Utenriksdepartementet
Det rikholdige arkivet etter Utenriksdepartementet (UD) er et av de mest brukte arkivene i Riksarkivet. Les informasjon om hva arkivet inneholder, og hvordan du kan ta det i bruk.
Historikk
Vi har til nå mottatt Utenriksdepartementets arkiv for perioden 1905–1969.
Utenrikspolitiske saker fra unionstiden 1814–1905 må i hovedsak søkes i det svenske Utenriksdepartementets arkiv i Stockholm. Året 1905 utgjør imidlertid ingen fast grense for arkivets innhold. Det finnes en serie med Ældre saker (ÆS) i arkivet som inneholder materiale fra før unionsoppløsningen, og i tillegg kan enkelte saker om norske forhold som var påbegynt før unionsoppløsningen være videreført i det nye departementet etter 1905.
Korrespondansen med de ulike konsulatene frem til 1905, som gjelder saker som angår Norge og nordmenn, finnes derimot først og fremst i Indredepartementets arkiv, Handels- og konsulatkontoret.
Hva inneholder arkivet?
- Handel
- Skipsfart
- Utstillinger
- Norske interesser i utlandet av forskjellig art
- Sosiale spørsmål
- Sykehjelp og understøttelse
- Person- og familierett
- Politiske meddelelser fra de ulike konsulatene
- Konsulatenes årsberetninger, kalt konsulatberetninger
Du finner opplysninger om storpolitikk som «Spitsbergensaken», som utgjør hele 16 esker og går fra 1906–1931, til saker om frykt for spionasje hos enkelte tjenestemenn under første verdenskrig:
«P2-C-05/14 Norge. UD. Notat om funn av dum-dumkule fylt med brun væske, i lommen på sekretær ved UDs politiske ktr., Christopher Smith. Påtegn.: «Viste seg ved nærmere analyse å være en thermosflaske med kaffe. 16.09.1914″»
Mye av materialet i UDs arkiv var opprinnelig gradert, men materialet har blitt avgradert før avlevering til Riksarkivet. Størsteparten av arkivet er fritt tilgjengelig, men enkelte deler inneholder personsensitive opplysninger som i hovedsak er underlagt taushetsplikt i 60 år.
Riksarkivet har også mottatt en rekke arkiver etter norske utenriksstasjoner (ambassader og konsulater) rundt omkring i verden. Disse har skapt egne arkiver. På Arkivportalen finner du arkivkatalogene til de legasjonsarkivene Riksarkivet har mottatt.
Hvordan er arkivet bygget opp
Utenriksdepartementet fikk en fastere form i 1906, gjennom utenriksordningen av 1906 (kgl. res. 24. april 1906), og da med organiseringen av eget arkiv. Derav den eldste arkivnøkkelbetegnelsen: Arkivnøkkelen av 1906.
Arkivet til Utenriksdepartementet er helt ulikt alle andre departementsarkiver. Du finner en felles referatprotokoll for alle departementets innstillinger til kongelig resolusjon. I begynnelsen var det også en felles journal. Fra 1915 til 1927 førtes imidlertid to journaler, merket henholdsvis UD I og UD II. Fra 1927 kom en UD III- og fra 1930 en UD IV-journal. Disse journalene kan imidlertid ikke knyttes til noe bestemt kontor, med unntak for UD III, som i hovedsak viser til Konsulatkontoret. Det ble ikke ført kopibok. De utgående brevene finnes i sakenes dossier.
Sakarkivet er nemlig bygget opp etter et såkalt dossier-system. Dossier betyr en mappe som inneholder papirer til en sak. Alle dokumenter i en bestemt sak finnes samlet i enkeltmapper påført den gjeldende arkivkoden etter en bestemt alfa-numerisk arkivnøkkel. I journalene er det derfor arkivkoden du må merke deg som veiviser ved den enkelte journalinnførselen.
Hvordan bruke arkivet
- Utenriksdepartementets arkiv fra 1905-59 har arkivsignatur S-2259 og utgjør 1939 hyllemeter
- Utenriksdepartementets arkiv fra 1960-69 har arkivsignatur S-6794 og utgjør 422 hyllemeter
På grunn av den spesielle oppbygningen av arkivet anbefaler vi ikke å begynne med journalene, med mindre du er på jakt etter en bestemt korrespondanse der dato og journalnummer er kjent. Du bør i stedet starte med å gjennomgå den aktuelle arkivnøkkelen og finne frem til de relevante arkivkodene for sakene du er interessert i, og så på bakgrunn av de aktuelle kodene finne referanser til materialet i selve arkivkatalogene.
Katalogen for Utenriksdepartementet finner du på Arkivportalen, der du også kan bestille materiale fra denne delen av arkivet til bruk på lesesalen.
Arkivene etter UD har fem forskjellige arkivnøkler
(1924 var kun en justering av 1906, og 1937 varte kun i tre år):
Arkivets ulike kodesystemer kan virke kryptiske og vanskelige å sette seg inn i. Vi anbefaler at du setter av god tid for å gjøre deg kjent med de ulike systemene før du undersøker katalogene.
Eksempel på å finne frem i arkivet
Hvis du er interessert i Roald Amundsens ekspedisjoner må du først finne en arkivkode som kan passe for det du leter etter i en av arkivnøklene. Vi finner en arkivkode i nøkkelen av 1906 som virker lovende:
G 28 Vitenskapelige ekspedisjoner og arbeider
A Norske arktiske og antarktiske ekspedisjoner. Går til 1925.
Deretter kan du gå til katalogene for å undersøke nærmere hva som kan finnes av relevant materiale innenfor dette saksfeltet. Du trenger også å vite hvilke(t) år som er aktuelle. Frem til arkivnøkkelen av 1940 er katalogene bygget opp årvisst, det vil si at du må lete opp den relevante koden innenfor hver årgang. Det finnes en katalogserie for hver arkivnøkkel.
Vi finner materiale om Amundsen i året 1909 i katalogserien for 1906-nøkkelen:
«P28-A10/09 Norge-England. Fra den norske leg. i London, som meddeler UD. om Roald Amundsens ankomst til London for å holde sitt foredrag i Royal Geographical Society om sin plan for den nye polarferd med «Fram». Bd I. Årstall (dato): 01.02.1909 – 25.11.1912»
I katalogen må du nå merke deg i hvilken arkivboks dette materialet befinner seg i. Boksnummeret står oppført til venstre på siden i katalogen, i dette tilfellet boks 5199. Deretter kan du få hjelp i veiledningsskranken i Riksarkivet til å bestille opp materialet til bruk på lesesalen.