Automatisering og kvalitet i saksbehandling og arkivering

De åtte kommunene i Kongsbergregionen har gjennomført første fase av to piloter med digitalisering og automatisering av kommunale innbyggertjenester. Prosjektet omfatter helt eller delvis automatisert saksbehandling og arkivering. De to tjenestene det arbeides med er redusert foreldrebetaling i barnehage og parkeringstillatelse for forflytningshemmede. Begge tjenestene tilnærmer seg prinsippet om innebygd arkivering, ved at arkivering skjer automatisk og korrekt samtidig som saksbehandlingen foregår.Prosjektet har oppmerksomhet på nye verktøy og bedre bruk og sammenkobling av fagsystem, saksbehandlings- og arkivløsning. For å realisere gevinstpotensialet kreves også betydelig innslag av prosessinnovasjon, samt organisasjonsutvikling med oppmerksomhet på kompetanse og samarbeidskultur. I løpet av pilotperioden vil det være brukerinvolvering og dialog med søkere. Vi vil innhente synspunkt på søknadsprosessen, saksbehandlingen, informasjon og den generelle opplevelsen. Begge tjenestetypene vedrører grupper i befolkningen med særskilte behov. Prinsippet om likebehandling er viktig, og kommunens vurdering og konklusjon må være både transparent og etterrettelig. Pilot for redusert foreldrebetaling innebærer fullautomatisert saksbehandling og arkivering ved hjelp av robotteknologi (RPA). Roboten henter nødvendige inntektsopplysninger fra Skatteetaten, og behandler søknaden etter gjeldende regler. Pilot for parkeringstillatelse vil vi innovere på eksisterende løsninger fra leverandørene Sem & Stenersen Prokom og Sikri gjennom en innovasjonsavtale. Her vil det bli en delvis automatisering av saksbehandlingen.Den automatiske arkiveringen kan enten styres i programmering av roboten, eller ved å sette opp faste regler ved importen av søknader til sak-/arkiv-systemet. Vi har i første fase av pilotene gjennomført testing i en av kommunene. Testingen har bekreftet at det tekniske fungerer, og at løsningene og prosessene fungerer for saksbehandlere og arkivarer. Neste fase i pilotene vil være å teste løsningene i ordinær produksjon i alle kommunene, for å få bredere erfaringer og grunnlag for forbedringstiltak og justeringer. I denne fasen vil vi innhente brukernes opplevelser og erfaringer, og disse innspillene vil ha betydning for løsningen i fullskala drift. Videre skal det planlegges og gjennomføres digitalisering og automatisering av flere innbyggertjenester, også tjenester som involverer flere forvaltningsnivåer. Det vil være avgjørende å ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse for å gjennomføre prosjektperiode og implementering i stor skala. Roboten eies av kommunene i Kongsbergregionen. Dette innebærer at roboten kan deles med andre kommuner, og benyttes uavhengig av leverandør. Roboten er utviklet for å behandle søknader om redusert foreldrebetaling, men kan utvikles også for andre sakstyper. Vårt arbeid og resultater kan være nyttige for mange andre kommuner, og vi formidler og deler gjerne av våre konsepter og prosesser.Det søkes om finansiering til fullføring av pilotene, samt planlegging og gjennomføring av digitalisering og automatisering av saksbehandling og arkivering av flere tjenester.

Om prosjektet

Gevinster:

Det vil være mange kvalitetsgevinster, men også effektiviseringsgevinster

• En enklere hverdag for innbyggere og næringsliv.
• Automatisk og dermed effektiv og kvalitetssikret arkivering.
• Redusert saksbehandlingstid. For behandling av søknader om redusert foreldrebetaling baseres anslaget på minimum 15 minutter pr. sak og mellom 300-500 saker i året.
• Standardisert saksbehandling (bl.a. basert på arbeidsflytmaler og veivisere) i tråd med lover og regler. Medfører standardisert og strukturert dokumentasjon. Sikrer forutberegnelighet, likebehandling og etterprøvbarhet.

Rapporter