Ofte stilte spørsmål

Vi åpner for søknader 16. mars. Søknadsskjemaet vil da legges ut på hjemmesidene våre. Frist for å sende inn søknad om midler vil være 15. mai. 

Ordningen er for arkivbevarende institusjoner, for dokumentasjonsfaglige miljø i kommunal sektor og for arkivfaglige interesseorganisasjoner. Søkere innenfor målgruppen for midlene oppfordres til å samarbeide med hverandre og med aktører utenfor målgruppen.  

Med arkivbevarende institusjon mener vi eksempelvis arkivinstitusjoner eller bibliotek, museer og dokumentasjonssentre som oppbevarer arkivmateriale. Vi mener ikke institusjoner og bedrifter som oppbevarer eget administrativt arkiv. 

Nei, i utgangspunktet ikke. Søkere innenfor målgruppen for midlene oppfordres til å samarbeide med hverandre og med aktører utenfor målgruppen. Hvis en privatperson eller en privat bedrift planlegger å samarbeide med eks. en arkivbevarende institusjon eller en kommune, så er det viktig at det er virksomheten som ligger innenfor målgruppen som står ansvarlig for søknaden.

Vi er nå inne i et søknadsprogram som varer fra 2023 til 2026. De to innsatsområdene i pågående søknadsprogram er:   

1: En innovasjonsarena for arkiv (Arkivspira og Arkivveksthuset)  

2: Startskudd for tilgjengeliggjøring av kulturarv 

Søknader til Arkivspira kan ikke overstige 250 000 kr. For søknader til Arkivveksthuset og Startskudd for tilgjengeliggjøring av kulturarv finnes det ingen beløpsgrense, men søker bør harmonere søknadssum med tilgjengelig tildelingspott (per 2025 – 18 millioner kroner). Tilgjengelig pott skal fordeles på alle søkerne som får tilsagn på prosjektsøknad. 

Alle aktivitetene og utgiftene i budsjettene skal være knyttet direkte opp til det omsøkte prosjektet. Hvis reiser/kost/losji er nødvendig for å utføre aktivitetene og oppnå resultatene, kan dere bruke statens satser for dette som et greit utgangspunkt: https://arbeidsgiver.dfo.no/lonn-goder-og-reise/reiser-og-satser/statens-satser-innenlands. 

I utgangspunktet, nei. Midler skal ikke brukes til innkjøp av ikt-utstyr, dataprogrammer eller lisenser.  

I henhold til utlysningen og programområdet, er det visse aktiviteter og utgifter vi ikke kan støtte. Det gjelder for eksempel innkjøp av utstyr eller lisenser. Det samme kan gjelde utgifter til reiser/kost/losji/seminarer el.l. som ikke er relevant for prosjektets formål. Hvis prosjektet likevel vurderes å være støtteverdig, kan vi avkorte tildelingssummen i henhold til denne typen poster i budsjettet. 

Noen ganger kan også selve søknaden eller prosjektet legge opp til en avkortning, ved at tiltaket kan skaleres i henhold til eventuell mottatt sum. Hvis vår vurdering tilsier at prosjektet likevel vil være gjennomførbart og bidra til programområdets formål med en lavere sum, kan en slik avkortning bli aktuelt. 

I programmet for 2023-2026 er det ikke mulig å søke om midler til ren digitalisering av arkivmateriale. Men vi vet at det å digitalisere arkivmateriale ofte er en forlengelse av et ordningsprosjekt (evt at det gjøres parallelt med ordning). Det at et materiale etter hvert skal digitaliseres, ekskluderer det ikke fra ordningen, men det er viktig å huske at vi ikke gir midler til selve digitaliseringen av arkivet. Vær derfor nøye når budsjett settes opp, slik at det er enkelt å skille midler til ordning fra evt. midler til digitalisering. 

Nasjonalbiblioteket har fått i oppdrag å digitalisere privatarkiver for hele ABM-sektoren. Du kan lese mer om kulturarvsdigitaliseringen her: https://abmdig.no/. 

Det finnes ikke noe fasitsvar på dette, da det kommer an på arkivets omfang, tilstand, og kompleksitet, så vel som erfaring og kompetanse hos vedkommende som skal ordne arkivet. I vår vurdering av omsøkt beløp sett opp mot arkivet som skal ordnes og katalogiseres, må vi ta alle disse forholdene i betraktning.  

Vi forholder oss i utgangspunktet til gjeldende markedspris i sektoren. Per 2024 ligger det på rundt 7 000 kr,- ekskl. mva. per hyllemeter arkiv. Denne summen skal da dekke alle utgifter man har for å få ordnet materialet. Det vil si lønn, feriepenger, pensjonstrekk, overhead, driftskostnader og arkivemballasje.  

Det er likevel mange arkiv som er langt «billigere» å ordne enn 7 000,- hyllemeteren. På samme måte er det arkiv som kan kreve mer. Vi er derfor avhengig av at søker beskriver eventuelle forhold ved arkivet eller institusjonen i søknaden, som gjør at budsjettet for prosjektet er som det er. Kun på den måten, kan vi vurdere realismen i prosjektet. 

Vi deler bare ut midler til bevaringsinstitusjoner for arkiv, ikke til arkivskapere. De som skaper arkivene, som bedrifter, organisasjoner og privatpersoner, faller utenfor målgruppen til midlene og vil ikke få støtte.

Dere kan i utgangspunktet søke om ordning og katalogisering av både avleverte og deponerte arkiv. Det er imidlertid ekstra viktig i søknader med deponerte arkiv, å beskrive hvorfor status er deponert og ikke avlevert. Også om det er gjort forsøk på å få materialet avlevert, og hvilke type planer/forventninger dere har i forhold til arkiveier. Vi ønsker ikke å bruke midlene på arkiv som vi ikke vet om faktisk ender opp som langtidsbevart i en bevaringsinstitusjon til slutt.  

I 2026 ble arkivutviklingsmidlene overført fra tippemiddelordningen til statsbudsjettet. Dette gjør at midlene i 2026 må lyses ut tidligere enn vanlig. I år vil derfor være et “mellom-år” der vi alle må tilpasse oss de nye fristene. Vi oppfordrer prosjektene det gjelder å søke om midler til år 2 av det flerårige prosjektet nå ved 2026-utlysningen. Det er i søknaden viktig at prosjektet oppgir resultatene som er oppnådd ila de første månedene, selv om det er tidlig i prosjektfasen og det kanskje ikke foreligger så mye enda. Vi vil i vurderingen vår av disse søknadene justere forventningene til resultater i tråd med omleggingen av utlysningstidspunkt og nye frister.