Et felles arkiv i kystmuseene

Prosjektet Et felles arkiv i kystmuseene i regi av Museene for kystkultur og gjenreisning i Finnmark (MKGF) har som mål å ordne og katalogisere alle privatarkiv i selskapet, ta i bruk Asta som felles system og etablere samarbeidsformer på tvers av avdelingene. Dette skal sikre en faglig god og digital arkivforvaltning i framtida og kople selskapet til den nasjonale infrastrukturen på feltet.Prosjektet vil løfte selskapets systematikk i arkivforvaltningen, bidra til bedre oversikt over dokumentasjonen som faktisk finnes trass i ødeleggelsene under 2. verdenskrig og fasilitere en mer effektiv tilgjengeliggjøring av unikt historisk materiale av stor (også nasjonal) verdi. Konkret vil arbeidet bidra til en bedre og mer tilgjengelig dokumentasjon av gjenoppbyggingen av lokalsamfunnene i Finnmark – alt fra bosetting, infrastruktur og næringsliv til demografi, kystkultur, økonomi, familie- og samfunnsliv. Myndighetenes og storsamfunnets rolle inngår i dette. Prosjektet vil øke verdien og lette bruken av arkivsamlingene, gjøre det mulig å sammenholde eget arkivinnhold med dokumentasjon som forvaltes av andre institusjoner samt legge til rette for forskning på sammenhenger og utviklingstrekk i regionale og nasjonale samfunnsprosesser over tid.For å kunne gjennnomføre prosjektet vil selskapet engasjere en prosjektmedarbeider med erfaring fra arkivordning og digitalisering. Prosjektmedarbeideren vil ha Gjenreisningsmuseet i Hammerfest som faglig hovedbase, hvor to fast ansatte samlingsforvaltere allerede er på plass (en med ansvar for arkiv og en med konserveringskompetanse). Ettersom prosjektet vil strekke seg over hele selskapets virkeområde nord og vest i Finnmark, må en betydelig reisevirksomhet påregnes. Prosjektet vil gå over tre år. Prosjektet vil forankres i alle avdelingene fra første stund slik at det bygges opp en felles forståelse av mål og hensikt. Selskapets samlingsforvaltningsplan for 2021-2026 vil understøtte og legge føringer for samarbeidet og implementeringen. MKGF vil utnytte eksisterende nettverksressurser for å hente inn faglige råd og (ved behov) veiledning. Spesielt samarbeidet med fylkeskommunen ved ansvarlig koordinator for privatarkiv i Finnmark, Helena Maliniemi, er viktig i så måte. MKGFs arkivar er fast medlem og deltar aktivt i arbeidsgruppa for Finnmarksarkivene. Arkivomfanget i MKGF har økt betydelig de siste årene og per 2022 har selskapet et sted mellom 300 og 400 hyllemeter papirarkiver. I samlingene inngår også ulike typer medier og formater: omfangsrike fotosamlinger, enkeltfotografi, kart og tegninger, lyd- og filmopptak samt digitale filer.Et større magasinprosjekt ved Gjenreisningsmuseet i 2016-2019 tilførte selskapet helt nye magasin- og arkivfasiliteter. Dette utgjør et byggteknisk svært godt fundament for selskapets intensiverte innsats på arkivfeltet i årene som kommer. Også Gamvik Museum har velfungerende magasinforhold.

Om prosjektet

Forventet resultat/konkrete gevinster av prosjektet:

• Ordnede og katalogiserte papirarkiver på alle seks avdelinger
• Heving av arkivkompetansen i selskapet
• Økt sikkerhet for arkivene gjennom bedre oppbevaringsforhold
• Bedre tilgang til dokumentasjonen via Arkivportalen
• Forbedret dokumentasjon av og økt kunnskap om samfunnslivet i Finnmark
• En helhetlig plan for videre digitalisering/tilgjengeliggjøring av selskapets arkivmateriale

Prosjektresultatet vil bl.a. kunne måles ved antall registrerte arkiv i Asta og mengden digitalisert og/eller publisert arkivinnhold. Det kan også måles om og i hvilken grad antall forespørsler øker gjennom publisering i Arkivportalen. Det samme gjelder for intern bruk av arkivmaterialet i tilknytning til forskning, formidling, foredrag, artikkelskriving, utstillinger og annet museumsfaglig arbeid. Dette kan bidra til å fremme et mer balansert syn på historien.