IKA- kjernen (finansiering av forprosjekt)

1. Kartlegge kommunenes kostnadsbilde til årlig drift av digital arkivkjerne, saksbehandlingssystemer og fagsystemer med integrasjoner til arkiv samt kostnader til deponering. 2. Definer krav til arkivrutiner for saker i arbeid, avslutta saker og arkiv til deponi. Frekvenstid for arkivering/deponering. 3. Vurder alternativer og kostnader til anskaffelse av felles arkivkjerne for alle eierne. Kjernen skal ha grensesnitt for NOARK 5 og for Geointegrasjon til arkiv inkludert. Beskriv hvilke øvrige felleskomponenter som en felles arkivkjerne bør inneholde. 4. Vurder fordeler og ulemper med bare en sentral arkivkjerne kontra en arkivkjerne med distribuerte satellitter. Dersom satellitter er nødvendig, vurder behovet for antall satellitter i forhold til kommunenes øvrige IKT samarbeid og infrastruktur. 5. Gjennom disse analysene skal det lages en teknisk målbeskrivelse av strategisk løsning med definisjoner og avgrensninger som kan inngå i et fremtidig grunnlag for anskaffelser.

Om prosjektet

Omtale: Regimet som er utviklet rundt e-arkiv frem til nå, viser seg å være lite hensiktsmessig. Store mengder data går tapt, ref. SAMDOK-rapport fra 2014/Nøstberg. Prosjektet søker å etablere bedre rutiner for materialet som blir skapt nå og i fremtiden. Sett i lys av den forestående kommunereformen, vil det være kritisk å få på plass en løsning på dette i nær fremtid. Prosjektet ønsker å være en støtte for at kommunene skal produsere effektive digitale tjenester til innbyggerne. At alle arkivverdige data skal arkiveres fortløpende i digitalt arkiv. Alle digitale arkivdata skal kostnadseffektivt kunne deponeres for langtidslagring og tilgjengeliggjøring i egnede formater og kommunene skal ha fullt eierskap til egne data og kunne håndtere det uavhengig av leverandør. Prosjektet bygger på forstudien «En interkommunal arkivkjerne» utarbeidet av Ståle Hegna i Midt-Telemarksrådet på bestilling fra IKA Kongsberg. Prosjektet søker å avklare viktige faktorer for å kunne gjennomføre en løpende overføring fra arkivskaper til depot, og vil kunne støtte prosessene beskrevet i eArkiv-prosjektet til Riksarkivet. Innsamling av data fra kommunene og møteaktivitet for å bearbeide de strategiske vurderingene i forstudiet med relevante fagmiljøer i kommunene. 15.09.16-01.11.16 – Prosjektavslutning, konklusjon og evaluering

Rapporter