Ny veileder skal gjøre det enklere å bevare informasjon fra næringslivet
Med støtte fra Nasjonalarkivets arkivutviklingsmidler har Vestfoldarkivet utviklet en ny veileder for bevaring av digitale arkiver fra næringslivet. Samtidig er det nå åpent for nye søknader til ordningen.
Hvordan bør vi bevare arkiver fra næringslivet, når nesten alt skapes digitalt?
Det var utgangspunktet for et prosjekt Vestfoldarkivet har gjennomført med støtte fra Nasjonalarkivets arkivutviklingsmidler. Nå er resultatet klart: en praktisk veileder som skal gjøre det enklere å ta vare på digitalt skapt dokumentasjon fra bedrifter og næringsorganisasjoner.
Skal senke terskelen
I dag skapes det meste av arkivmateriale digitalt. Uten gode metoder for bevaring risikerer vi at viktige deler av samfunnets dokumentasjon går tapt.
Digitalt skapte arkiver kan være krevende å jobbe med, særlig for institusjoner uten mye IT-kompetanse. Målet med prosjektet har derfor vært å gjøre arbeidet mer tilgjengelig.
Veilederen skal bidra til at flere institusjoner kommer i gang med arbeidet – også uten spesialisert teknisk kompetanse.
Veilederen tar for seg hele prosessen, fra første kontakt med en bedrift til arkivet er bevart og gjort tilgjengelig.
Den er særlig rettet mot arkiver fra næringslivet, men kan også brukes for andre typer privatarkiver.
– Vi håper veilederen kan bli til nytte for våre kolleger i bevaringsinstitusjonene, sier Karianne Schmidt Vindenes, leder av Vestfoldarkivet. – Dersom vi skal komme videre i arbeidet med å sikre digitalt skapte privatarkiver, må flere av oss tradisjonelle «papir-arkivarer» bidra. Vi trenger også enklere og mere pragmatiske løsninger i møtet med private aktører. Alternativet kan være at man ikke får inn noe i det hele tatt – og viktig samfunnsdokumentasjon vil gå tapt.
Viser hva som faktisk fungerer
Prosjektet har ikke bare vært teoretisk. Gjennom konkrete samarbeid med virksomheter har Vestfoldarkivet testet ut metoder for å hente ut og bevare data fra blant annet databaser, filsystemer og økonomisystemer.
Erfaringene viser at enkle løsninger ofte er nøkkelen. Samtidig har prosjektet bidratt til økt kompetanse i arkivsektoren og samarbeid på tvers av institusjoner.
Vil ha flere gode prosjekter
Prosjektet er ett av flere som har fått støtte gjennom Nasjonalarkivets arkivutviklingsmidler. Nå er det igjen åpnet for nye søknader. Ordningen skal bidra til utvikling og ny kunnskap i arkivsektoren, og til at flere arkiver blir bevart og gjort tilgjengelige.
– Dette er et godt eksempel på den typen prosjekter vi ønsker oss flere av, sier nasjonalarkivar Inga Bolstad. – Vestfoldarkivet har utviklet konkrete og praktiske løsninger som gjør det enklere å bevare digitale arkiver fra næringslivet, et område der behovet er stort. I tillegg kommer dette hele arkivsektoren til gode, ved at kunnskapen og metodikken kan tar i bruk av flere. Vi håper mange lar seg inspirere og søker arkivutviklingsmidler til egne prosjekter.
Har du en idé til et prosjekt, kan du lese mer om hvordan du søker her. Søknadsfristen er 15. mai 2026.