Gjennomføring av tilsyn
Tilsyn innebærer mer enn et møte mellom Nasjonalarkivet og tilsynsobjektet. Tilsyn er en prosess som består av flere trinn og pågår over en periode.
Vi jobber med å revidere tilsynsmetodikken i henhold til nytt regelverk. Per i dag har vi ikkje avgjort omfang eller tidspunkt for tilsyn i 2026.
Forberede tilsynet
Vi varsler tilsynet skriftlig senest fire uker før tilsynsmøtet. Ved tilsyn med kommuner eller fylkeskommuner blir kopi av varselet oversendt statsforvalteren.
I varselet bes tilsynsobjektet om å oversende dokumentasjon og opplysninger som spesifisert, i god tid før tilsynsmøtet.
I varselet om tilsyn vil tilsynsobjektet få nøyaktig beskrevet hvilke dokumenter og opplysninger som skal framskaffes, og frist for innsendelse. Dokumentasjonen som etterspørres vil variere ut fra hva slags organ det føres tilsyn med, og om tilsynet vil fokusere på enkelte deler av virksomheten eller på etterlevelsen av særskilte bestemmelser i arkivloven med forskrifter.
Vi ber som regel tilsynsobjektet oversende arkivplan med tilhørende arkivrutiner, instrukser og oversikter over fagsystem, samt opplysninger basert på søk i organets sak-/arkivsystem.
Tilsynsobjektet får agenda for tilsynsmøtet senest én uke før møtet.
Hva skjer på tilsynsdagen
Undersøkelsene under tilsynsmøtet vil i stor grad ta utgangspunkt i dokumentasjonen som er oversendt på forhånd.
Et tilsyn gjennomføres normalt på én dag, i noen tilfeller over to dager. Agendaen varierer for hvert tilsyn, men i hovedtrekk foregår dagen slik:
Dagen begynner med et oppstartsmøte hvor organets øverste ledelse, IKT-leder og arkivleder deltar. Temaer for dette møtet er blant annet arkivorganisering, ansvarsfordeling og delegering, interkommunale samarbeid og IKT-funksjon.
Deler av dagen benyttes til intervjuer. Arkivleder og eventuelt andre arkivmedarbeidere får spørsmål om arkivplan, rutiner, arkivbestand og kassasjon. Det er arkivene som dannes i elektroniske system, både sak-/arkivsystem og fagsystem, som er i fokus. I denne delen kan det også være aktuelt med kontrollsøk i sak-/arkivsystemet.
Enkelte ledere og saksbehandlere intervjues om arkivrutiner, og bruk av sak-/arkivsystemer og fagsystemer for den enkeltes fagområde. Ved noen tilsyn undersøkes spesifikke fagområder, men som regel tas det sikte på å få innspill fra et utvalg som er variert og representativt for virksomheten.
Ofte gjennomfører tilsynsførerne befaring av arkivlokaler som inneholder papirarkiv.
Til slutt oppsummeres funn gjort i løpet av tilsynet med de samme deltakerne som ved oppstartsmøtet. Tilsynsførere orienterer om veien videre.
Etter tilsynet
Organet får mulighet til å gi tilbakemelding på tilsynet via eget spørreskjema
Etter tilsynsmøtet utarbeider vi en foreløpig rapport med varsel om eventuelle pålegg som oversendes tilsynsobjektet. Den foreløpige tilsynsrapporten er offentlig.
Vi tar deretter kontakt for å gå gjennom den foreløpige tilsynsrapporten for å avklare eventuelle feil og misforståelser.
Tilsynsobjektet sender tilbakemelding på foreløpig rapport
På bakgrunn av tilsynsobjektets tilbakemelding ferdigstiller Nasjonalarkivet den endelige rapporten. Kopi av den endelige tilsynsrapporten sendes til statsforvalteren ved tilsyn med kommuner eller fylkeskommuner.
Basert på påleggene som vi gir, skal tilsynsobjektet gjennomføre utbedringer og sende dokumentasjon til oss. Fristene for å utbedre avvik i tilsynsrapporten må overholdes. Tilsynsobjektet er ansvarlig for å dokumentere overfor Nasjonalarkivet at avvikene er utbedret.
I den endelige tilsynsrapporten kan Nasjonalarkivet be om en handlingsplan med tidsangivelser som beskriver hvordan tilsynsobjektet planlegger å jobbe når avvikene skal utbedres. En slik handlingsplan for retting av avvik skal beskrive ansvar, arbeidsoppgaver, ressurser og tidsplan. Formålet med å utarbeide en handlingsplan er å sette arbeidet på dagsordenen, komme i gang med utbedringene og legge til rette for at avvikene lukkes innen fastsatte frister.
Utbedre avvik
Tilsynsobjektet gjennomfører utbedringer og sender dokumentasjon til Nasjonalarkivet.
Nasjonalarkivet vurderer utbedring og sender tilbakemelding til tilsynsobjektet.
Tilslutt når alle avvik er utbedret, lukker Nasjonalarkivet tilsynet.
Arkivplanen mangler oversikter over arkivene, og rutiner og planer for arkivarbeidet.
Det er ikke iverksatt tiltak for langtidsbevaring av elektronisk dokumentasjon.
Arkivlokalene tilfredsstiller ikke arkivregelverkets krav.
En handlingsplan skal være konkret, kortfattet og beskrivende. Den kan utformes på ulike måter, for eksempel skjematisk i Excel. For å komme i gang med å utarbeide en handlingsplan kan tilsynsobjektet stille seg selv følgende hjelpespørsmål:
- Hvem har det overordnede ansvaret å utbedre avvik?
- Hvilke arbeidsoppgaver må utføres for å utbedre avvikene?
- Hvem har ansvar for å utføre de konkrete arbeidsoppgavene knyttet til avvikene?
- Hvor store stillingsressurser må settes av internt?
- Er det behov for å kjøpe utstyr eller tjenester?
- Når starter arbeidet med å utbedre avvikene?
- Må noen avvik prioriteres med hensyn til tid og risiko?