Ved årsskiftet trådte ny arkivlov i kraft.  For å få et mer oppdatert og solid kunnskapsgrunnlag for det videre arbeidet med implementering, veiledning og oppfølging av det nye regelverket, har Nasjonalarkivet nå utlyst og bestilt en egen utredning.  

— Kunnskap er som alltid avgjørende. Vi trenger et ferskt, kunnskapsbasert bilde av hvordan ulike aktører håndterer overgangen til det nye regelverket, hvilke gevinster som kan hentes ut, og, ikke minst, hva som skal til for å lykkes, sier nasjonalarkivar Inga Bolstad.  

Ny lov, store muligheter

Den nye arkivloven åpner for mer fremtidsrettede og fleksible måter å forvalte dokumentasjon på. Regelverket er nå i større grad teknologinøytralt og funksjonsbasert, noe som betyr at arkivpliktige aktører står friere til selv å velge hvordan de vil løse arkivoppgaver, så lenge de løser dem.  

— Dette vet vi åpner for utvikling av nye og bedre arkivløsninger fremover, og vi vet at dette vil ha positive effekter, men hva er realistisk, og hvilke utfordringer må løses på veien, spør Bolstad.  

Hun forteller at det også kom flere innspill i høringsrunden som først kan vurderes nå som regelverket er i praktisk bruk.  

— Alt dette vil vi vite mer om nå for å styrke oss i jobben vi skal fortsette å gjøre framover med veiledning, tilsyn og eventuelle justeringer av regelverket.  

Skal intervjue arkivaktører

Oppdraget ble utlyst rett over nyttår, og er tildelt Menon Economics. Selskapet gjorde også i 2021 gjorde et større kartleggings- og analyseoppdrag for Nasjonalarkivet, tidligere Arkivverket.  

Utredningen vil basere seg på intervjurunder med et bredt utvalg aktører som berøres av det nye regelverket. Etter planen skal det gjøres et intervjuer av kommunale arkivskapere, kommunearkiv-institusjoner, interesseorganisasjoner, IT-leverandører, Nasjonalarkivet og flere.  

Privatarkivfeltet er ikke omfattet av oppdraget med unntak av private rettssubjekter som leverer offentlige tjenester og dermed faller inn under den nye arkivlovens utvidete virkeområde.  

Etter planen skal utvalg og intervjuer skje snarlig. Utredningsarbeidet skal skje i tett samarbeid med Nasjonalarkivet, som har satt ned et eget team. Målet er at Menon Economics skal kunne levere utredningen til Nasjonalarkivet allerede i slutten av august.  

Skal etablere nullpunkt 

— Et viktig ledd i utredningen vil bli å kartlegge og definere det vi kaller nullpunktet, altså statusen i sektoren nå ved innføringen av loven, forteller Kjetil Korslien, områdedirektør for samfunnsdokumentasjon i Nasjonalarkivet.  

Dette gjør det mulig å måle utvikling og effekt over tid, og senere vurdere om regelverket faktisk gir de forbedringene som er forventet.  

— Slik sikrer vi at intensjonen med den nye arkivloven blir godt ivaretatt, og at offentlige virksomheter faktisk kan utvikle gode og hensiktsmessige løsninger for dokumentasjonsforvaltning i årene som kommer. 

Korslien sier det hentes inn eksterne krefter både fordi det gir et godt utenfra-blikk på sektoren, og fordi Nasjonalarkivet er nødt til å ta grep for å styrke kapasiteten i regelverksarbeidet.  

— Nasjonalarkivet må prioritere ressursene våre godt. Jeg tror det er full forståelse for at vi trenger flere på laget i denne fasen, og vi oppfatter at utredningen er et veldig velkomment tiltak. 

— Store samfunnsgevinster 

Inga Bolstad er spent på hva som vil komme ut av kartleggings- og analysearbeidet.  

-Det er mange utfordringer og ikke minst muligheter i det nye regelverket, og vi er mange som ønsker oss faktabasert kunnskap og forståelse av hvor gevinstene kan hentes ut. For er det én ting vi er sikre på, så er det at det mye for offentlig sektor og for samfunnet som helet å vinne på bedre arkivløsninger, sier hun.  

Én side av saken er den rent økonomiske. Tidligere beregninger har vist at det er mye tid og penger å spare på enklere arkivløsninger i det offentlige.  

De største og viktigste gevinstene, vil likevel alltid være de overordnede, mener nasjonalarkivaren.  

— Det viktigste er at vi sikrer løsninger som faktisk sørger for at viktig dokumentasjon blir trygt ivaretatt. Dette handler om å sikre rettssikkerheten til folk, det handler å sikre innsyn og demokrati, og om å bevare tillit. I urolige tider ser vi også hvor viktig det er for beredskap og sikkerhet. Her må vi jobbe kunnskapsbasert og godt sammen på feltet, og vi er på ballen.