Sikker distribusjon av personsensitiv dokumentasjon til/fra arkivdepot

Fylkesarkivet i Oppland vil gjennom et pilotprosjekt finne gode løsninger for distribusjon av personsensitivt materiale, både mottak og forsendelse fra/til så vel enkeltpersoner, institusjoner og kommuner/fylkeskommuner. I dag kommer mange henvendelser til arkivdepot i eposter der personopplysninger med fødselsnummer og klientforhold er omtalt. Prosjektet vil se nærmere på hvordan informasjonen kan distribueres i sikre kanaler, der autentisering av person/virksomhet sikres og der uvedkommende hindres innsyn. Fylkesarkivet vil bygge på erfaringer fra tidligere digitaliseringsarbeid.

Om prosjektet

Omtale: Sikker distribusjon av personsensitiv dokumentasjon til/fra arkivdepot Fylkesarkivet i Oppland har de siste årene erfart en økt forespørsel etter personsensitivt materiale fra enkeltpersoner, institusjoner og kommuner/fylkeskommuner. I 2013 startet fylkesarkivet en diskusjon med Datatilsynet og Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) for å finne en løsning til sikker distribusjon av personsensitivt materiale. Fylkesarkivet har siden benyttet Digipost for levering av personsensitivt materiale knyttet til våre formål. Vi har også benyttet ulike tekniske løsninger for overføring og kryptering når store datamengder skal overføres eller når mottaker ikke benytter Digipost, men dette er løsninger som ikke skalerer. Fra 7. februar 2014 ble digital kommunikasjon hovedregelen når forvaltningen kommuniserer med andre. Kommune og stat har på noen områder valgt ulike veier, og på noen områder utviklet ulike komponenter som understøtter elektronisk kommunikasjon. • Sikker digital post til innbygger: Meldingsformidler + eBoks/Digipost til innbygger. Digipost har også eget web-grensesnitt i tillegg til applikasjonsgrensesnitt (API). 41 kommuner i Hedmark og Oppland deltar i samarbeidet. De geografiske avstandene i regionen er store. Fylkesarkivet er derfor avhengig av digital kommunikasjon eller postforsendelser for å få sendt arkivmateriale tilbake til deltakerkommunene eller distribuert til enkeltpersoner eller institusjoner. Kommunene deponerer sine arkiver, og er selv saksbehandler.