Nasjonalarkivet har vedtatt en ny tilsynspolicy
Policyen gir prinsipper og føringer for Nasjonalarkivets tilsynsarbeid og retning for arbeid med å utvikle tilsynsmetodikken.
Det er tatt hensyn til at vi har et nytt funksjonsbasert regelverk, til Nasjonalarkivets egen strategi og til forvaltningspolitiske føringer. Policyen ivaretar at vi at vi operer i et landskap med endrede rammebetingelser i offentlig sektor og tegner noen ambisjoner som forplikter:
Vi skal være utforskende med tanke på teknologi, læring og metodikk. Vi skal utnytte den kunnskapen som vår tette kontakt med forvaltningen gir oss. Det vil gi verdi for resten av Nasjonalarkivet, sektoren og forvaltningen for øvrig.
Om Nasjonalarkivets tilsynspolicy
Tilsynspolicyen gir overordnede føringer for Nasjonalarkivets tilsyn. Lov om dokumentasjon og arkiv med forskrifter er et overordnet og funksjonsbasert regelverk som stiller nye og høyere krav til Nasjonalarkivet som tilsynsmyndighet. Tilsynspolicyen skal gi retning for hvordan vi skal utvikle vår tilsynsvirksomhet i lys av nytt regelverk slik at våre tilsyn kan føre til økt etterlevelse og bedre arkiver i offentlig forvaltning:
1. Våre tilsyn skal bidra til bedre dokumentasjon, informasjonsforvaltning og arkiver
Arkivloven skal medvirke til en forsvarlig og etterrettelig offentlig forvaltning. Vår kontroll med etterlevelsen av arkivregelverket handler om rettssikkerhet, åpenhet, tillit og demokrati samt sikring av vår felles historie. Nasjonalarkivets tilsyn skal bidra til effektiv dokumentasjonsforvaltning og at bevaringsverdige arkiver blir identifisert og bevart.
2. Våre tilsyn skal være risikobaserte og målrettede
Tilsynet skal treffe risikobildet hos tilsynsobjektet. Vi skal ha en risikobasert tilnærming når vi velger ut hvilke organer, områder og bestemmelser vi skal føre tilsyn med. Målrettede tilsyn bidrar til fornuftig bruk av ressurser hos både tilsynsmyndigheten og organene som får tilsyn.
3. Våre tilsyn skal ha en lærende og brukerorientert tilnærming
Dialogen i tilsynsprosessen er et godt utgangspunkt for læring og varig forbedring av dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Våre tilsyn er kontroll med forvaltningens etterlevelse av arkivregelverket, men vi bistår også tilsynsobjektene gjennom veiledning.
4. Våre tilsyn skal ha god kvalitet
Vi skal vektlegge kvalitet fremfor kvantitet i tilsynsarbeidet. Det nye arkivregelverket er mindre detaljert og gir forvaltningen mer handlingsrom. For å vurdere om forvaltningen etterlever regelverket, må tilsynet i økende grad basere seg på gode arkivfaglige vurderinger.
Tydelige arbeidsprosesser og omforent regelverksforståelse skal danne grunnlag for ens praksis i tilsynsarbeidet. Målet er ikke flest mulig tilsyn, men tilsyn som har god kvalitet og bidrar til læring og endring hos tilsynsobjektet.
5. Vi skal utøve vår myndighet på en bevisst og ansvarlig måte
Tilsyn er et av flere virkemidler for å bidra til bedre dokumentasjonsforvaltning og arkiv i offentlig sektor. Vi ser Nasjonalarkivets tjenester og virkemidler i sammenheng slik at vi kan møte forvaltningens utfordringer på en koordinert og effektiv måte.
Offentlige organer har ulike utfordringer på arkivfeltet. Vi tar hensyn til dette når vi utarbeider tilsynsplaner og gjennomfører tilsyn slik at organene møter et relevant tilsyn. I innrettingen av tilsynene tar Nasjonalarkivet høyde for at kommunale og statlige organer på noen områder er underlagt ulike bestemmelser i arkivregelverket.
6. Vi skal sørge for at lovbrudd møtes med riktige reaksjoner
Vi tar bevisste valg om hvilke reaksjoner vi møter lovbrudd med for å sørge for etterlevelse. Ileggelse av pålegg om retting, rekonstruksjon av dokumentasjon og tvangsmulkt skal være basert på en helhetlig vurdering av effekt og forholdsmessighet. Gjennom hensiktsmessig innretting av pålegg og brukerorientert veiledning vil vi bidra til at avvikene blir lukket. Når alvorlige avvik ikke rettes vil Nasjonalarkivet vurdere tvangsmulkt.
7. Vi skal utvikle vår kompetanse, teknologibruk og metodikk
Vi skal kontinuerlig utvikle vår kompetanse for å møte kravene som det nye arkivregelverket stiller overfor tilsynsarbeidet. Vi skal utforske mulighetene for å benytte teknologi i hele tilsynsprosessen og i kontrollen av etterlevelse spesielt. Vi skal utvikle vår tilsynsmetodikk med utgangspunkt i at vi har fått et funksjonsbasert regelverk. Kontinuerlig forbedring av egen metodikk skal være en integrert del av Nasjonalarkivets tilsynsarbeid.
8. Vi skal samarbeide og lære av andre tilsynsmyndigheter
Gjennom samarbeid med tilsynsmyndigheter på tilgrensende fagområder skal vi bidra til at forvaltningen ser dokumentasjon, informasjonssikkerhet, personvern og beredskap i sammenheng. Vi har dialog med andre statlige tilsynsmyndigheter og deltar i relevante fora for å utveksle erfaringer og lære.
9. Vi skal levere kunnskap om risikobildet for dokumentasjon, informasjonsforvaltning og arkiv
Vi skal forvalte kunnskapen som akkumuleres gjennom tilsynene på en systematisk måte slik at hele forvaltningen kan dra nytte av innsiktene fra våre tilsyn. Vi ser erfaringene fra tilsynene i sammenheng med informasjon fra relevante kilder for at vi kan utvikle og presentere oppdatere risikobilder for feltet. Denne kunnskapen skal danne et grunnlag for Nasjonalarkivets og forvaltningens prioriteringer i arbeidet med å styrke dokumentasjonsforvaltning og arkiv.