Bevaring og kassasjon i Trøndelag (utarbeide bevarings- og kassasjonsplan for fylkeskommuner)

Nord- og Sør-Trøndelag fylkeskommuner inngår samarbeid med å utarbeide en felles BK-plan for fylkeskommuner. BK-arbeidet skal være funksjonsbasert og ta for seg fagområdet for videregående opplæring i første omgang. Prosjektgruppen vil benytte tilgjengeliggjort metodikk, maler, rutiner og erfaringer fra Trondheim kommune (prosjektet «bevare eller kaste i Trondheim kommune») i BK-arbeidet. Den endelige BK-planen resulterer i en plan som kan brukes for alle funksjonsområder for alle fylkeskommuner. BK-planen skal derfor gjøres tilgjengelig og deles med de som vil. Både nord- og Sør-Trøndelag fylkeskommuner har fullelektroniske arkiv. Når BK-vurdering er ferdig, vil dette derfor implementeres i det elektroniske saks- og arkivsystemet. Nord- og Sør-Trøndelag fylkeskommuner vil bruke arkivlederne i det allerede etablerte fylkeskommunale samarbeidsorganet, FOT, som referansegruppe i prosjektarbeidet.

Om prosjektet

Omtale: Det vises til at Arkivverket ved utlysing av midler til arkivutvikling, spesifiserer at «Samarbeidsprosjekter som bidrar til å sikre kommunale arkiv ved kommunesammenslåinger» vil ha «særlig prioritet for tilskudd». Riksarkivet kan også i «særlige tilfeller gi støtte til bevaring og formidling». Videre at det «utover rene bevaringstiltak er mulig å søke støtte til arbeid med regionale samhandlings- og bevaringsplaner og til å utvikle og prøve ut metodikk for bevaring av digitalt skapte arkiv». Regelverket for bevaring og kassasjon gjeldende fra 01.02.2014 forutsetter at alle kommuner og fylkeskommuner gjennomgår sin virksomhet og kartlegger den dokumentasjon som skapes. Dokumentasjonen må så vurderes mtp bevaring og kassasjonsfrister ut fra arkivforskrift , særlover og organisasjonens egne administrative behov. Samarbeidet mellom de to fylkeskommunene skal resultere i et regelverk for håndtering av dokumentasjon som generelt sikrer bevaring av viktig historisk og kulturelt kildemateriale og samtidig en forsvarlig og økonomisk håndtering av dokumentasjon uten bevaringsverdi. I de to involverte organisasjonene er prosjektet også ment å skape større bevissthet rundt arkiv og dermed heve kvaliteten i arkivdanningen. Prosjektet har stor overføringsverdi ettersom resultatene vil bli fritt tilgjengelig, og det pr. dags dato ikke er blitt gjort mye innenfor BK-vurderinger for fylkeskommunale funksjoner.

Rapporter