Arkivansvaret og arkiveringsplikten

I arkivloven § 2 defineres offentlig organ som statlig, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller enhet. Ifølge proposisjonen til arkivloven er forvaltningsorganer, institusjoner og forvaltningsbedrifter å betrakte som offentlige organer. Foretak organisert etter lov om statsforetak og rene næringsvirksomheter organisert som aksjeselskaper eller andelslag, selv om alle aksjer eller andeler eies av det offentlige, faller derimot ikke inn under arkivlovens definisjon av offentlig organ.

Offentlige organer skal innrette sine arkiver på en slik måte at de ikke bare dekker det kortsiktige forvaltningsmessige behovet som organet måtte ha, men også det langsiktige samfunnsmessige behovet for å ta vare på viktig dokumentasjon.

Arkivansvaret innebærer en plikt til å sikre arkivmaterialet mot å gå tapt og til å bevare arkivenes bevisverdi, integritet, autentisitet og konfidensialitet. Arkivene skal være tilgjengelige, ikke bare for organet selv, men også for tilsynsorganer, kontroll fra de folkevalgte og innsyn fra offentligheten

Offentlige organer har plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i organets virksomhet, dersom de har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. Arkiveringsplikten gjelder uavhengig om dokumentene er utvekslet med eksterne eller er utarbeidet for intern bruk. Plikten til å arkivere er heller ikke begrenset til kun å gjelde de dokumentene som er saksdokumenter for organet. Arkiveringsplikten omfatter derfor en større gruppe dokumenter enn journalføringsplikten.

Dersom et dokument verken har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, skal det arkivbegrenses. Det betyr at dokumentet ikke skal arkiveres, eventuelt fjernes fra arkivet.

Å ivareta arkivansvaret innebærer å behandle alle dokumenter som faller inn under arkivlovens arkivbegrep i tråd med arkivregelverket. Arkivansvaret og arkiveringsplikten omfatter all virksomhet i et offentlig organ. Å sikre et forskriftsmessig arkivhold kan derfor være en kompleks oppgave i organer med bredt saksfelt, eksempelvis kommuner og fylkeskommuner.

I mange organer skapes arkiver i systemer som tradisjonelt har ligget utenfor arkivtjenestens ansvarsområde. Dette kan dreie seg om fagsystemer utviklet for å støtte særskilte saksbehandlingsprosesser, databaser, kommunikasjonskanaler, samhandlingsløsninger osv. For å kunne ivareta arkivansvaret må organet gjøre en vurdering av hvorvidt slike systemer inneholder arkivdokumenter.

Se også: Journalføring og Arkivering uten journalføring

Det er mulig å delegere konkrete arkivoppgaver og myndighet til eksterne, men selve ansvaret kan ikke delegeres. Eksempelvis inngår offentlige organer ofte avtaler med eksterne leverandører om ordning av arkiv.

Forutsetningen for å sette arkivoppgaver ut til eksterne aktører, er at arkivskaper fremdeles kan ivareta arkivansvaret. Dette innebærer blant annet at organet må ha rett til informasjon om og kunne kontrollere utførelsen av oppgavene samt ha mulighet til å trekke seg fra avtalen.

Arkivloven inneholder ingen særskilte bestemmelser om utsetting av arkivoppgaver til eksterne aktører, eller retningslinjer om hvordan myndighet og ansvar i så fall skal fordeles. Man må derfor forholde seg til de sedvanlige reglene om arkivansvar, mulighetene for å delegere og retten til å inngå privatrettslige avtaler.