Nasjonalarkivet har fastsett ny bevaringsforskrift

Nasjonalarkivet har no fastsett forskrift om kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida (bevaringsforskrifta). Forskrifta har heimel i den nye arkivlova § 12 og erstattar reglane som fram til no har stått i riksarkivarens forskrift kapittel 7.  

Lagt ut på 18. februar 2026 Sist oppdatert: 7. april 2026

1. Innledning

Nasjonalarkivet har no fastsett forskrift om kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida (bevaringsforskrifta). Forskrifta har heimel i den nye arkivlova § 12 og erstattar reglane som fram til no har stått i riksarkivarens forskrift kapittel 7.  

Framlegget til forskrift blei sendt på høyring 7. oktober 2025 med frist 28. november 2025. Av dei om lag 70 høyringssvara var det 52 som hadde merknader. Forskrifta tok til å gjelde 1. januar 2026, samtidig med ny arkivlov og ny arkivforskrift. 

I denne artikkelen vil vi først greie ut om endringar i høve til tidlegare forskrift, før vi kjem inn på nokre særlege problemstillingar som kom opp i høyringa. Vidare seier vi litt om kravet i § 18 om at statlege organ skal utarbeide framlegg om kva som skal takast vare på av dokumentasjon som gjeld dei faglege ansvarsområda. Vi avsluttar med å seie noko om Nasjonalarkivets planar om ein full revisjon av bevaringsforskrifta. 

2. Formålet med revisjonen

Ein teknisk revisjon

Reglane har gjennomgått ein teknisk revisjon. Formålet har først og fremst vore å sikre at den nye bevaringsforskrifta er godt samordna med nye arkivlova og arkivforskrifta. Struktur og formuleringar er forenkla, og språket er nynorsk.

Vi skal bevare same dokumentasjon – enn så lengje

Det er ikkje gjort endringar i den nye forskrifta når det gjeld reglane om kva slags dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida. I høyringa kom det mange innspel til innhaldet i reglane om bevaring, men desse blei derfor ikkje realitetsvurderte. Innspela kan eventuelt vurderast i samband med ei ny og fullstendig gjennomgang av reglane. 

3. Kva er så endra?

Struktur

Bevaringsforskrifta er inndelt i 83 føresegner fordelte på fire kapittel:  

• Kapittel 1 inneheld innleiande reglar om kva forskrifta gjeld, definisjonar og om dokumentasjon som gjeld oppgåver i framtida.
• Kapittel 2 inneheld reglar om bevaring i staten. Reglane fastset kva som skal takast vare på for ettertida av dokumentasjon som gjeld statlege organ si eigenforvaltning. Det er og fastsett plikt for statlege organ til å utarbeide framlegg til bevaring av dokumentasjon som gjeld fagområda deira.
• Kapittel 3 inneheld reglar om bevaring av dokumentasjon i kommunar og fylkeskommunar. Reglane gjeld alle typar dokumentasjon.
• Kapittel 4 inneheld ein regel som opnar for å bruke eldre reglar på eldre materiale, samt ein regel om iverksetjing.

Ny regel om bevaring av dokumentasjon som er blitt til i eit system for felles oppgåveløysing

Regelen i § 1 tredje ledd er ny, og bakgrunnen for regelen er at den nye arkivforskrifta legg betre til rette for at offentlege organ kan samarbeide om å løyse oppgåver i felles system. Etter arkivforskrifta § 8 skal dokumentasjonen som blir skapt i slike system haldast samla, og organa skal avtale kven som skal ha ansvaret for at dokumentasjonen blir forvalta i tråd med krava i arkivlova og arkivforskrifta. Dersom bevaringsforskrifta fastset at dokumentasjonstypen skal takast vare på for ettertida, gjeld dette uavhengig av kor dokumentasjonen er skapt, om det er i eit system for felles oppgåveløysing eller hos eit enkelt organ.    

Ny regel om andre rettssubjekt enn stat, kommune eller fylkeskommune

Regelen i § 1 fjerde ledd er også ny. Bakgrunnen for regelen er at arkivlova § 3 første ledd bokstav b fastset at arkivlova også gjeld for andre rettssubjekt enn stat, kommunar og fylkeskommunar i saker kor dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift. Viss bevaringsforskrifta slår fast at dokumentasjonstypen skal takast vare på for ettertida, gjeld dette uavhengig av kven som har gjort enkeltvedtaket eller utferda forskrifta. 

Endring i føresegner om oppbevaringstider for dokumentasjon som ikkje er omfatta av bevaringsforskrifta 

For dokumentasjon som berre skal takast vare på i eit avgrensa tidsrom, og som derfor ikkje er omfatta av bevaringsforskrifta, skal organa fastsetje oppbevaringstider. Tidlegare sto føresegna om dette i riksarkivarens forskrift § 7-3. Føresegna er no flytta til arkivforskrifta § 3 og er såleis ikkje å finne i bevaringsforskrifta.  

For pasient- og journalopplysningar som ikkje skal takast vare på for ettertida i kommunar og fylkeskommunar, var det tidlegare obligatoriske reglar om oppbevaringstid i riksarkivarens forskrift § 7-29. Desse reglane er ikkje førte vidare sidan Nasjonalarkivet ikkje har heimel i den nye arkivlova til å gi slike reglar. Felles reglar om oppbevaringstider på sektorområda vil for framtida eventuelt måtte fastsetjast av vedkomande sektormyndigheit. Nasjonalarkivet legg til grunn at dei tidlegare reglane vil vere eit tenleg utgangspunkt for kommunane og fylkeskommunane når dei skal fastsetje oppbevaringstider for pasient- og journalopplysningar.

Føresegner som er vidareførte frå den tidlegare arkivforskrifta

Nokre føresegner frå den tidlegare arkivforskrifta er no vidareførte i bevaringsforskrifta. Dette gjeld bevaringspåboda i bevaringsforskrifta §§ 4, 5, 19 og 20, samt kravet i § 18 om at statlege organ skal utarbeide framlegg om kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida frå sine faglege ansvarsområde.

Dei konkrete vurderingane – bevaring eller kassasjon? 

Bevaringsforskrifta inneheld no berre reglar om dokumentasjon som organa har plikt til å ta vare på for ettertida. Dokumentasjon som organa ikkje har plikt til å ta vare på for ettertida, kan dei kassere etter at oppbevaringsfristene er utløpte.

Dersom organa er i tvil om kva dei enkelte reglane i bevaringsforskrifta fastset og kor langt bevaringsplikta går, så kan dei søke støtte i arkivforskrifta § 2. Her har departementet fastsett kriterium som Nasjonalarkivet kan og skal leggje vekt på ved fastsetjinga av bevaringsreglane.

Kommunar og fylkeskommunar kan i tillegg nytte rettleiaren til tidlegare kapittel 7 i riksarkivarens forskrift som rettesnor i vurderingane. Lenke til rettleiaren som ligg på Nasjonalarkivets heimesider: https://www.nasjonalarkivet.no/offentlig-forvaltning/dokumentasjonsforvaltning/bevaring-og-kassasjon/bevaring-og-kassasjon-hos-kommuner-og-fylkeskommuner/.

For nye oppgåver som kjem til i framtida, er kassasjon ikkje tillate før Nasjonalarkivet har vurdert om dokumentasjonen som er knytt til desse oppgåvene skal omfattast av bevaringsforskrifta eller ikkje, jf. bevaringsforskrifta § 3.   

Meirbevaring

Regelen om såkalla meirbevaring som tidlegare sto i riksarkivarens forskrift er fjerna. Denne paragrafen slo fast at reglane i forskrifta var minimumsreglar, og at det var opp til den enkelte kommune eller fylkeskommune om dei ønskte å bevare meir. Sjå under for ytterlegare omtale av denne endringa. 

4. Nokre særlege problemstillingar frå høyringa

Regelen om «meirbevaring» er ikkje vidareført  

I høyringa var det mange som etterlyste regelen om meirbevaring som sto i riksarkivarens forskrift § 7-23. Denne føresegna slo fast at reglane i forskrifta var minimumsreglar om kva dokumentasjon kommunar og fylkeskommunar skulle ta vare på, og at det var opp til den enkelte kommune eller fylkeskommune om dei ønskte å bevare meir.   

Kommunar og fylkeskommunar treng ikkje løyve frå staten til å ta vare på meir arkiv enn det dei har juridisk plikt til. Nasjonalarkivet så derfor ikkje grunn til å føre vidare denne regelen. Viss kommunar og fylkeskommunar meiner det er formålstenleg å bevare meir, er det likevel viktig at dei er merksame på at dei må kunne vise til eit lovleg behandlingsgrunnlag for eventuelle personopplysningar.

Etter personvernforordninga må alle som behandlar personopplysningar ha eit lovleg behandlingsgrunnlag. Viss bevaringsforskrifta fastset at kommunar og fylkeskommunar har juridisk plikt til å ta vare på ein viss type dokumentasjon, så vil forskrifta vere lovleg behandlingsgrunnlag. Dersom kommunar eller fylkeskommunar tek vare på dokumentasjon som ikkje er omfatta av bevaringsforskrifta, så må dei kunne vise til eit anna behandlingsgrunnlag. Eitt slikt grunnlag kan vere arkivformål i allmenta si interesse.

Det er gjort greie for personvernforordninga og behandlingsgrunnlaget arkivformål i allmenta si interesse i punkt 3.2 i proposisjonen med framlegget til ny arkivlov, sjå Prop. 52 L (2024–2025) – regjeringen.no. Nasjonalarkivet vil vurdere om det er behov for å utarbeide rettleiingsmateriell.

Kvifor er bevaringsforskrifta på nynorsk? 

Mange høyringsinstansar uttrykte misnøye med at forskrifta er skriven på nynorsk. Dei viser til at ikkje alle er fortrulege med å lese nynorsk og meiner at Nasjonalarkivet må sørgje for at forskrifta ligg føre både på bokmål og nynorsk.

Nasjonalarkivet vil i denne samanhengen vise til at språklova § 4 andre ledd slår fast følgjande: «Bokmål og nynorsk er likeverdige språk som skal kunne brukast i alle delar av samfunnet. I offentlege organ er bokmål og nynorsk jamstilte skriftspråk.» 

Den tidlegare arkivlova var utforma på nynorsk. Det same gjaldt forskrift om offentlege arkiv. Riksarkivarens forskrift var derimot utforma på bokmål. Slik Nasjonalarkivet ser det, er det ein fordel at alle regelsetta på området ligg føre på same skriftspråk.   

Det er tidlegare peikt på at meininga har vore å føre vidare det materielle innhaldet i riksarkivarens forskrift kapittel 7 om kva dokumentasjon som skal bevarast for ettertida. Der omsetjinga frå bokmål til nynorsk fører til uvisse, vil dei tidlegare føresegnene vere rettleiande.

Tilhøvet til arkivplikta etter arkivlova § 5 og reglane i arkivforskrifta § 1  

Ein del høyringsinstansar ser ut til å blande saman reglane i bevaringsforskrifta med reglane om arkivplikt i arkivlova § 5 og i arkivforskrifta § 1 Kva eit organ skal ta omsyn til når dei skal avgjere kva dokumentasjon det skal forvalte som arkiv. Dei stussar over at dokumentasjon som etter deira meining er viktig å forvalte som arkiv, ikkje i alle tilfelle er omfatta av bevaringsforskrifta.   

Det er viktig å vere klar over skilnaden mellom reglane. Etter arkivlova § 5 skal organa forvalte dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda, som arkiv. I arkivforskrifta § 1 er det fastsett kriterium som organa skal ta omsyn til når dei skal avgjere kva dokumentasjon dei skal forvalte som arkiv etter arkivlova § 5. Kva dokumentasjon organet skal forvalte som arkiv til kvar tid, er løypande vurderingar som organet må gjere utan omsyn til om dokumentasjonen skal takast vare på for ettertida eller ikkje.  

Når organa skal vurdere dokumentasjonen etter bevaringsforskrifta, vil dei erfare at forskrifta ikkje omfattar alt det dei har forvalta som arkiv. For dokumentasjon som ikkje er omfatta av bevaringsforskrifta og som berre skal takast vare på for eit avgrensa tidsrom, skal organa fastsetje oppbevaringstider etter arkivforskrifta § 3.  

Opplysningar om alle desse vurderingane skal inngå i dokumentasjonsplanen, jfr. arkivforskrifta § 12 b-d.

Ulike reglar for staten, kommunane og fylkeskommunane  

Den tekniske gjennomgangen av reglane har gjort det tydelegare at det er forskjellar i reglane for høvesvis staten, kommunane og fylkeskommunane. Sjølv om oppgåvene dei løyser er likearta, er reglane om kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida ikkje alltid dei same. Mange høyringsinstansar peikte på dette og meinte reglane burde vert endra. Det låg utanfor formålet med denne revisjonen å vurdere innhaldsmessige endringar i bevaringsreglane. Om reglane for staten, kommunar og fylkeskommunar bør vere like eller ikkje, er spørsmål som bør vurderast i samband med ei innhaldsmessig revisjon av reglane.

5. Godkjenning av framlegg om bevaring av dokumentasjon frå faglege ansvarsområde i statlege organ 

Etter § 18 i bevaringsforskrifta skal statlege organ utarbeide framlegg om kva som skal takast vare på for ettertida av dokumentasjon som gjeld deira faglege ansvarsområde. På grunnlag av framlegget vil Nasjonalarkivet avgjere kva dokumentasjon som skal bevarast. 

Dei statlege organa kjenner sine fagfelt best, og det er årsaka til at organet sjølv og ikkje Nasjonalarkivet skal utarbeide framlegget. På den andre sida har Nasjonalarkivet den særlege arkivfaglege kompetansen som er naudsynt for å vurdere kvaliteten på framlegget og å gjere ei overordna og systematisk vurdering av innhaldet. Nasjonalarkivet vil i alle høve samarbeide med organa i denne prosessen for å få eit godt resultat.   

I arkivforskriften § 2 a-e er det fastsett eit sett kriterium som Nasjonalarkivet skal leggje til grunn når det skal gi forskrift om kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida. Etter bevaringsforskrifta § 18 skal statlege organ også bruke desse kriteria når dei skal utarbeide framlegget sitt. Det vil komme nye rettleiarar på heimesidene til Nasjonalarkivet, både om bruken av kriteria og om korleis ein skal lage framlegg.   

6. Plan om ein ny og fullstendig revisjon av bevaringsforskrifta 

No som vi er i mål med den nye arkivlova og arkivforskrifta, er tida inne for at Nasjonalarkivet kan planleggje ein ny og fullstendig gjennomgang av bevaringsforskrifta. 

Siste gongen bevaringsreglane blei gjennomgått var i 2015. Sidan dette har mykje skjedd med omsyn til kva oppgåver forvaltninga har, korleis oppgåvene blir løyste og ikkje minst kva dokumentasjon som blir skapt. I tillegg er det no fastsett uttrykkelege kriterium i arkivforskrifta som Nasjonalarkivet skal leggje til grunn ved fastsetjing av bevaringsreglar. 

Nasjonalarkivet vil derfor setje i gang arbeidet med å utarbeide nye reglar. Dette er ein prosess som kjem til å ta tid. Det må vurderast korleis arbeidet kan organiserast på ein god måte. Det må òg utarbeidast eit godt og gjennomtenkt mandat for arbeidet. Eksterne miljø og kreftar vil bli trekte med.  

Nasjonalarkivet vil kome tilbake med meir informasjon om denne prosessen etter kvart.