Om papirarkiv og blanda arkiv

Klasse og fysisk ordning

I eit papirarkiv blir dokumenta haldne samla i eit saksomslag som blir arkivlagt på ein klasse etter eit klassifikasjonssystem. Dersom arkivet er objektordna, som i eit personalarkiv, ligg saker som gjeld ein bestemt tilsett, i eige omslag. Inne i omslaget kan saker liggje ordna etter arkivkode.

Journalen og arkivtenesta

Det må innførast manuelt i journalen alle inngåande og utgåande dokumentar. Det er primært arkivtenesta som registrerer i journalen, men dei kan gi saksbehandlarane avgrensa tilgang. Inn- og utgåande brev kan skannast inn og tilretteleggjast for søk. Saksbehandlarane kan då nytte dei som arbeidskopiar.

Les meir om journalføring

Periodisering og bortsetjing

Ved skarpt periodeskilje må det opprettast nye saker og leggjast tilvisningskort i saksmappene mellom periodane. Ved mjukt skilje der mapper blir overførte til ein ny periode, blir det lagt tilvisningskort der mappa låg før. Alle avslutta saker blir pakka ned i esker og sette bort slik at det blir plass til nye saker.

Oppbevaring og arkivlokale

Den aktive perioden blir oppbevart nær arkivtenesta og saksbehandlarane, den sist avslutta perioden blir oppbevart i eit bortsetjingsarkiv, og dei eldre periodane kan ein ta vare på i eit arkivdepot.

Arkivmateriale som har gått ut av bruk, blir levert til arkivdepot når det er 25-30 år gamalt.

Krava til lokale aukar jo sjeldnare det blir sett til. Det er med andre ord strengare krav til eit arkivdepot enn til eit daglegarkiv.

Nedanfor kan du lese meir om arkivlokale.

Ei kopibok er ei systematisk, vanlegvis kronologisk, samling av kopiar av alle brev ei verksemd sender ut.

Tradisjonelt har kopiboka vore ein nyttig søkjeinngang til arkivmaterialet. Kopiane har oftast vore sorterte etter dokumentet sin dato eller korrespondansepartnar. Gjennom kopiboka er verksemda sine brev lett tilgjengelege for dei tilsette og andre som treng innsyn, sjølv om saka er lånt bort, gått tapt eller er kassert.

Fram til 2017 var kopibøker omfatta av bevaringspåbod i arkivforskriften, men kravet vert ikkje vidareført i ny arkivforskrift av 1.1.2018. Kopibøker skal difor bevaringsvurderast på lik line med anna arkivmateriale.

Kan ein ha blanda arkiv?

Hovudregelen er at dokument som høyrer med i ei og same sak, eller i ein annan type gruppering av dokument, skal lagrast anten elektronisk eller på papir. Dette gjeld så langt det lèt seg gjere innanfor formålstenlege løysingar. Papirbaserte og elektroniske saksdokument skal inngå i kvar sine klart definerte delar av arkivet (arkivdelar).

I system som følgjer Noark-standarden kan det registrerast ei blanding av elektroniske dokument og dokument i papirform på vilkår av at alle journalførte dokument i same sak anten blir lagra elektronisk eller på papir, og at elektroniske og papirbaserte saker blir arkiverte i kvar sin arkivdel.

Kravet gjeld hovuddokumenta i alle sakene i arkivdelen. Men ein kan ha eit elektronisk hovudarkiv og likevel ha eit vedleggsarkiv på papir, anten fordi dokumenta er for store, ikkje lèt seg skanne, eller ikkje lèt seg overføre til godkjent arkivformat. Ein kan også ha eit papirarkiv som hovudarkiv og eit elektronisk vedleggsarkiv for dokument som ikkje kan skrivast ut.

Kva må vere på papir?

Ein kan ha arbeids- og tryggingskopiar på eit anna format enn det originalformatet har, men desse kopiane kan oftast makulerast når det ikkje er behov for dei lenger.

Ei verksemd som har elektronisk arkiv kan av juridiske og administrative årsaker ønskje å ha for eksempel ein underskriven kontrakt, arbeidsavtale eller liknande på papir. Den skanna varianten er den som vanlegvis skal leverast til arkivdepotet.

Det er likevel slik at Riksarkivaren kan fastsetje at både skanna dokument og papirversjon av dokumenta skal bevarast.

Eit arkivlokale er staden der arkivmaterialet har fast tilhald. Kontor der dokument blir oppbevarte når dei inngår i saksbehandlinga, er ikkje arkivlokale.

• Aktivt arkiv som er i dagleg bruk, kan oppbevarast i kontorlokale nær arkivtenesta og saksbehandlarar.
• Bortsett arkiv som blir brukt sporadisk, kan oppbevarast i eit lokale lenger unna, men bør vere tilgjengeleg for arkivtenesta på ein enkel måte.
• Fjernarkiv som er svært sjeldan i bruk, kan oppbevarast langt unna, gjerne saman med andre verksemder eller hos ein kommersiell aktør.

Vanlege arkivrom eller spesialrom?

Riksarkivarens si forskrift om behandling av offentlege arkiv omtalar to typar arkivlokale: vanlege arkivrom og spesialrom for arkiv. 

• Dersom det jamleg og ofte blir brukt arkivsaker i bortsetjingsarkivet, kan materialet oppbevarast i vanlege arkivrom.
• Dersom dei bortsette sakene blir brukte vesentleg sjeldnare enn dei aktive sakene, skal dei bortsette sakene oppbevarast i spesialrom.

Kva er krava til arkivlokale?

I Riksarkivaren si forskrift om behandling av offentlege arkiv er det generelle krav som gjeld alle arkivlokale. For spesialrom for arkiv er krava strengare.

Offentlege arkiv skal oppbevarast slik at dei er sikra som informasjons- og dokumentasjonskjelder både på kort og lang sikt (jf. § 6 i arkivlova). Dette inneber at arkiva må oppbevarast i lokale som er egna for langtidslagring av arkiv.

Først og fremst må arkivmaterialet vernast mot ytre påverknad som kan føre til reduksjon eller tap av informasjon, og dermed av verdien som dokumentasjon. Det er derfor viktig å:

• hindre at arkivmateriale blir skadd gjennom ytre påverknad (vasskadar, brann osv.)  
• redusere den fysiske aldringa og slitasjen mest mogeleg (klimatiske forhold, fysisk og kjemisk påverknad frå omgivnadene, bruksmessige forhold osv.)  
• hindre at uvedkomande får tilgjenge til å skade eller fjerne arkivmateriale (skadeverk, ureglementert utlån og bruk, tilgrising og uorden osv.)  
• hindre at uvedkomande får innsyn i arkivmateriale som ikkje er offentleg tilgjengeleg

Riksarkivaren har utarbeidd ei rettleiing for offentlege organ om krav til arkivlokale. Utanriksdepartementet har sørgt for engelsk og fransk omsetjing. Temaet er også omtalt i Ivar Fonnes, Arkivhåndboken for offentlig forvaltning, Oslo 2009, kapittel 10.

Bygningstekniske krav til arkivlokale

I tillegg til forskrifta listar vi opp nokre utfyllande tilrådingar:

Krav til golv og bereevna til reolane

Golv og reolar i arkivlokale skal ha tilstrekkeleg bereevne for vekta til arkivmaterialet. Rettleiande tal for berekning av vekta til arkivmaterialet er:

Vekta til reolane og anna utstyr i rommet kjem i tillegg.

Arkivforskrifta stiller ikkje spesifiserte krav til klima for dei ulike typane arkivmateriale. Dette skuldast nok delvis at det stadig kjem til nye medium, og at ei slik liste derfor fort kan bli forelda.

På den andre sida har det enkelte organ behov for konkrete spesifikasjonar dersom føresegna skal få praktiske konsekvensar. Den følgjande tabellen er sett opp for å avhjelpe dette behovet.

Tabellen må reknast som ein rettleiande spesifikasjon. Men det er grunn til å tru at Riksarkivaren vil stille krav som ligg nær desse:

Spesielle krav

• For mikrofilm må lokalet vere støvfritt. Krev akklimatisering før bruk i vanleg romtemperatur. 
• For magnetiske databerarar unngå elektriske installasjonar som kan påverke magnetiseringa av databerarane. Unngå støv og anna forureining. 
• Fotografi bør helst oppbevarast i rom utan dagslys. For optimal langtidslagring er det strengare krav. Kontakt Arkivverket.

Sikring mot brann

Arkivlokala skal vere separate einingar eller brannceller. Dette inneber at det skal kunne vere brann utanfor lokalet utan at brannen brer seg til arkivlokalet før etter ei fastsett tid. For å oppnå dette må bygningsdelane som eit minimum bestå av eit lite brennbart materiale.

Krava til brannmotstandsevne er utforma i eit kodesystem som består av følgjande element:

• bokstaven R betyr at bygningsdelar som er berande, skal oppretthalde sin lastberande funksjon
• bokstaven E betyr at bygningsdelane skal motstå brannpåkjenning på ei av sidene utan at brannen smittar igjennom som følgje av gjennomtrenging av flammar og/eller varme gassar  
• bokstaven I betyr at bygningsdelane skal motstå brannpåkjenning på ei av sidene utan at brannen blir overført til baksida som følgje av omfattande varmeleiining  
• eit tal som seier kor mange minutt dei aktuelle bygningsdelane skal oppfylle krava R, E og I 

Krava til arkivlokale er som følgjer:

Riktig pakking og merking av papirarkiv sikrar trygg lagring og enkel gjenfinning.

Les om krav og anbefalingar, sjå videoar og finn meir informasjon.

Be alltid leverandørane om dokumentasjon på at esker, mapper og lim følgjer ISO-standardane som gjeld for arkivmateriale på papir jf. Riksarkivaren si forskrift om behandling av offentlege arkiv kapittel 6, § 6.5. Merking.