Avlevering av elektroniske pasientjournaler
Offentlige og private virksomheter i spesialisthelsetjenesten har plikt til å avlevere elektronisk pasientarkivmateriale til Norsk helsearkiv når de ikke lenger har behov for det, tidligst ti år etter pasientens død.
Morsjournaler eldre enn 10 år skal avleveres fra EPJ-systemer, jf. helsepersonelloven §§ 39 og 40. Pasientidentifikasjon og all informasjon som kan representeres som tekst, inkludert koder, tall og målte verdier mv., skal inngå i avleveringen. Videre skal dokumenter som arkivskaper har digitalisert, enten som en del av den løpende journalføringen eller ved etterdigitalisering, inngå i avleveringen.
Riksarkivaren kan også bestemme at kodeverk og eventuelt annet materiale som er referert i arkivuttrekket, skal medfølge. Dersom dokumentasjon av kodeverket eller annet referert materiale ikke er tilgjengelig eller tilstrekkelig pålitelig, kan dokumentasjonen erstattes med den forklarende teksten som var tilgjengelig ved daglig bruk av journalen.
Digitalt uttrekk og avlevering av EPJ skal gjøres i samsvar med format og struktur som er fastsatt av Riksarkivaren i samråd med Helsedirektoratet. Det er utviklet to standarder:
- EPJ standard – Del 5: Arkivuttrekk (HIS 80509:2015) (Direktoratet for e-helse)
- EPJARK – Standard for arkivavlevering av elektronisk pasientjournal til Norsk helsearkiv (Riksarkivaren)
EPJ-standard del 5 stiller krav til helsefaglig innhold i arkivuttrekket. EPJARK-standarden stiller krav til hvordan innholdet skal pakkes for til avleveringen til Norsk helsearkiv.