller samhandlingsløsninger der dokumentasjon blir overført til en Noark-basert arkivløsning, enten via integrasjon eller manuelle prosesser.
Dere trenger kun å forvalte dokumentasjonen som arkiv i ett av systemene, og dere må derfor vurdere hvor det skal gjøres. Dette følger av arkivforskriften § 1 bokstav c.
Bokstav c
Er dokumentasjonen allerede sikret og forvaltet som arkiv i et annet informasjonssystem i organet eller av et annet organ i et system for felles oppgaveløsning som avtalt etter § 8 i denne forskriften?
Det må være snakk om dokumentasjon som er identisk med dokumentasjon som allerede er sikret og forvaltet i et annet system. Så lenge dokumentasjonen blir tatt vare på og forvaltet i systemet den blir saksbehandlet, trenger dere for eksempel ikke å overføre korrespondanse fra et spesialisert fagsystem eller en samhandlingsløsning til et eget arkivsystem.
Dette betyr likevel ikke at dere kan la være å forvalte dokumentasjon som arkiv bare fordi liknende informasjon finnes i et annet system. Det avgjørende er at dokumentasjonen har de samme egenskapene og blir bevart på en måte som ivaretar sammenhengen og funksjonen den har i det opprinnelige systemet. Slike egenskaper kan være mulighetene til å gjøre koblinger og søk i strukturerte data eller autentisitets- og integritetssikringen i digitalt signerte dokumenter. Det kan også være tilfeller hvor dokumentasjonens visuelle utforming er vesentlig for dens bevisverdi eller for hvordan innholdet forstås.
Dere kan for eksempel ikke erstatte strukturerte data fra et fagsystem med dokumenter i et sak-/arkivsystem dersom dokumentasjonen mister viktige egenskaper eller koblinger til sammenhengen den inngår i.
Vær oppmerksom på at det som kan se ut som duplikater, kan være dokumenter som har ulike funksjoner ved at de inngår i forskjellige kontekster, for eksempel ved å tilhøre ulike saker. At dokumentene har forskjellige funksjoner og inngår i ulike sammenhenger, skal gå fram av dokumentenes metadata. I slike tilfeller vil ikke bokstav c være relevant.
Hvorfor skal dere gjøre det?
Ved å ta bevisste valg om hvor dokumentasjon skal forvaltes som arkiv, vil dere unngå å måtte forvalte samme dokumentasjonen som arkiv i flere systemer. Dette vil gi en mer effektiv dokumentasjonsforvaltning og bedre informasjonssikkerhet.
Hva skal resultatet bli?
Dere skal få en oversikt over hvor dokumentasjon som er lagret i flere informasjonssystemer, blir forvaltet som arkiv. Dere skal få en dokumentert vurdering som ligger til grunn for valget av hvilke informasjonssystem som skal forvalte dokumentasjonen som arkiv.
Hvordan kan dere gjøre det?
Dokumentasjon som er lagret i flere av virksomhetens systemer
Hvis dere lagrer den samme dokumentasjonen i flere informasjonssystem, skal dere avgjøre hvor dokumentasjonen skal forvaltes som arkiv.
For at et informasjonssystem skal kunne sikre og forvalte dokumentasjonen som arkiv må det tilfredsstille de funksjonelle kravene til informasjonssystemer i arkivforskriften § 5.
I tilfeller hvor den samme dokumentasjonen finnes i flere informasjonssystemer som tilfredsstiller kravene i arkivforskriften, må dere vurdere hvor dere skal forvalte dokumentasjonen som arkiv. Følgende momenter kan være relevante i vurderingen:
- I hvilken grad det er risiko for informasjonstap ved overføring fra produksjonssystem til arkivløsning?
- I hvilken grad dere ønsker å samle dokumentasjon knyttet til en prosess (eller beslektede prosesser) i ett system?
- Om dokumentasjonen er lagret i et skybasert informasjonssystem som dere har tilgang til i et begrenset tidsrom?
Dokumentasjon som er sikret og forvaltet av en annen virksomhet i et system for felles oppgaveløsning
Hvis dere skaper arkiv sammen med andre virksomheter i et system for felles oppgaveløsning, er det et krav at denne dokumentasjonen forvaltes samlet. Dere skal inngå en avtale med de andre virksomhetene om hvem som skal ha ansvaret for at dokumentasjonen blir forvaltet i tråd med arkivregelverket. Vurderingen av dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv i slike systemer vil kunne ha følgende tre utfall:
- Hvis dere har fått ansvaret for å forvalte dokumentasjonen i et system for felles oppgaveløsning, skal dokumentasjonen forvaltes som arkiv i dette systemet, uavhengig om den samme dokumentasjonen finnes i andre informasjonssystemer.
- Om dokumentasjon er sikret og forvaltet av en annen virksomhet i et system for felles oppgaveløsning i henhold til avtale, trenger dere ikke forvalte denne dokumentasjonen som arkiv selv.
- Om det ikke er inngått en avtale om hvem som skal ha ansvaret for dokumentasjonen, kan dere ikke forvalte egen dokumentasjonen i et system som eies av en annen virksomhet.
Dokumenter resultatene av kartleggingen og vurderingene
Ved å kartlegge og vurdere deres egen dokumentasjon som beskrevet over, vil dere få en totaloversikt over dokumentasjon virksomheten skaper og hva som skal forvaltes som arkiv.
Når dere dokumenterer resultatene, vil dere samtidig få på plass viktige deler av dokumentasjonsplanen:
- oversikt over hvilken dokumentasjon som blir til som ledd i virksomheten, jf. arkivloven § 8 bokstav b
- oversikt over hvilken dokumentasjon dere forvalter som arkiv, jf. arkivloven § 8 bokstav c
- vurderingene som ligger til grunn for avgjørelsen om hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv, jf. arkivforskriften § 12 bokstav b
Dere står fritt til å presentere informasjonen som dere vil i dokumentasjonsplanen. Det følgende eksempelet på en oversikt over dokumentasjon med vurderinger er ingen fasit. Informasjonen kan struktureres på andre måter og oversikten kan bygges ut med flere kolonner slik at den kan oppfylle flere behov.