Tall fra kommunal sektor

Nasjonalarkivet har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar for å bidra til utviklingen i arkivsektoren. For å kunne utøve dette ansvaret på best mulig måte er etaten avhengig av god og relevant informasjon om arkivholdet i den offentlige forvaltningen. Som et ledd i arbeidet for å sikre gode grunnlagsdata sender Nasjonalarkivet ut en årlig undersøkelse til statlige virksomheter.

Undersøkelsen skal ikke være en altomfattende tilstandsrapport av alt arkivarbeidet som gjøres i virksomhetene. Spørsmålene som stilles faller innenfor utvalgte fokus- og risikoområder.

Undersøkelsen er hjemlet i § 8 i Arkivlova: «På førespurnad frå Riksarkivaren pliktar offentlege organ å gje opplysningar om tilhøve som gjeld arkiva, og som kan ha verknad for oppfyllinga av føremåla med lova. Riksarkivaren kan be om regelmessige rapportar»

Del 1:

Etter omorganiseringen av Arkivverket vinteren 2016/2017 satt seksjon for dokumentasjonsforvaltning (seksjonen med ansvar for tilsyn og veiledning overfor offentlig forvaltning) i gang et prosjekt med navn «Brukerorienterte arkivtilsyn». Målet med prosjektet var å finne fram til en bedre måte å jobbe med tilsyn på, der brukeren i langt større grad enn tidligere settes i sentrum.

Prosjektet kom med flere anbefalinger til tiltak for å nå målet om enda bedre tilsyn. En av anbefalingene var å knytte den årlige kommuneundersøkelsen nærmere opp mot den praktiske tilsynsvirksomheten enn tidligere. Det ble argumentert for at det var like stort behov for å hente inn informasjon fra de statlige virksomhetene som fra kommunene. Og dermed ble det satt i gang et arbeid for å utarbeide et lignende skjema for stat.

Tilsynsmedarbeiderne har behov for mer informasjon fra forvaltningen for å kunne:

• Velge ut tilsynsobjekter på en enkel og hensiktsmessig måte («velge de «rette» tilsynsobjektene i år»)
• Måle effekten av tilsynene («sørge for at det vi gjør på tilsynene bidrar til å oppnå det vi ønsker å oppnå – gode arkiver»)
   

Spørsmålene som stilles i del 1 bidrar til å dekke dette informasjonsbehovet.

Det er også meningen at del 1 av undersøkelsen skal være et av flere redskaper for å få oversikt over hva Arkivverket bør fokusere på ved fremtidige tilsyn, og i det videre arbeidet knyttet til veiledning av offentlig forvaltning (inkl. veiledninger på nett).

Denne delen vil være hovedfokus i undersøkelsen, og spørsmålene vil være like fra år til år for å muliggjøre måling over tid.

Del 2:

Som statlig etat med ansvar for arkivutvikling er det også behov for å få inn annen type informasjon enn informasjonen som knytter seg direkte til tilsynsvirksomheten vår. Undersøkelsen inkluderer derfor også en del 2.

Spørsmålene fokuserer på områder der Arkivverket har et konkret behov for mer informasjon. Informasjonen vil være svært viktig som grunnlagsmateriale i ulike strategiske prosjekter og tiltak.

Spørsmålene i denne delen vil endres fra år til år, i tråd med behovet Arkivverket har for informasjon.