KUBEN, Aust-Agder museum og arkiv oppbevarer i overkant av 1500 privatarkiv. Kun 22 % av alle privatarkivene er publisert på arkivportalen. Prosjektet ønsker å standardisere og metadataberike institusjonens Astabase for så gjøre arkivinformasjonen tilgjengelig ved å massepublisere privatarkivsamlingen på arkivportalen.
Tittel: Privatarkiv Rett på nett (metadataberiking og massepublisering av institusjonens privatarkivsamling på arkivportalen.no.
Status: Avsluttet
Prosjekteier: Aust-Agder museum og arkiv
Tema: Bevaring privatarkiv
Tildelt beløp: 50 000 kr
Tildelingsår: 2016
Antall tildelingsår: Ettårig
Om prosjektet
Omtale: KUBEN, Aust-Agder museum og arkiv har en stor privatarkivsamling på over 1500 arkiver på til sammen 3000 hyllemeter. Bakgrunnen for den store samlingen skyldes at det er samlet inn arkivmateriale helt tilbake til 1832, da KUBENs forløper ble etablert. Det aller meste av arkivene er ordnet og katalogisert, men mye er ikke blitt registrert i informasjonssystemet Asta. For arkiver som er tatt imot før informasjonssystemet Asta ble introdusert på begynnelsen av 2000-tallet, finnes arkivinformasjonen kun i papirkataloger. Disse er kun tilgjengelig på KUBENs lesesal. Det er derfor et stort mørketall på hva arkivmateriale som institusjonen oppbevarer og hva som er publisert på arkivportalen. I 2015 ble utført et større kvalitetsikrings- og metadataberikingsarbeid med privatarkivsamlingen i forbindelse med utarbeidelsen av en bevaring- og innsamlingsplan for privatarkiv i Aust-Agder (BIPA-prosjektet). Planen var et nasjonalt pilotprosjekt støttet av Riksarkivet og en rapport ble oversendt Riksarkivet i februar 2016. I forbindelse med prosjektet ble det lagt inn store mengder metadata i Asta, samt at det ble slettet flere arkiver og aktører som enten var feilregistert eller dobbeltregistert. Det ble utarbeidet et egen registeringsmal basert på forslag fra Arkivverkets StandArk prosjekt.